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【保存版】総務部の「年間スケジュール」と業務が一目でわかる!

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【保存版】総務部の「年間スケジュール」と業務が一目でわかる!

総務は、年次業務が多い部署として知られています。

何月にどんな業務を行うかカレンダーで管理できる年間スケジュールを策定しておけば、業務の「見える化」を促進できます。

 

今回は、総務の代表的な年次業務を月ごとにピックアップして紹介致します。

 

スケジュール策定に便利なツールも紹介しますので、参考にしてみてください。

総務部年間スケジュールの策定のメリット

まずは、年間スケジュールを策定する目的・意義を確認しておきましょう。

メリットを正しく知ることで、スケジュール策定がどんな問題を解決できるか把握しやすくなります。

事前に工数計算ができる

あらかじめスケジュールが分かっていれば、どの業務にどれくらいの時間がかかるか、工数計算することができます。

新しい企画や制度の立案は繁忙期を外して行い、繁忙期はルーティンワークに集中できるよう他業務をなるべく入れないよう調整しやすくなるでしょう。

仕事が多すぎてパンクすることを避けられれますので、スケジュール策定のメリットが分かります。

事前に人員を確保できる

繁忙期に合わせて他部署から人員を借りたり短期のアルバイトを雇ったり、人員確保策を打ち出すことができます。

あらかじめ十分な人員を雇うこともできますが、閑散期に人が余りがちになるようであれば上記のような施策を打った方がよいでしょう。

業務量の変化が大きい企業であれば、尚更スケジュール策定が重要です。

ツールなどの準備をしやすい

各行政機関にオンラインで書類提出ができるe-Govのアカウントを発行したり、コミュニケーションツールの導入を行ったり、繫忙期に向けて準備することができます。

また、大量の印刷に備えてコピー用紙や複合機のインクを発注したり、イベントに合わせてネームプレートや社章を用意したりする必要もあるでしょう。

直前になって慌てることのないよう、期限から逆算して準備しておくことが大切です。

総務部の月ごとのイベントと業務一覧

早速、月ごとの総務関連業務・イベントをチェックしていきましょう。

自社に当てはまる項目も探しながらイメージすることがおすすめです。

1月

  • 年賀状の返礼
  • 年始の挨拶回り
  • 新年会の企画
  • 扶養控除申告書の回収
  • 給与支払報告書の提出
  • 労働者私傷病報告書の提出

 

外部対応が多くなる時期でもあるため、基本的なビジネスマナーなどを見直しながら行いましょう。

2月

  • 春闘情報の収集
  • 入社式や新入社員研修に関する準備
  • 各種業務の見直しなど

 

総務部の忙しさが比較的落ち着きやすいタイミングであり、業務の見直し棚卸しをするのに最適です。

業務効率改善のヒントがないか、生産性向上が図れるポイントがないか探っていきましょう。

3月

  • 人事異動に向けた物品準備
  • 春の全国火災予防運動、消防訓練
  • 36協定の締結及び更新
  • 年度末期限契約の不動産、リース商品の確認
  • 介護保険料対象者のチェック

 

人事部と連携する機会が多くなるため、事前にミーティングの日程や参加者をすり合わせておきましょう。

また、36協定締結などの大きなイベントもあるため、翌年度の従業員代表を誰に据えるかなどを相談しておくことも重要です。

4月

  • 入社式
  • 新入社員歓迎会
  • 新入社員の入社手続き
  • 労働者私傷病報告書の提出
  • 大型人事異動
  • 有給休暇の繰り越し手続き
  • ゴールデンウィークの準備
  • 株主総会の準備

 

翌月にゴールデンウィークという大型連休を挟むため、重要な業務は抜け・漏れなく処理しておきましょう。

また、株主総会など大きなイベントも目前に控えているため、開催日から逆算して準備を進めておきます。

5月

  • 緊急連絡網の作成
  • 制服の衣替え
  • 冷房設備のメンテナンス
  • 高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出
  • 株主総会の準備

 

大型連休中にトラブルや緊急事態が発生した場合に備え、あらかじめ緊急連絡網を作成しておきましょう。

また、高齢者及び障害者の雇用状況によって調整金の納付(もしくは給付金の受給)が求められる可能性がありますので、ハローワークと連携しながら対応する必要があります。

6月

  • 株主総会の開催
  • お中元送付先のリスト作成
  • クールビズ開始
  • 特別徴収住民税額の変更
  • 定期健康診断の実施
  • 労働保険料の改定及び年度更新

 

