いわゆる「管理本部」「バックオフィス」は、業務内容によって細分化されていることがあります。
総務・経理・労務などは全て「管理本部」「バックオフィス」に含まれますが、それぞれ異なる役割があるのです。
今回は、それぞれの役割や仕事内容の違いを解説します。
最後に総務の仕事を円滑に進めるポイントも紹介しますので、参考にしてみてください。
経理・労務・総務の違いとは？
バックオフィスと呼ばれる「経理・労務・総務」は会社にとって必要不可欠です。営業やマーケティング・企画が攻めの花形部門と呼ばれることも多いですが、総務や労務、経理は会社を支える縁の下の力持ちです。
人事部門や総務部門といった部署が、経理・労務・総務の業務を統轄していることも多いです。
そのため業務内容を混在して認識しているケースや、小さい組織では一つの部署がすべてを担っているケースも少なくありません。そこで、本記事では経理・労務・総務の違いについて詳しく解説していきます。正しい知識を身に付けましょう。
総務とは
総務とは、会社全体を見渡し、組織が円滑に機能するよう、幅広いサポートをする仕事です。
総務の主な業務は、次のようなものです。
・機器・備品類の管理
・施設管理
・電話・メール・来客の対応
・文書作成、ファイリング、管理
・社内行事の企画・運営、社内報などの作成
・ＩＣＴ環境の整備
・福利厚生業務
・経営上層部の補佐
・株主総会・取締役会の企画・運営
・会社外部、周辺地域との調整 など
総務部は、会社全体の従業員が能率よく働き、組織がスムーズに機能するよう、多種類の仕事をしています。
細々としたルーティンワークから経営会議の運営まで業務範囲が幅広いため、臨機応変な対応が求められます。
現場からの声をダイレクトにヒアリングして組織運営に活かす立場でありながら経営層との距離感も近く、会社の適切な運営に貢献するのが特徴です。
関連記事：総務のお仕事、実際はどんなことをするの？必要スキルややりがいまで徹底解説
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経理とは
経理とは、会社経営において重要な利益・資産の管理を行う職種です。
会社によっては経理と会計と財務とを分けている場合もありますが、中小企業・零細企業の場合は経理部が全て行います。
主な仕事内容は、以下の通りです。
- 現金出納帳の管理
- 経費精算
- 伝票記帳・整理
- 売掛金や買掛金の管理
- 従業員の給与支払い
- 月次決算書の作成
- 予算票の管理・作成
- 住民税・源泉所得税・社会保険料の豊富
- 請求書発行
- 税務申告
経理部は、会計記帳、各種帳簿作成、経費精算、支払いの管理など、会社経営に伴うお金の動き全般を扱う仕事をしています。
給与支払報告書や法定調書など公的機関への提出書類作成を担うことも多く、ミス・抜け・漏れがないことが大前提となります。
経理業務だけでなく、会計業務・税務業務を行うこともあるため、企業が扱う「お金」に関する幅広い専門知識が求められます。
経理とは、会社の経営状態を記録し、管理する仕事です。
大企業では、経理と財務を別部署にしている会社もありますが、中小企業では、経理部が全ての業務を行うところも多い様子です。
経理の主な業務は次のとおりです。
・現金出納帳の管理、経費の精算
・売掛金や買掛金の管理、請求書発行
・会計記帳
・従業員の給与支払い
・月次決算書の作成
・予算表の管理・作成
・住民税・源泉所得税・社会保険料などの管理
・税務申告
・各種税金の納付
人事とは
人事とは、自社人材という経営資源を最大限活用できる方法を探る職種です。
入社・退社など社員の入口と出口を管理する部署だと理解されがちですが、在籍中の人員配置・人材育成・マネジメントなども行います。
主な仕事内容は、以下の通りです。
- 人材採用
- 人材育成・社員教育
- 人事評価・査定
- 労務管理
- 人事制度企画の立案・企画
- 退職率低下への取り組み
- 社員のモチベーションコントロール
- 人員配置最適化
- 組織配置の企画・変更案作成
- 人事予算の立案
自社が求めるペルソナに合った人材雇用ができるよう、効率的な母集団形成実現への手法を探ります。
