営業部のように契約件数や売上高などが明確になっている場合は、目標設定がしやすい傾向にあります。しかし、総務部門は営業部に比べて裏で会社全体をサポートするバックアップ的な役割を担っているため、目標設定が難しく感じることもあるでしょう。
そこでこの記事では、総務部が目標設定をすることのメリットから具体的な方法まで解説していきます。「営業部と比べてなかなかうまく目標設定ができず悩んでいる」と感じている方は、ぜひこれから解説する方法を実践してみてください。
数値化できる総務部の目標とは
総務部が行う業務には数値化できるものが少なく、目標とすべきものを何に合わせればいいのかわからなくなると思います。
そこで総務部の目標としておすすめなのが、以下の2つです。
①削減・節約
営業部がどれだけ売り上げたかにこだわるのであれば、総務部は「どれだけ削減・節約できたか」を目標にしましょう。
一般的な総務部門では、会社全体の消耗品などの管理を行います。したがって、総務部が各オフィスごとに必要となる消耗品の費用などをうまくコントロールすることで、与えられた予算をより有効に活用できるようになるのです。
例えば、あるオフィスにおける消耗品の注文が他のオフィスに比べて多かったり、光熱費が突出して高かったりという事実は全体を管理する総務部しか把握できません。
そこで、総務部が「なぜあのオフィスだけ消耗品の注文が多いのか？」「なぜいきなり光熱費が高くなったのか？」などの原因究明をすることも大きな役割です。
このように、「削減・節約」といった一見小さな部分の目標ですが、積み重ねることで会社全体の状態を微調整しながら良い方向へ修正させることも立派な目標となるでしょう。
②業務改善
数値目標と聞くと、どうしてもコスト面をイメージすることが多いのですが、「時間」という数値を改善することも総務部にとっては非常に大きな目標になるでしょう。
その中でも、各オフィスや部署における業務効率を改善させることは、会社全体のパフォーマンスの向上と社員のモチベーションを維持する重要な役割があります。
具体的な例としては、社員の残業時間を削減できるような業務形態を確立したり、定期的に行われる会議やミーティングを効率化させることで年間の実施回数を削減したりなどです。
上記の例はいずれも直接的なコスト削減ではなく、業務の効率化による無駄な勤務時間を削減しています。会社の表面的な部分だけを意識してしまうと、各部署や各オフィスにおける無駄なコストを削減することが一番の数値目標になりがちですが、無駄な時間を削減することを目標とするのも総務部としては重要です。
総務がしっかりした目標を設定する3つのメリット
総務部が明確な目標を設定することの大きなメリットは、以下の3つです。
社員のモチベーションが上がる
先ほども述べたように、総務があらかじめ明確な目標を立てることで、無駄な残業や会議などを事前に削減できるようになります。その結果、社員全体の業務効率が向上し、モチベーションアップにもつなげられるでしょう。
とくに社員は、継続的な残業や会議のための資料づくりなどが続いてしまうとそれだけでモチベーションが下がってしまい、結果的に仕事へのパフォーマンスも低下する恐れがあります。
このような状況を避けるためにも、総務部がしっかりとした目標を掲げて実現させることができれば、会社全体の雰囲気も改善することが可能です。
会社全体の無駄を削減
総務部が目標を掲げて実現できるように動くことができれば、会社全体の「無駄」を削減できるようになります。
例えば、消耗品や光熱費などのコスト面における削減と節約は、会社の予算を有効に活用できるようになり、会社自体の経営面をサポートが可能です。また、前述のとおり残業や会議などの時間的に無駄となっている部分を削減することで、社員全体のパフォーマンスを向上させながら業務効率も向上できるでしょう。
したがって、総務部が数値的な目標を掲げることで会社全体の削減できる無駄を発見し、改善できるようになります。
会社全体の状況を把握できる
明確な目標を設定することで、総務部は会社全体の状況を俯瞰して把握できるようになるでしょう。
なぜなら、総務部は現場にいる人間では気づくことのできない問題点および原因を究明できるだけでなく、各オフィスにおける予算の使用状況なども明確に知ることが可能です。
そのため、総務部がコスト面および時間的な削減・節約を目標として掲げておけば、今後どのように改善していくべきかの施策を的確に打ち出せるでしょう。
総務部の目標管理設定プロセス
ここまでで総務部が明確な目標設定をすることは、とても大きなメリットがあるということがわかったと思います。しかし、目標設定は単に設定するだけでは効果はありません。
そこで、目標設定における具体的なプロセスについて解説します。以下のプロセスでは、達成できたかできなかったかをゴールにするのではなく、改善策を実施した結果を受けてその後どのように対応していくかという点が重要です。
①問題となっている部分を洗い出すこと
まず、目標を設定する前に現在ある問題点をすべてリスト化することから始めましょう。
たしかに、コスト面の無駄や時間的な無駄を削減することが主な目標になりますが、問題点の本質を見極めずやみくもに目標設定をしても効果的な結果は期待できません。
