事務効率化が求められる背景

労働人口の減少により、多くの企業で人手不足が深刻化しています。ルーティンワークの多い事務業務を少しでも効率化し社員の負担を減らすことで、企業の利益に直接結びつく業務に集中する時間をより多く確保できます。

また、これまで事務業務を行っていた時間を削減できれば、残業時間が減り、社員の健康やワーク・ライフ・バランスの実現につながることも考えられます。

IT技術の発展により、これまで時間がかかっていたさまざまな業務を短縮することが可能になりました。組織として事務の効率化に取り組むことは、企業の利益に大きく関わると言えます。

事務業務の課題

効率化が求められている事務業務にはどのような課題があるのでしょうか。ここでは2つの課題について解説します。

ミスが起こりやすい

事務業務の課題の1つ目は、ミスが起こりやすい点です。数字やデータの入力などが多い事務業務ではミスが起こりやすく、その後に続く業務に支障が出たり、修正するための業務が発生します。

社員への負担が大きい

2つ目は人材への負担が大きい点が挙げられます。入力業務やデータ確認などのルーティンワークであっても、膨大な量がある場合も少なくありません。これらを目視で確認するのはかなりの時間と労力を費やします。

事務効率化による3つのメリット

事務業務を効率化することによる3つの大きなメリットを解説します。

生産性向上

1つ目に挙げられるのは生産性の向上です。業務の時間を短縮できたり対応する人数を減らすことができれば、他の業務に携われるようになったり、より多くの業務を担えるようになるなど、生産性の向上につながります。

ミスの防止

事務業務の進め方を見直す、ITツールを導入することによる確認業務の効率化や、業務を自動化することでミスの防止効果も期待できます。この項目はのちほど詳しく解説します。

はたらく社員のモチベーション向上

事務業務がスムーズに進み時間が短縮されると、社員のモチベーションにもよい影響を与えます。残業が減ることはもちろん、ほかの業務に時間が使えるようになることも、仕事全体がスムーズに進みストレスの削減につながります。

効率化しやすい事務業務

今の業務を振り返り、どの事務業務が効率化しやすいかを見分けられるようにすることが大切です。

入力業務

データなどの入力業務は効率化しやすい業務の一つです。膨大なデータ入力は多くの時間を費やす業務ですが、自動化やアウトソーシングに適することも多く、効率化しやすい業務と言えます。

反復業務

反復業務なども、効率化しやすい業務の一つです。ルーティンワークの進め方を工夫したり、誰もが同じ方法で業務を行うことができるように改善することで、効率化を図ることができます。

事務効率化のためのコツ

では、事務業務を効率化するためにはどのようなコツがあるのでしょうか。ここでは事務効率化のコツとポイントをご説明します。

仕事の目的を明確化する

その業務をなぜ行うかを明確にします。明確化することで、必須な業務かどうかが分かります。削減可能な工程がないか、重複している業務はないかなどを見直し、今ある業務のスリム化を図るなど、目的を認識することでさらなる業務の整理ができます。

仕事の優先度を把握する

優先して進行すべき業務は何かを考えることも、大切なポイントです。どの業務が最優先で、どのくらい時間がかかるかなど、優先事項と併せてスケジュールも管理するようにすると、期日に間に合うように進行がしやすくなります。

ITツールを活用する

ITツールを駆使して自動化できる事務業務があれば、導入を検討してみましょう。多くの時間を割いても避けられないヒューマンエラーのリスクを考えると、自動化することで効率が大幅にアップする業務もあります。エクセルでは関数やマクロを導入し、誰でも同程度のスピードで業務を完了することができるようになれば、効率よく業務を進めることができます。

ショートカットキーを活用する

PCを使用する事務業務で欠かせないのがショートカットキーです。よく使用する操作はショートカットキーで行えば業務がスムーズに進みます。

周囲とコミュニケーションを取り、業務の連携を図る

事務業務を行う環境をよりよくしていくことも重要です。例えば周囲とのコミュニケーションを日頃から取るようにしておくなどが挙げられます。何気ない会話で相手の様子を知ることができ、円滑なコミュニケーションが業務の連携にもつながります。

アウトソーシングを活用する

最後は、アウトソーシングの活用です。事務業務そのものをアウトソーシングすることで、業務に携わる時間を削減することが可能です。費用はかかりますが、当該業務の時間をコア業務に充てることができるようになり、生産性向上も期待できます。

事務業務のアウトソーシングを引き受けている企業は多数ありますが、まずは依頼したい内容や時期などを相談してみるのもいいでしょう。

事務効率化に役立つツール

事務効率化のためのコツにおいて、ITツールの導入がポイントと述べましたが、具体的にどのようなツールがあるのかを詳しくご紹介します。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを導入することで、これまでノートやホワイトボードなどにまとめていた業務の進捗を、PCやスマートフォンでいつでも管理・確認することが可能になります。
過去にさかのぼって確認することもできるようになり、個人だけでなくチーム全体の業務の進捗が把握できます。そのため業務の遅れ、オーバーワーク、業務分担の不均等なども気付きやすくなるのです。

スケジュール管理ツール

各々のスケジュールを管理するツールを導入することによって、ホワイトボードなどを使用した予定の管理が不要になります。また、会議室の予約も調整できるため、これらの細かな業務が効率化できるのはもちろん、自身やチームメンバーのスケジュールもＰＣやスマートフォンで確認できるので連絡が取りやすくなり、業務がよりスムーズに運べるようになります。

電子署名・承認ツール

書類の押印や申請など、ITツールによって行われる企業が増えています。書類の押印や申請のために出勤するタイムロスがなくなり、業務の効率化につながります。

勤怠管理ツール

導入している企業も多い勤怠管理ツールは、労働時間を自動的にデータ化できます。現在タイムカードなどの紙ベースで労働時間を管理している場合は、そのデータ化の業務が自動的に行われるので大きな効率化となります。

事務効率化のための方法を活用する

本記事では、事務効率化のコツや、効率化することによるメリットについて解説しました。ショートカットキーの活用や日頃のコミュニケーションなど、すぐに自身で始めることのできるものから、ITツールの活用やアウトソーシングなど、導入するためには時間や準備が必要なものもご紹介しました。

事務業務の効率化は一つのアクションだけで簡単に解決できることではありません。コツコツと、少しずつ効率化することで、企業の事務業務全体の効率化が実現します。自社の事務業務ではまず何を効率化できるのか、対応すべきことを整理し事務の効率化へ取り組むことが重要です。