総務という企業には必ずある部署、ポジションに向いている人とは、どのような人なのでしょうか。
本記事では、総務に向いている人の特徴や必要なスキル、そして、やりがいについて解説しています。今後、総務として活躍したい人や現在、総務職として活躍している人の参考にもなる内容です。
総務職として活躍したいと考える際のポイントにもなっており、総務というやりがいのあるポジションでの活躍する上で保有しておきたい資格なども参考に、よりスキルアップしていきましょう。
総務の代表的な仕事内容
最初に、総務として代表的な仕事内容を整理していきましょう。ただし、総務の仕事は多岐にわたります。
ここでご紹介している内容は、あくまで代表的な仕事内容であり、企業により総務の役割は異なる点も考慮しておきましょう。
備品管理
企業にあるパソコンや電話機、コピー機、シュレッダーなどは、業務を行う上で必要不可欠な資材です。こうした機器や備品などの管理（個数や発注）は、総務の代表的な仕事です。
パソコンなどの機器について不具合が生じた際のメンテナンス対応、リースアップ時期の入れ替え提案などの対応も総務の役割です。企業における機器・備品の種類や数は多くあります。機器や数量、発注サイクルの確認などを、最適なサイクルで行うことは重要な役割です。
文書管理
文書管理とは、会議の資料や稟議書、契約書などの機密性の高い文書だけではなく、社員名簿などの個人情報を管理することです。このような社内で発生する重要な文書の管理も、総務の仕事です。作成された文書を種類や日付単位で整理し、保管することやいつでも取り出せる方法についての管理も総務が行います。
その他にも不要な文書の処分など、機密性を意識して対応することが必要です。効果的な文書の管理方法、処分などのサイクルの取り決めや実施は、情報漏洩の観点でも重要な仕事です。
株主総会・取締役会の企画運営
企業運営に必要な株主総会・取締役会の実施計画や開催も、総務にとって重要な仕事です。参加者の招集、議事録の作成やアジェンダの作成など、実施における事前準備から会議運営における役割を担う重要な役割を担います。
会議の開催には、事前にテーマの取り決めや会場手配などを含めて対応する必要があり、漏れがあっては会議運営に影響を出す責任重大な役割を担うため、慎重な対応が必要です。このように、社内の重要な会議の運営を担う総務の仕事は企業運営にも影響を与える重要な役割を担います。
社内行事の企画運営
入社式や創立記念日、社員旅行など、会社を運営していく中では、さまざまな会社行事が行われています。こうした社内行事の企画、運営も総務の仕事です。社内行事は、企業により分担されている部署があったり特色があったりしますが、総務主体で行うことは多岐にわたることに変わりはありません。
企画の立案、予算化や実施など、そのタスクは多く、社員のため企業のためにする行事として責任を持って担当する必要があることに加え、やりがいを感じる役割でもあります。
福利厚生業務
従業員やその家族の働きやすさ、支援を行う福利厚生の管理や運営を行うのも総務の仕事です。健康診断やインフルエンザ予防接種などの身体的な側面をはじめ、社員が心身を健康の保ち、働きやすさを感じてもらうために行う管理は重要です。
企業により社宅・保養施設などの管理も行い、より従業員が満足できる制度の立案や管理を行っていきます。職場の環境改善や従業員の満足度の向上は、社員一人一人とその家族を支える上で重要な役割になります。
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総務に最低限必要なスキル
次に、総務で業務を行う上で必要なスキルについて紹介していきます。
総務は多岐にわたる業務を行うため、必要なスキルも複数あります。ここでは、まず最低限保有しておくべきスキルについて紹介します。スキルについては、自己啓発で保有することができるものも沢山ありますので、一つの参考として確認していきましょう。
事務処理能力
総務においては、伝票の整理など定例的な事務処理を行うことが基本となります。そのため、事務処理能力は必須のスキルの1つにあげられます。事務処理能力とは、デスクで行う事務処理、データの入力や書類の作成、確認などのことです。現在では、メールでのやり取りを行うことも増えており、基本的な文書作成も事務処理能力に含まれると考えていいでしょう。
その他、電話の応対・来客対応など、ビジネスマナーの基本的スキルを保有し、印象良く対応できるスキルも含まれます。事務処理能力は、決して総務だけが保有するスキルではありませんが、総務に求められるスキルとしては基本的なスキルだと理解しておきましょう。
スケジュール管理能力
総務の仕事はマルチタスクで動く業務が多く、今日すべきこと明日すべきことや、締切などの管理を行えるスケジュール管理能力も必要です。その他にも役員などのスケジュール管理を行う場合も多く、自分のスケジュールだけではない管理を求められることも多々あります。
業務がマルチタスクで動くことを前提としたスケジュール管理を行うスキルは、総務以外の部署でも活かせるスキルであり、円滑な業務運営には必須のスキルだと言えます。
PCスキル