また、採用後の人材の教育・マネジメント・モチベーションコントロールやタレントマネジメントシステムの活用などを行い、社員ひとりひとりがより高いパフォーマンスを発揮できるよう配慮するのも仕事です。
総務部の役割とは～「経理」「人事」「総務」の区分～
「経理」「人事」「総務」といったバックオフィスの仕事は、会社によって区分の仕方が異なります。
中小企業では、人事部を置かず、人事業務を総務部が行うケースも少なくありません。また「管理部」「総務経理部」といった名称の部署が、全てのバックオフィス業務を担当する会社もあります。
バックオフィス業務は、区分の仕方が厳密に法定されている訳ではないため、各会社が自由に業務を区分し、部署を設定しています。
しかしそれでも、「会計入力は経理部」「株主総会の準備は総務部」「社会保険手続きは人事部」というように、ある程度は定型的な分類をすることができます。
経理部の役割とは
経理部の役割は、会社経営に伴うお金の流れを記録し、経営層が経営状況を把握できるようにすることです。
経理部では、お金の動きを帳簿に記録し、集計し、管理します。請求書等の書類を発行し、売掛金や買掛金を管理し、各種の税金、社会保険料、従業員給与などの支払いも行います。
また、請求書などの帳票や総勘定元帳などの帳簿類を適切に保管することも、経理部の仕事です。そして、会計年度が終わると決算を行い、一連の財務諸表を作成します。
このように、会社のお金を管理する業務全般を、経理部が担っています。
さて、経理の仕事には、毎日発生するもの、月次で発生するもの、そして１年に一度発生するものがあります。順に説明します。
日次業務
会社が保有する現金預金、売掛金・買掛金などの額は、毎日変動します。経理部では、このお金の動きを全て帳簿に記録し、残高の確認を行います。
請求書、領収書、納品書等の書類の発行、各種帳票の整理と保存、交通費など経費の支払い、小口現金の管理といった仕事もあります。
日次で発生する業務をいくつか挙げます。
・帳票の整理、会計帳簿への記録
・現金出納帳への記録、現金残高の確認
・小口現金の管理
・各種伝票、契約書、納品書などの発行及び管理
・経費の精算
月次業務
１か月ごとに発生する業務もあります。
請求書・領収書の発行、売掛金・未収金の領収、外注費や従業員給与の支払い、給与から控除した源泉所得税や住民税、社会保険料等の管理、従業員の経費清算などが、毎月の業務です。
また各月終了後には、月次の決算を行います。各科目の残高を確認し、試算表、損益計算書、貸借対照表等を作成します。そして、その月の会社の経営状況を確認し、経営上層部に報告します。
主な月次業務は、次のとおりです。
・売掛金、買掛金、未収金、未払金などの請求、領収、支払い、管理
・源泉徴収税、住民税、社会保険料の管理
・従業員の立替経費の精算
・月次の試算表、損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー表などの作成
年次業務
年次の業務で最も重要なものは、決算業務です。会社の会計年度末から２か月以内に決算書類を作成し、管轄の税務署に提出し、納税を行います。
また１年に一度の業務としては、年末調整業務もあります。法人税にかかわる決算業務は、会計年度の設定により会社ごとに時期が異なりますが、個人の所得税や住民税にかかわる年末調整は、全国どの会社も同じ時期に行います。
尚、年末調整業務は、給与計算業務と連動しているため、人事部が担当する会社もあります。
年次業務をいくつか挙げます。
・決算整理、財務諸表の作成、法人税申告・納付
・年末調整、源泉徴収票の発行、給与支払報告書の提出、法定調書の提出
・労働保険料の納付（年３回で分納する場合もあります）
・各種税金の納付（月単位、半年単位のものもあります）
総務部が担うべき役割とは
会社には、営業部、製造部、企画部、経理部など様々な部署があり、担当の仕事に専念しています。
しかしどの部署にも属さない、会社全体にかかわる仕事もあります。その総合的な仕事を受け持つ部署が、総務部です。