また、6月は男女雇用機会均等月間でもあります。

現場から男女の機会均等雇用に関するアイディアや現状困っている問題点をヒアリングし、組織経営に役立てていきましょう。

7月

  • お中元の手配
  • 暑中見舞いの発送
  • 賞与支払い
  • 賞与支払届の提出
  • 労働者私傷病報告書の提出
  • 社会保険料の算定基礎届提出

 

算定基礎届は、4~6月に支払いした給与をもとに作成するため、事前に準備しておくと7月の工数を減らせます。

賞与支払届を含め、社労士事務所や税理士事務所に外注しているケースもありますが、社内情報はある程度取りまとめておく必要がありますので注意しましょう。

8月

  • 緊急連絡網の作成
  • お中元の礼状発送
  • 新入社員フォロー

 

夏期休暇に入る前に、現場や人事部と連携しながら新入社員フォローをするのが理想です。

夏に帰省して両親や旧友と会い、仕事に対するモチベーションが上がる人もいれば下がる人もいますので、もう一度自社の魅力や働く目標を共有しておくとよいでしょう。

9月

  • 防災訓練の実施
  • 交通安全対策の推進
  • 厚生年金保険料の改定
  • 社会保険料の控除額変更

 

防災訓練や交通安全対策は消防署や警察からアナウンスがある場合もありますので、情報を仕入れておきましょう。

避難経路の確認や、社用車のメンテナンスをすることも重要です。

10月

  • 内定式
  • 内定者懇親会
  • 制服の衣替え
  • お歳暮送付先のリスト作成
  • 全国労働衛生週間
  • 労働者私傷病報告書の提出

 

10月に内定式を実施する企業が多いため、懇親会や研修会の企画も含めて見直しておきましょう。

また、衛生管理者資格のサポートを受けながら安全衛生会議を実施することも多い月です。

11月

  • お歳暮の手配
  • 労働時間適正化キャンペーン
  • 職業能力開発促進月間
  • 秋の全国火災予防運動

 

11月は、内定式と年末処理の間に挟まれ、比較的落ち着きやすい月です。

このタイミングで社内体制の変更や働き方改革を実行する企業が多く、抜本的な改革をしやすい時期だと分かります。

12月

  • 賞与支払い
  • 賞与支払届の提出
  • 年賀状送付先のリスト作成及び発送
  • 年末大掃除
  • 緊急連絡網の作成
  • 年末調整手続き

 

大掃除・賞与・年末調整・年末年始休暇に向けた準備などが立て込み、非常に忙しくなる月です。

また、年末で退社する社員も多く、人事部と連携しながら細かく人材管理する必要があるでしょう。

翌年をフレッシュな気持ちで迎えられるよう、抜け・漏れなく対応していくのがポイントです。

年間スケジュール策定に便利!フォーマットが入手できるサイト4選

最後に、年間スケジュール策定に便利なツールを紹介します。

管理方法に困っている企業の助けとなるツールばかりですので、自社と相性のいいものを探していきましょう。

カレンダーBANK

画像引用:https://www.calendarbank.net/

 

カレンダーBANKは、カレンダーテンプレートサイトです。

 

印刷用カレンダーにもネット上で利用しやすいカレンダーにも対応しており、ビジネスだけでなく生活のあらゆるシーンで役立ちます。

完全無料で使用できるため、コストを意識せず使いたいときにも最適です。

パソコンカレンダーサイト

画像引用:https://www.pasokoncalendar.com/

 

パソコンカレンダーサイトは、祝日・旧暦・六曜・月齢・二十四節気などの表示に長けているカレンダーサイトです。

ワンクリックでA4サイズ印刷できるカレンダーのテンプレートが豊富なので、手間のかかる設定や調整要らずで使えるのがメリットです。

ツクール.jp

画像引用:https://tucool.jp/

 

ツクール.jpは、GoogleカレンダーAPIを利用してカレンダーを生成しているサイトです。

 

予定を書き込むことを前提としたテンプレートであるため書き込みスペースが多く、タスクの多い繁忙期でも見やすいカレンダーを作れます。

カスタマイズすれば海外の祝日などにも対応可能であるため、海外取引の多い企業にも向いています。

総務年間スケジュールまとめ

年間スケジュールを策定しておけば、事前準備や工数計算に役立ちます。

やるべきことが可視化されるため抜け・漏れの防止にもなるでしょう。

 

自社独自のイベントや社風に合わせた企画なども書き加え、定期的にメンテナンスしながら運用していくのがポイントです。

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