現在、PCを使わない職場はほとんどないと言えるほど、PCの利用は当たり前になっています。PCのスキルとは、基本的な操作に加えてExcelやWordなどのアプリを使い、文章やグラフなどを作成することも含まれています。
PCスキルについては、総務への着任後でもスキルアップできるものですが、基本的な操作として文字の入力などができないと厳しい場合もあります。総務での仕事においては、PCで処理をすることが基本だと理解し、基本的な操作スキルはあらかじめ習得しておくべきだと理解しておきましょう。
コミュニケーション能力
総務は、社内の各部署、外部の取引先と円滑な業務運営を行う必要がある存在です。そのため、コミュニケーション能力を求められる部署だといえます。高いコミュニケーション力があれば、各部署との連携も円滑に行え、外部の取引先とも良好な関係を構築することができます。
このように、自部門以外とのやり取りを中心に行う総務は、コミュニケーション力を活かせる部署であると同時に、コミュニケーション力が無ければ業務に支障をきたす可能性のある部署とも言えます。
関連記事：総務がやるべき仕事とは？ 総務部の課題とその解決策を徹底解説
総務に必要な資格
次に、総務としてあれば良い資格について解説していきます。総務の仕事は多岐に渡るため、さまざまな知識や経験が必要になります。
一度に取得をすることを目標にせず、計画的に一つ一つの取得を目指し、スキルアップをしていきましょう。
衛生管理者
衛生管理者とは、労働安全衛生法で定められる労働環境の衛生的改善と疾病の予防処置等を計画実施する担当者で、事業場の衛生全般の管理をする者、またはその資格（国家資格）を保有する者のことです。
企業規模により必要な資格や人数が決まっているため、自社の状況に合わせて設置する必要があります。試験は年に数回実施されているため、計画的な受験を行うことで早期取得も可能です。
公的HP：https://www.exam.or.jp/exmn/H_shikaku502.htm
秘書検定
秘書検定とは、学生にも人気がある試験で、社会に出て働く上で必要とされる基本的な常識やマナーに関する試験です。 相手に好印象を与えるにはどうするべきかを学び、その理解度を測ります。実際の試験では、電話や来客対応のマナー、ビジネス文書の作成、正しい敬語の使い方などといった社会人として基礎となる知識について問われます。
公式HP：https://jitsumu-kentei.jp/HS/about/contents
マイクロオフィス スペシャリスト
MOSと呼ばれるマイクロオフィス スペシャリストは、PCスキルを証明する資格です。マイクロソフトが主催する試験で、ExcelやWardなどのカテゴリで知識と技術のレベルを評価します。学生時代に受験する方も多く、試験に合格することでPCのスキルを保有していることを証明できます。段階を積み学習を進めることで、業務効率の向上などに役立つスキルを身に付けることができます。
公式HP：https://mos.odyssey-com.co.jp/index.html
ビジネスキャリア検定 1級
ビジネスパーソンの広範囲にわたる職務を体系化した学習支援制度として、1994年に労働省によって創設された試験です。事務系職務における知識を体系立てて学習していること、スキルがあることを証明することができます。3級から1級までの試験があり、マネジメントをする役割であれば1級を保有することが最適です。1級になれば、戦略実現のための課題を率先して解決することができる能力を身につけていることになります。
公式HP：https://www.javada.or.jp/jigyou/gino/business/firstclass.html
働き方改革検定
働き方改革法案の制定から促進される働き方の多様化に対応できるスキルを保有できるのが、働き方改革検定です。時代にあった人事政策についての知識を保有し、自社の運営に変革をもたらすことができると証明することができます。働き方改革については、現在の総務、人事部門では対応せざるを得ないテーマなので経営層としても重要な課題認識をしているため、経営層からのオーダーに応える重要な知識となります。
中小企業診断士
中小企業診断士は、中小企業の経営課題に対応するための診断と助言を行う専門家です。この資格は、経営産業大臣が登録する制度で、公的な資格としては唯一となります。この資格を保有することは、企業における経営課題を経営層と一緒に解決するスペシャリストとして専門性をもって取り組める知識を保有していることの証明となり、今のポジションからのキャリアアップを目指せる資格です。
社会保険労務士
人事の業務に直結した資格が社会保険労務士です。社会輔円や労務関係に関する法律の専門家として、人事、労務管理を行う資格になります。国家試験である社会保険労務士試験に合格することは、法令で定められている専門性の高い業務を行うことができるだけではなく、人事・労務に関する法令の理解をしていることの証明にもなります。社内で資格取得を行うことで、人事部門のスペシャリストとしてのキャリアアップを目指すことができます。
公式HP：http://www.sharosi-siken.or.jp/
日商簿記検定