それでは総務部の具体的な役割を、いくつか挙げます。
従業員の就業環境の維持管理
総務部の役割のひとつは、従業員が働くオフィスをいつも快適に保つことです。
文房具や各種用紙、トナーなどの消耗品は、常に在庫を確認し、不足が生じた時は発注をします。
コピー機、ＦＡＸ、ＰＣなど機器類の管理も行います。軽微な不具合であれば自ら調整し、故障している場合は業者へ修理依頼をします。
また、従業員の安全衛生管理も、総務部の役割です。オフィスの気温や湿度、照明器具の明るさ、空調の調整など、従業員の就業に適した環境を整えます。オフィス家具や社内設備に故障や不具合がある時は修理を依頼し、消火設備の点検、避難訓練の管理等も行います。
その他、文書作成、ファイリング等も業務もあります。個人情報や機密情報に関するもの、法定保存期間が定められているものは、法令や会社規則に従い、特に慎重に扱う必要があります。
経営層のサポート
総務部は、従業員だけでなく、経営上層部の補佐も行います。
その重要な業務の一つに、株主総会や取締役会のサポートがあります。
場所や日時のセッティング、招集文書の作成と発送、会議で配布する資料の手配、当日の受付や進行の補助など、責任の重い仕事をこなします。
また会議終了後には、株主総会議事録、取締役会議事録等も作成します。
社外や周辺地域との対応
会社外部との対応も、総務部が最初の窓口となります。
電話の応対は各部署の従業員が直接行うこともありますが、通常は総務部が電話の窓口となります。総合受付電話・メールが、総務部に設置されている会社と思われます。
その他、来訪者の対応、社外との連絡、苦情受付などの業務もあります。
更に総務部は、周辺地域の窓口の役割も果たします。
工場や製作所がある会社などは特に、周辺地域の住民に気を配る必要があります。また災害時には近隣との連携が不可欠であるため、普段から良い関係を築いておくことが重要です。
社内行事、全体会議の管理運営
総務部は、入社式、社員旅行、忘新年会などの企画管理も行います。
予算の調整、場所やスケジュールの調整、参加者の管理、イベント当日の補佐や進行役まで、煩雑な業務をこなします。
また社内の全体会議のセッティング、社内報の作成等も、総務部の業務です。
現場と経営層との橋渡し
総務は、従業員から細々とした相談や依頼を受けるとともに、経営層とも話をする機会が多く、更に関連他社や外部業者、周辺地域との連絡窓口でもある、特殊な位置にいます。
ですから、各部署の従業員の声を経営層に届け、経営層の考えを従業員に的確に伝えて、両者の橋渡しをするという役目を担っています。
また、社外の個人・法人や周辺地域の声を経営層に報告し、適切な対応をするための補佐役も務めます。
このように総務部には、社内全体を効率良く機能させるとともに、会社と外部との関係も円滑に保つという、常に全体を見通し、調整する役割があります。
人事関連の仕事をするケースも
中小企業では人事部という部署を設けず、人事関連の業務を総務部が担当する会社も少なくありません。
その場合、入退社の書類作成、社会保険の手続き、就業規則類の作成や変更、給与計算、健康診断の管理といった仕事も、総務部が担当します。
総務に求められるもの
このように、会社全体にかかわる多種類の業務を迅速に遂行しなければならないため、総務担当者には、臨機応変に対応する能力、組織全体を総合的に把握する能力が必要とされます。また現場の従業員や経営層が何でも相談できるような、窓口役としての適性も求められます。
会社内をまとめ、効率良く機能させるために、組織全体を見渡し、全体をサポートしていく。総務部は、その重要な役割を担っています。
総務の仕事を円滑に進めるためのポイント
ここでは、特に総務に焦点を当てて解説します。
仕事を円滑に進めるためのポイントやコツを紹介しますので、今の業務と照らし合わせながら改善点を探っていきましょう。
現場とのコミュニケーションを密に行う
総務は、経営層とも現場ともコミュニケーションの機会が多い部署です。
本社ビル内や管理本部フロアに部署があるなど、どうしても物理的に距離感の近い経営層寄りの思考回路になってしまうことも少なくありません。