したがって、目標設定を行う前段階として各オフィスや会社全体で、どんな問題があるのかを洗い出すようにしてください。
②改善策を打ち出すこと
問題点のリスト化ができたら、それぞれの課題に対して適切な改善策を打ち出していきます。
ここでの注意点としては、現状から考えて無謀に近い目標設定をしないことです。例えば、年間で行われる会議数をいきなり半分以下に削減するなどは、あまり現実的ではありません。
なぜなら、一般的な会議は部署やチーム全体の共通意識を確認する場であり、今度の動き方を共有する大切な時間であることは変わらないからです。
したがって、目標設定として何かを削減したり節約するときは、十分な根拠も合わせて必要であることを覚えておきましょう。
③改善案を実施
改善策がある程度まとめられたら、実際に実行していきます。ここで重要なのは、1週間単位や1ヶ月単位で実施状況を確認することです。
改善策を打ち出して単に実施するだけでは、目標とする結果を出せるかは判断できません。そのため、実施中に状況を確認し、望まない結果になっているのであれば改善策自体を修正する必要があります。
④結果を測定する
実際に改善策を実施してからは、あらかじめ決めておいた期間内にどれだけ変化があったのかを測定します。
このときに、目標数値にどれだけ近づいているか、もしくは乖離しているかを確認しましょう。もし、目標に近づいていないのであれば改善が必要になるので、再度問題点を洗い出し、新たな改善策を打ち出すようにします。
⑤反省点を次に生かす
基本的にほとんどの課題は、一度の改善策では解決できないことが多いです。しかし、そこで「達成できなかったから別の案を考えよう」と簡単にシフトしてはいけません。
達成できなかったということは、必ず改善する余地のある問題点が存在するということです。つまり、常に結果だけを見て判断するのではなく結果から原因を探り、反省点を次の改善案に組み込むことが重要となります。
総務目標設定の具体例4つ
前述しているように、総務部による目標設定はコスト面による削減や節約、または時間の削減による業務効率の向上が中心になるでしょう。
そこで、総務目標設定における具体例を4つほどご紹介します。
経費削減
とくに、総務部での数値的な目標設定として代表的なのは、各オフィスや会社全体における経費削減です。
例えば、消耗品などによるコスト削減を実現するために毎月決められたタイミングで、一括購入したり法人価格で購入したりすることで大幅なコスト削減になるでしょう。
消耗品以外では、毎月の光熱費の変動や一部業務でのペーパーレス化など、細かく考えるとあらゆる箇所で削減できるところが見つけられます。
既存業務の効率化
先ほども述べましたが、総務部による目標設定は社員のモチベーションを上げるための施策を考えることも重要です。
とくに既存業務の効率化は、社員だけでなく会社全体の生産性を高めることにつなげられる可能性があります。
例えば、一部業務連絡はオンラインチャットツールを使うようにしたり、作業工程で遅延が出ないようマニュアルを作成、または改善したりすると今までよりも業務効率を向上させられるでしょう。
また、各種書類についても書面で保存しておくと時間が経つにつれて量も増えていくので、特定の書類を探し出すのに苦労することもあります。したがって、書類についてはPDF化してクラウド上で管理するなど、保管方法や整理の仕方まで工夫することも大切です。
福利厚生を見直す
社員のモチベーションを向上させるためにも、定期的に福利厚生を見直すことも検討しましょう。大幅に変更してしまうと導入するコストや手間がかかってしまうので、会社の雰囲気や働き方に合うものを取り入れるようにします。
例えば、有給休暇以外に取得できる休暇制度の導入やリモートワークによる作業環境の構築サポートなどです。
このように社員が業務をしやすくなることによって、結果的に会社全体のパフォーマンスが上がり、経営状態を立て直すことにも大きな影響を与えられるでしょう。
社員からよくある質問や相談事項をまとめる
普段から、すべての社員と接することができていれば、いつも的確な改善策や目標を実施および設定できます。
しかし、社員数が多かったり部署が別れていたりすると、社員の悩みや相談事項を把握することが非常に難しいです。
そこで、会社のエントランスや各オフィスの共用部分に意見箱を設置したり、定期的に全社員へ向けて匿名のアンケートを実施したりするなど、可能な限り現場で働いている社員の声を集めるようにすると効果的でしょう。
まとめ
今回は、総務部における目標設定のメリットから具体例までを詳しく解説しました。
記事の冒頭でも述べたように、総務部は営業部などのように明確な数字が出ないため、効果的な目標設定や改善策を打ち出すことは難しく感じるでしょう。
しかし、会社全体の状況を俯瞰して把握できる総務部だからこそ、社員への配慮やさまざまな部分での削減・節約を実行することが重要になるのです。
ぜひ、目標設定をするだけでなく改善策を実施してからどのように反省し、次に生かしていくかまで考えられるようにしましょう。
■ 間接部門の評価方法についてはこちらも参考にしてみてください