社内でも様々な仕事を任される総務ですが、一つ一つの作業をこなしていくのは大きな労力がかかります。効率よく様々な仕事を並行して行っていくことが大切ですが、なかなか自分一人では管理しづらいということもあるでしょう。ワークフローを導入することで、業務の効率化を図ることができます。
そこで今回は、総務の仕事のワークフローのメリットや導入するためのポイントについて触れていきます。これからワークフローを導入しようと考えている人はもちろん、現段階で取り入れているという総務の人もチェックしてみてください。
ワークフローとは？
ビジネス用語としてよく聞くワークフローですが、実際にはどのようなものなのかわからないという人も多いのではないでしょうか。
ワークフローというのは、社内で行う業務の申請・承認などのプロセスを可視化できるようにまとめたものです。どのような流れで仕事を進めていくのかということを図などに表すことで、いま何をすべきなのかがパッと見てわかりやすくなります。
ただ、ワークフローを導入するのはきちんと構造を理解していないといけません。正しく行われないと、業務の効率が逆に下がってしまうこともあるので、気をつけましょう。
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総務でワークフローを導入するメリット
総務の仕事にワークフローを導入することで得られるメリットはたくさんあります。以下にまとめたので、チェックしてみてください。
業務の効率化
まず、ワークフローを正しく導入することができれば、仕事の効率が劇的に上がります。その仕事を進めるためにどのような段階を踏むべきなのかということがわかれば、複数の仕事も並行して進めることができます。
総務という仕事は、他部署と比較しても特に業務の幅が広い仕事です。いろいろな仕事を同時進行で進めていかなければならない中で、ワークフローを作成することは適切に業務をこなすためにも重要なことなのです。
ミスが減る
様々な仕事を一度にこなしていくとなると、色々とこんがらがってミスをしてしまうこともあるでしょう。あれもこれもやらなければと考えていると、どうしても失敗が増えてしまうものです。
ワークフローでは、各業務のプロセスをまとめているので、どの仕事を先にやらなければいけないのかということも把握しやすいもの。その結果、冷静に優先順位を決めて仕事を一つずつ着実に進めていけるのです。
業務の進行を把握しやすい
いろいろな業務を並行して行っていく中で、大変なのが進行の管理です。仕事の進捗だけを追っているだけでは、ゴールまでの道のりがわかりにくいのがデメリット。その点、ワークフローを作成することで各仕事の進捗具合がすぐにわかるので、終わるまでにどれくらいかかるのか計算しやすくなります。
業務の進行状況を把握することができれば、優先的に行う仕事や後に回せる仕事もわかってきます。作業の順序を決めていくことで、仕事がより効率的にできるようになるのです。
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ワークフローを行う方法
ワークフローを実施するには、主に2通りの方法があります。
紙などに記入する
紙とペンがあれば、紙に記入してワークフローを作ることができます。ただ、紙にワークフローを書くとフローが変わった時に修正するのが大変ですし、どのようにまとめたらよいかわからないという難点もあります。
ワークフローシステムを使う
ワークフローを作成する時に便利なのが、ワークフローシステムです。業務の詳細な内容を記入するだけで、わかりやすいワークフローに仕上げることができるのです。変更があった場合にも柔軟に書き換えられるので、その時その時でのフローを追いやすくなります。
また、ワークフローシステムは毎回紙に書き起こす必要がないので、コストが大きく抑えられます。情報は見やすくなりますし、関連するフローをまとめておくこともできます。データをすぐに見つけられるのもメリットです。
近年はテレワークを導入する企業も増えていますが、ワークフローを導入することで自宅でも作業がしやすくなります。
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ワークフローシステムを導入するプロセス
ここまでワークフローについて紹介してきましたが、実際に導入するためにはどのように行えばよいのでしょうか。ここからは、ワークフローを導入するためのやり方について紹介していきます。
ワークフローの抽出
まずは、ワークフローの仕事内容を抽出します。どんな業務をするべきなのかということを、ピックアップしていきましょう。これをもとにフローを決めていくので、重要な段階です。細かく設定する必要はありませんが、大まかなプロセスを記入していくとよいでしょう。
承認ルート・ルールをチェック
申請者が各プロセスで承認者の承認を経て、最終的な決定権を持つ決裁者の許可が出れば、業務は遂行となります。このプロセスをチェックすることも、重要なワークフローです。業務を完了させるまでに、いくつの承認ルートがあるのかということは考えておきましょう。