しかし、経営や組織運営の視点で考えすぎてしまうと現場との距離感が開いてしまうリスクが生じます。
結果として、
「総務はいつも会社のことばかり考えていて、社員のことを振り返ってくれない」
「一方的や通知や告知ばかりする部署で、口うるさい」
と思われてしまうこともあるでしょう。
それが積み重なることで総務が現場とのコミュニケーションを無意識のうちに忌避するなど、現場と本部間の溝が深い、ギスギスした社風になることも考えられます。
そのため、総務側から積極的に現場とのコミュニケーションを行い、現場からの声や現状を正しくヒアリングするよう意識することが重要です。
現場から何を期待されているのか正確に把握し、それに貢献できるよう施策を打ち出していきましょう。
特定社員からのヒアリングに偏らない
現場からのヒアリングを重ねるなかで、特定の部署・社員からのヒアリングに偏ってしまうことがあります。
業務上での関わりが多い経理部・労務部・人事部からのヒアリングが多くなったり、特定の役職・地域・部署・年代・性別に偏って意見交換をしていたりすると、自ずと組織戦略の方向性もズレてしまいます。
無意識のうちに特定の社員を優遇することのないよう、公平かつ公正な組織運営を目指しましょう。
スケジュールやタスクの管理は厳重に
総務は、複数の業務を同時並行で行うマルチタスクが多くなりがちな部署です。
時には緊急案件やトラブルが発生することもあり、スケジュールには常に余裕を持っておくのがおすすめです。
最終的な期限やタスクの量から逆算し、どの仕事にいつ取り組み、いつまでにどう終わらせるか逆算して動くようにしましょう。
「今日の午前中にここまで終わらせる」
「今月中にこのタスクを完了できるよう部署内で情報共有する」
など、具体的な期限管理をするのがポイントです。
優先順位を常に判断し続ける癖をつける
緊急案件が多い部署だからこそ、優先順位を判断できるようスキルアップしておきましょう。
マニュアルやルールに沿った判断をすることはもちろん、時には臨機応変な対応をすることも大切です。
特に、社員や社員家族に事故・病気が発生したとき、地震・火事・事件などで被害が出たとき、トラブル発生によるマスコミ・警察対応が必要なときなど、何よりも優先すべきトラブル対応が存在することを知っておきましょう。
労働基準監督署からの監査申し入れ、労働組合やユニオンからの相談・交渉なども最優先事項です。
緊急案件が立て続いても慌てず冷静かつ確実な対応ができるよう、シミュレーションしておきましょう。
業務ごとの共通点を理解する
総務業務は多岐に渡るため、仕事内容を理解し、慣れるためには相当の時間がかかります。
しかし、一見バラバラに見える業務にも共通点があります。
そのため、仕事の大枠を掴むことが肝心だと理解しておきましょう。
例えば、仕事が発生するスケジュールや頻度を把握することが挙げられます。
毎日必要なルーティンワークもあれば、1年に1～2回しか発生しない業務も存在するため、慣れを重視するのであれば頻度の高いルーティンワークを優先して学びましょう。
また、どの業務に大体どれくらいの時間がかかるかを把握するのも効率化の第一歩となります。
「この業務は1日足らずで終わる」
「こちらの業務は他部署からの情報待ちが多くなるので時間がかかる」
など、およそのスケジュール感が分かれば期限から逆算しやすくなるでしょう。
共通点や大枠を理解し、いい意味で「どうすれば楽にできそうか」を考えていくのが近道です。
関連記事：企業における総務部の役割とは？総務部の具体的な仕事内容と理想像を解説
それぞれの違いを明確に理解しよう
「管理本部」や「バックオフィス」で働くにあたり、それぞれの部署・課の役割を明確に理解することが重要です。
なんとなくの住み分けではなく、部署設置の目的を鑑みて適切に仕事を分担することで、より高いパフォーマンスが発揮できるようになるでしょう。
ただし、業務内容や緊急度合いによっては、部署の枠を超えて協力するシーンもあるでしょう。
仕事の押し付け合いにならないようお互い協力的なスタンスを築き、部署コミュニケーションを円滑にできれば、業務効率も改善していきそうです。