現在は、新型コロナウイルス感染症の影響もあって多くの企業がテレワークを導入するようになりました。
しかし、会社全体の状況を把握して各部署が円滑に業務を進められるようにサポートしている「総務部門」については、まだまだテレワークが浸透していないのも事実です。
そこで今回は、総務部門にテレワークを導入することのメリット・デメリットから実際に導入するまでの準備方法まで詳しく解説していきます。
総務部におけるテレワークの実態
まず知っておくべきは、総務部門におけるテレワークの実態についてです。
普段仕事をしているときは、他社のテレワーク導入状況などを知る機会はあまりないので、自身が勤務している状態を当たり前に思ってしまうこともあるでしょう。
そこで、「月刊総務」が総務担当者320人に調査した結果によると、”完全にリモートワークだった”と回答した人の割合は1.6％という驚くべき結果が発表されました。
逆に、ほとんど”毎日出社していた”と回答した人の割合は約25％で、総務部門においてはまだリモートワークという働き方は浸透していないことがわかります。
さらに、リモートワーク期間中に総務が出社した理由の中で突出して多かったのが「郵便物の対応」でした。
ほとんどの会社の場合、月初や月末に会社宛に届く請求書などを経理宛に処理しなければならいので、コロナ禍でも出社しなければならないという環境になってしまっています。
しかし、このままの状態が続いてしまうと総務部門担当者だけがコロナによる感染リスクを冒して、出社することになってしまうのです。
総務部門のテレワークのメリット
ほとんどの企業で総務部門におけるテレワークが進んでいませんが、新たにテレワークを導入することには企業側にも総務担当者側にもメリットがあります。
企業側のメリット
テレワークを導入することの最も大きいメリットは、コロナだけでなく地震などの自然災害が発生した時に、従業員の安全を確保しながら事業を続けられるという点です。
さらに、テレワークをすべての部署で導入できる企業とそうでない企業とでは、これからの人材確保や取引先との信頼関係を円滑に進めるためにとても重要な部分だといえます。
例えば、総務部をはじめ特定の部署ではテレワークが導入できず、別の部署ではテレワークが導入されているという企業があった場合、所属している総務担当社員からの不満が高まる危険性も想定できるでしょう。
したがって、社員を守る立場にある企業側にとっては社員のパフォーマンスを維持し、より円滑に事業を継続させるためにもテレワーク導入は検討すべき案件なのです。
関連記事：テレワークを会社に導入する時の効果は？成果を出した導入事例と具体的な導入方法を詳しく解説
総務担当者側のメリット
一方総務担当者側のメリットは、テレワークの導入によって、現在であれば新型コロナウイルス感染症への感染リスクを大幅に軽減できます。
先ほど述べたデータからも、「郵便物の対応」をするためだけに感染リスクが高い交通機関や対面による対応をしていては、総務担当者が不満を持つのも無理はありません。
しかし、テレワークをうまく導入できれば総務担当者は自宅にいながら仕事ができるようになるので、社員一人一人の業務効率や生産性を向上させられるでしょう。
さらに最近では、オンラインツールの発達によって自宅にいても社員同士で密にコミュニケーションを取れるようになってきているので、従来の業務効率を落とさず感染リスクも軽減できるという大きなメリットをもたらします。
関連記事：従業員・経営者から見たリモートワークのメリットデメリット
総務部門のテレワークのデメリット
ここまでで、総務部門にテレワークを導入することで得られるメリットが理解できたと思います。しかし、テレワークの導入は単に新型コロナウイルス感染症への感染リスクを軽減できるという点だけで導入できないのも事実です。
そこで、総務部門にテレワークを導入するときのデメリットについても知っておきましょう。
企業側のデメリット
企業側におけるテレワーク導入の最大のデメリットは、情報セキュリティ面です。
テレワークとなると、社員が自宅から会社のデータにアクセスすることになります。つまり、会社の所有するデータや顧客情報を担当者の自宅に持ち出していることになるのです。
会社のオフィスでデータを扱うのであれば、社内のインターネット回線を利用するので安全性は保たれますが、テレワークで社員それぞれが契約しているインターネット回線で社内データにアクセスすることは、個人情報漏洩やデータ紛失などのリスクも出てくるでしょう。
さらに、総務部門をテレワークにすることで、オフィス宛の郵便物や電話対応などもできなくなり事務処理がうまく機能しなくなることも想定できます。
ただし、各種郵送物についてはあらかじめ電子契約や電子請求書などの変更ができないか、取引先と相談することで解決可能です。リスクが高いからという理由でテレワーク導入を断念するのではなく、どのように問題を解決できるか考えることも重要事項だといえるでしょう。
総務担当者側のデメリット
総務担当者側のデメリットとしては、テレワーク導入によって働き方が180°変わってしまうという点です。
これまでは出社をして直接口頭で伝えていたことも、テレワークによって電話やメールなどで連絡を取らなくてはなりません。さらに、自宅にいることで各種書類および申請書への押印もできなくなるので、これまで対応していた業務ができなくなってしまうことへの混乱が考えられます。
また、テレワークによって社員同士のコミュニケーションも取りにくくなるので、人によっては今までと同じような業務を行っているにも関わらず、孤独を感じてしまう場合もあるでしょう。