学生の多くも受ける日商簿記試験は、経理職への登竜門としてだけではなく社会人の係数管理の基礎としても、多くの方が受験する人気資格です。2級以上からは難易度が格段にありがり、1級になれば狭き門として合格後の評価は高くなります。経理職であれば、2級の資格を保有することが目標になりますが、1級を取得できることで経理部門のマネジメントへのキャリアチェンジも視野に入れることが可能です。
公式HP：https://www.kentei.ne.jp/bookkeeping
関連記事：総務におすすめの資格10選！国家資格など経理などに役立つ資格も紹介
総務に向いている人
総務に向いている人とは、どんな人なのでしょうか。次に、総務に向いている人の特徴についてご紹介しましょう。自分はどうかという比較をしながら確認していきましょう。
コミュニケーション能力が高い人
総務は自社内の各部署の人、社外の取引先の人とのやり取りを日常で行う必要があります。そのため、コミュニケーション力があり、協調して業務を遂行できる人材である必要があるといえます。
コミュニケーションは、片方だけの言い分で成り立つものではありません。相互感での意見交換ができ、効果的な意見の出し合いができることが必要です。その点を踏まえ、意見を伝える技術、意見を聞く力が必要になります。総務は、各部門の意見を聞きつつもよりよい提案ができることが大事です。
臨機応変な対応ができる人
総務の仕事は、定期的にスケジュール化されている工程も複数ありますが、突発的な対応が発生することも少なくありません。急な来客、体調不良の従業員が出るなど、一日の業務の中に予定外の案件が生じる可能性は日々あります。
こうした突発的な対応を含めて、臨機応変に対応ができることも総務で働く上で評価できるスキルです。臨機応変な対応をするためには、対応の基礎が出来ていることが必要です。基礎をきちんと理解できていることで、臨機応変な対応に応用ができます。
マルチタスクが得意な人
総務の仕事は、1つだけが動いているということはありません。既にご紹介していますが、総務の仕事は多岐にわたり、同時に並行して動いていることも多々あります。また、役員のスケジュールを管理することも多く、同時にマルチタスクで業務を行うことも少なくありません。
総務で活躍できる人は、スケジュール管理やマルチタスクで業務ができる人だといえます。マルチタスクで業務を行うからといって、一つ一つに手を抜けるわけではありません。各タスクに責任を持って遂行することも必要なスキルです。
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総務のやりがい
総務の仕事のやりがいは多方面にあります。業務のスペシャリストになることに加え、以下のようなやりがいもあります。業務のスぺシャリトとして活躍するだけではなく、どのようなやりがいがあるかについて確認をしていきましょう。
組織全体に関わることができる
総務という立場は、組織運営の基盤を構築する役割を担います。そのため、組織全体の運営や組織運営基盤そのものに関わることができます。経営課題に対応できる組織作りを行うことやそれに伴う人材の配置など、組織運営に欠かせない役割を担うことができる点には大きなやりがいを感じることでしょう。
また、総務という立場は必然的に、全社の運営に関わるポジションであるため、各部門の成長を支援するという側面からも、縁の下の力持ちとしてのやりがいを感じるといえます。
マネジメント職にキャリアアップできる
総務は、さまざまな知識や経験を必要とし、自己成長もできる部署です。コミュニケーション力や経営数値の把握など多岐にわたる能力の向上により、将来的にはマネジメント職にもチャレンジ可能です。
総務というポジションからマネジメント力を活かし、マネジメントポジションへのキャリアップも可能です。より成長することで、部署をまとめるマネジメント、経営層の一員としてマネジメントをする将来ビジョンは大きな目標となり、将来的なやりがいを感じることが可能です。
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これからの総務
これからの総務は、従来の縁の下の力持ち、部署間の潤滑油の役割だけにとどまりません。変化する外的要因、今まで以上にサービス力を高めた企業運営を行うためには、守りだけの総務では力不足となります。
従来の企業を守るためのポジションではなく、企業の変化を促進する提案力をもった攻めの総務「戦略的総務」として、企業の変化を引っ張る側にシフトする必要があります。単純に変化をさせるだけの提案ではなく、なぜその変化が必要であるか、組織内に共感を得て変化をさせる必要があります。
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未経験から総務を目指すには？
本記事では、総務に向いている人や必要なスキルについて解説しています。
総務は企業の基盤運営を支え、提案力を活かして企業運営の改善にも寄与できる部門です。総務という役割は、時代とともに変化し受け身から攻めの戦略的総務にシフトしており、その中でどう活躍していくかは大きなテーマであり課題でもあります。
今後、総務という役割はより提案力が必要な部門として成長し続ける必要があるため、本記事を参考に自社の総務としての立ち位置、スキルアップについてぜひ検討してください。