ワークフローシステムを選ぶ
ワークフローシステムには、様々なものがあります。自分に合うかどうかは実際にやってみないとわからない部分ではあるので、まずはいくつか試してみるとよいでしょう。人気があるワークフローには、理由もあります。
まずは人気のワークフローをチェックして、その中から選んでみるといいです。使っているうちに他のものが良くなる時もあるでしょう。その時には、そちらに変更してみるのも一つの手段です。
導入して設定を行う
ワークフローシステムが決まったら、実際に導入してみましょう。登録さえしてしまえばあとは簡単に設定できるものも多いので、まずは慣れるまでやってみることです。
ワークフローシステムは、製品によって勝手が異なる部分もあります。自分の好みの機能などが入っている場合は、どんどん活用していきましょう。
運用を始める
ワークフローシステムを決めて設定を行ったら、いよいよ運用していく段階です。設定さえできてしまえば、さほど難しいものではありません。総務は業務の幅が広いので、様々な業務を一括で管理できるようなワークフローシステムを使ってみるとよいでしょう。
おすすめのワークフローシステム
ワークフローシステムは便利なものですし、総務の仕事に導入すると作業の効率化を図ることができるのでおすすめです。とはいえ、どんなサービスを使ったらいいのかわからないということもあるでしょう。
ここからは、おすすめのワークフローシステムをピックアップして紹介していきます。
承認Time
社内文書の申請や決済を行う際におすすめなのが、承認Timeです。こちらのサービスでは、決済済みの文書を添付したり、過去の文書を見ながら複写ができる機能などを備えています。
作成した文書をワンタッチで他言語に変換することもできるので、海外向けに文書を作成したいという会社や、外国人社員の雇用に力を入れているような会社にもおすすめです。
月額費用は10ID単位の設定になっており、10IDあたり3,000円で利用できます。
公式サイト：https://shonintime.sbi-bs.co.jp/
コラボフロー
エクセルで作成したデータをそのままワークフローに取り込みたいという場合には、コラボフローが便利です。ファイルがあれば、それをそのままウェブフォームに入力して申請書を作成することが可能。社内ですでにワークフローが確立されているけれど、自分なりのワークフローも別で作っておきたいという時にも便利です。
クラウド版の場合は、最低5ユーザーから使用することができます。料金は1ユーザーあたり500円と、少ない負担で始めることが可能です。
公式サイト：https://www.collabo-style.co.jp/
X-point Cloud
組織の間で情報を共有したいという場合には、X-point Cloudが便利です。各種グループウェアと連携して、データを共有することができるのです。また、紙の帳票をイメージした入力表が作れるので、手書きのデータ作成に慣れている人にもおすすめできます。
X-point Cloudは、スタンダード払いと、あらかじめ1年間の料金を先払いしてから利用を開始するプリペイド払いから選ぶことが可能です。スタンダードの場合は初期費用が500円/月で使用できます。プリペイド払いの場合は、475円×ユーザー数×12という計算になります。
公式サイト：https://www.atled.jp/xpoint_cloud/
ジョブカンワークフロー
シンプルなシステムで、王道のワークフローを使いたいという場合には、ジョブカンワークフローがおすすめです。こちらのサービスでは、1ユーザーあたり300円という安価で利用できるのが大きな魅力でもあります。また、初期導入費用やサポート料金、月額の固定費が無料なのも嬉しいポイントです。
申請書の項目によって記載する項目を変更することが可能で、柔軟にワークフローを作成できます。
公式サイト：https://wf.jobcan.ne.jp/
楽天WorkflowⅡ
こちらのワークフローシステムは立ち上げが早く、スムーズに利用できるのが大きな特徴。また、スマートフォンやタブレットにも対応しているので、いつでもどこにいても作業ができます。グローバル対応もしているので、外資系の企業などでも導入可能です。
初期費用は50,000円、そして1ユーザーあたり月額500円で使用することができます。オプションとして路線検索機能や、エクセルやPDFの帳票利用が可能。必要に応じて、ディスク容量の追加もできます。
まとめ
今回は、総務のワークフローの重要性を説明するとともに、ワークフローシステムのメリットや導入方法について紹介してきました。ワークフローシステムは、簡単に導入することができて業務の進行を可視化できる便利なツールです。
初期費用はある程度かかってしまうものの、一度導入してしまえば月額ワンコイン程度で利用することが可能です。様々な業務を並行して行う総務にとっては必要不可欠とも言えるツールなので、ぜひ導入を検討してみてください。ツールも様々なものがあるので、合うものを選んでいきましょう。