したがって、テレワークの導入をする場合は、社員同士のコミュニケーションが取れる仕組みづくりも合わせて考えておく必要があります。
関連記事：総務の仕事を上手に乗り切りたい！ストレスを感じている人におすすめの対処法を紹介
総務はテレワークができないとされる理由
総務部門で勤務したことのある方はイメージしやすいかもしれませんが、テレワークは従業員にとってとても魅力的な働き方である一方で、企業側からするとテレワークを導入できない理由があるのです。
とくに、テレワーク導入を断念する理由として代表的なものは、以下の３つでしょう。
- 契約書などの書類関係がデジタル化されていない
- 自宅にオフィスと同様の作業環境を作ることが難しい
- 荷物の受け取りや来客対応ができない
上記理由のうち、書類関係は少しずつデジタル化へ移行することはできますが、総務部門の作業環境を自宅に作ることと荷物の受け取り等の対応は、テレワークを導入するうえで一番ネックとなる点です。
例えば、総務が担当する仕事は他部署が担当できない事務作業が多いため、オフィスの環境を自宅に再現することがとても難しくなります。さらに今までオフィスで作業を行っている人にとっては、いきなり自宅で同じように作業するように言われても慣れていないため、業務効率が低下してしまうこともあるでしょう。
このように、総務部門は他の部署とは異なり、部署と部署の連絡をつないだり来客や郵送物の受け取り・押印をしたりと、出社しないと対応できない業務が多数あることで、なかなかテレワークの導入率が上がらないということです。
関連記事：企業における総務部の役割とは？成功させるためのポイントも解説
総務のテレワーク導入に向けた準備方法
先ほど述べた、3つの理由だけを考えてしまうと「やっぱり総務にテレワークは導入できないのか...」と思ってしまうかもしれません。
しかし、以下の3点を意識して導入準備を進めることで、総務部門でもテレワークを導入できる可能性が高まります。ただし、ここで重要なのが、念入りな準備が必要だということに注意しておくことです。
①ペーパーレス化
テレワーク導入では、まずペーパーレス化は必須事項でしょう。理由としては、紙媒体の書類でやり取りをしていると、必ず誰かが受け取らないといけなくなるからです。
具体的な取り組み方としては、今まで作成した資料などはすべてPDFファイルで保存したり、各種契約書および納品書などを電子化したりすることができれば、テレワーク導入の足掛かりになります。
また、テレワークの場合は自宅に大規模なコピー機が設置されているわけではありませんので、業務効率という観点からもペーパーレス化は重要です。
②手続きのIT化
先ほど少し触れましたが、紙媒体の契約書や押印が必要な書類は必ず現物を手にする必要があるので、テレワークを導入するうえで解決すべき問題になります。
例えば、重要書類以外は押印なしとルールを変更したり、押印が必要なものについては電子印鑑を社員ごとに作成して使用したりするといいでしょう。
「取引先は基本的に紙媒体の書類しか使わないので、書類のIT化は難しいです」という意見もありますが、業務効率化と感染リスクの軽減を理由に相談ベースで話を持ちかけることも大切です。
ただし、取引先に相談をするタイミングは社内での明確なルールや内部書類が、すべて電子化できた状態で検討するようにしましょう。
③テレワークのセキュリティ強化
テレワークにおける最大のリスクは、やはりセキュリティ面です。したがって、あらかじめ企業側がセキュリティシステムを各PCに導入したり、機密データなどは特定の人物しかアクセスできないようパスコードロックを設定するなど万全の対策をとっておきましょう。
とくにPC関連のセキュリティ強化は、総務担当者であれば常に意識しておくべきことなので、社員一人ひとりが電子データの重要性を把握する機会としてもテレワークの導入はメリットが大きいです。
総務のテレワーク導入で期待できる効果
総務のテレワーク導入はさまざまな障壁がありますが、実際に導入することで期待できる効果は大きいです。
とくに以下3つの効果は、企業にとっても社員にとっても良い影響を与えるでしょう。
- 感染リスクを軽減しながら業務効率を向上できる
- 自宅勤務によりワークライフバランスを整えられる
- 総務部門以外の部署でもテレワーク導入を検討できる
記事冒頭でも述べたように、テレワークの導入は感染リスクを抑えられるだけでなく、社員を守りながら業務効率を向上させることができる魅力的な働き方です。
コロナ禍でも十分生き残れる企業として成長するためにも、オフィス以外で事業を継続できるテレワークの導入は、多くの企業にとってターニングポイントとなるでしょう。
関連記事：テレワークにおける労務管理のコツは？ 労務管理の課題やガイドラインをご紹介
関連記事：総務だから変えられる。ワークフローのDX化を解説。
まとめ
今回は、総務部門にテレワークを導入することのメリット・デメリットから実際に導入する際の準備方法について解説をしました。
とくに、総務という各部署同士をつなぐ役割を持っているところにテレワークを導入することは、企業側にとっては検討するべき点が多くあるでしょう。
しかし、本文中でも述べましたが、単に「リスクが高いから」という理由だけでテレワーク導入を断念してしまうのは非常にもったいないです。現在の状況で、どのような点がテレワーク導入の問題となっているのかを考えることで、すぐにテレワークを導入できなくても社内における問題解決の糸口になります。
ぜひ、業務効率の向上と感染リスク軽減を実現するためにもテレワーク導入を検討してみてください。