【中小企業必見】人手不足でも業務改善を進める方法を解説

NHKの「中小企業の6割超「人手不足」と回答経済活動再開に伴って」によると「予定人数を採用できず」「全く採用できず」と回答した中小企業が半数を超えていることからも、中小企業の人手不足が顕著となっています。そして、人手不足を解決したいが具体的方法がわからなかったり、少ない人数でも効率的な業務の進め方に悩んだりする方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、中小企業における人手不足の原因と業務改善の方法をご紹介します。

人手不足に陥る原因を知り、すぐにでも人手不足を解消したい
少ない人手でも業務が円滑に進められるコツを実践したい
人手が少ないなか、情報共有に関わるトラブルが多く悩んでいる

という方はこの記事を参考にすると、人手不足になる原因と正しい解決方法がわかり、業務改善までも進められます。

人手不足の原因とは

人手不足の最も大きな原因として、少子高齢化に伴う「生産年齢人口」の減少が挙げられます。

図を見ると、生産年齢人口にあたる15〜64歳の人口が2010年をピークとして減少傾向にあることがわかります。また、生産年齢人口だけでなく、総人口も10年以上前から減少が続いています。

生産年齢人口の減少

引用：総務省：図表2-1-1-1　高齢化の推移と将来推計

生産年齢人口は今後も減り続けると予測されており、人手不足問題の深刻化が見込まれます。そこで、採用活動に注力したり、少ない人数でも業務を進められるように効率化をしたりしなければならないのです。

中小企業が人手不足に陥りやすい3つの原因とは

中小企業が人手不足に陥りやすい原因は主に以下3つあります。自社の人手不足の原因が、3つのうちいずれに該当するのかが把握できると対策も講じやすくなります。

無駄な作業が多い

中小企業が人手不足に陥りやすい原因のひとつ目は、無駄な作業の多さです。

無駄な作業が多いと必要以上に人員を配置したり、業務プロセスが煩雑になったりします。そのため、より重要度の高い業務に割く人員が不足してしまうのです。

とくに、長い期間業務プロセスの見直しをせずに続けてきた「定型業務」や「不必要な残業」「形骸化した定例」に非効率さが潜みがちです。そのため、まずは現場レベルでの業務の棚卸しが求められます。

業務効率が悪い

ふたつ目の原因は業務効率の悪さです。

業務効率が悪いほど作業工数がかかるので、本来該当業務に必要な人数を超過した人員配置をしなければならず、人手不足に陥りやすくなります。業務効率が悪くなる原因は以下の通りです。

- 適材適所ができていない

各メンバーの適材適所ができていないければ、アサインされたメンバーの能力が十分に発揮できず、結果として業務効率を下げてしまいます。

- 一人あたりの業務量が多い

一人あたりの業務量が多いケースでも、業務効率の悪化を招くうえ「特定の業務はある担当者しかできない」という属人化の原因にもなってしまいます。

- タスク管理ができていない

個人レベルでタスク管理ができていないことも業務効率を下げる原因です。不適切なタスク管理で優先順位がわからずに着手したり、抜け漏れが発生したりするリスクもあるのです。

以上のように「業務効率が悪い」という問題に対して、大枠で捉えて解決策を導き出すのではなく、原因を特定するために要素分解することが重要です。

マニュアルが整備されていない

最後の原因はマニュアルが整備されていないことです。

マニュアルが整備されていない場合、業務クオリティが一定とならないため、成果物や対応業務の質が差が出てしまうのです。また、引き継ぎに手間がかかり、引き継ぎ後の教育コストも大きくなるデメリットもあります。

そこで、マニュアルを整備すべきですが、マニュアルを整備する際は一度作成して終わりではなく、仕様の変更があった際には適宜ブラッシュアップしなければならない点に注意です。たとえば、「現場から改善点の意見があった場合には、マニュアルの担当者が内容を吟味し、適宜改訂を加える」などが挙げられます。

中小企業における人手不足の解決策

以下では、中小企業における人手不足の解決策を3つ解説します。人手不足であっても業務を効率的に進められている企業は、原因ごとに以下の3つの解決策を実施し続けているのです。

役割を明確に決める

まずは、メンバーそれぞれの業務の役割は明確にしましょう。

一人ひとりの役割分担が明確になれば、社員それぞれの業務範囲が曖昧になることはありません。また、メンバーが担当業務に責任感を持って業務を進めるので、タスクが宙に浮いたり重複対応によるトラブルが発生したりするリスクを抑えられるのです。

そこで、業務の棚卸しをしつつ、役割分担を明確にすれば「誰が、何の業務を、いつのタイミングで、どのように進めるべきか」がわかります。さらに、棚卸しをすると「その人でなければできない業務」「ほかの人でもできる業務」も明らかになるので、突然の欠勤にも対応できる強固な体制づくりにもつながる点がメリットです。

タスク管理を適切に行う

タスク管理を適切に行い、生産性を向上させると人手不足でも業務が進められます。

中小企業では、社員1人の業務が大企業と比べて多岐に渡るうえ、複数プロジェクトの同時並行が一般的です。そのため、タスク管理は複雑化しやすく適切に管理しなければ、優先順位を間違えトラブルの原因にもなってしまうのです。

そこで、「ITツール」を使ってチームのタスク管理を適切に行い、社員それぞれの業務を可視化しましょう。全員の進捗状況を把握できると、業務の遅れが発生している社員に対しても、スピーディなフォローが可能となります。また、進捗状況が分かれば、上司も部下に適切な量の仕事を割り振れます。

属人化を解消する

人手不足を解消するうえで、属人化の解消も必須です。

業務ノウハウやスキルが属人化していると、特定のメンバーのみ効率的に仕事を進められていても、急な異動や欠勤に対応できない「脆弱な組織体制」となってしまいます。一方、ベテランが持つ業務を効率的に進めるためのノウハウ・スキル・経験を共有すれば、ほかの社員の業務効率も向上します。

ただし、情報をExcelやWordに残していては、蓄積はされるもののスムーズな振り返りができません。そこで、ノウハウをはじめとした情報共有は、シンプルな情報管理ツールを使って、時間や場所を問わずコミュニケーションをとる中小企業も多いです。

人手不足でも業務を円滑に進めることに役立つITツール

以下では、人手不足でも業務を円滑に進めることに役立つITツールをご紹介します。

人手不足の問題を採用によって解消することは時間がかかり難しいので、人手が不足しやすい中小企業ほど、少人数でも業務を進められる体制が必要です。まずはメンバーが抱えるタスクを可視化し、メンバー間でタスクの進捗を共有し合える環境を構築しましょう。

一方、Excelやメールを用いたタスク管理・情報共有の手法では抜け漏れも発生しやすくなるうえ、迅速な情報共有ができません。そこで、ITリテラシーの高くないメンバーの抵抗感が発生しないように「シンプルな情報共有ツール」が必須です