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総務・経理・労務の違いとは?それぞれを役割と仕事内容を詳しく解説!

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総務・経理・労務の違いとは?それぞれを役割と仕事内容を詳しく解説!

いわゆる「管理本部」「バックオフィス」は、業務内容によって細分化されていることがあります。

総務・経理・労務などは全て「管理本部」「バックオフィス」に含まれますが、それぞれ異なる役割があるのです。

 

今回は、それぞれの役割や仕事内容の違いを開設します。

 

最後に総務の仕事を円滑に進めるポイントも紹介しますので、参考にしてみてください。

総務とは

総務とは、会社全体を見渡し、組織運営の最適化を図る職種です。

 

主な仕事内容は、以下の通りです。

 

  1. 機器・備品管理
  2. 施設管理
  3. 文書管理
  4. 株主総会・取締役会の企画・運営
  5. 社内行事の企画・運営
  6. 電話・メール・来客対応
  7. 福利厚生業務
  8. ファイリング
  9. 書類作成・処理
  10. 対外対応

 

など、多岐に渡る業務を同時進行で行います。

細々としたルーティンワークから経営会議の運営まで業務範囲が幅広いため、臨機応変な対応が求められます。

 

現場からの声をダイレクトにヒアリングして組織運営に活かす立場でありながら経営層との距離感も近く、会社の適切な運営に貢献するのが特徴です。

経理とは

経理とは、会社経営において重要な利益・資産の管理を行う職種です。

会社によっては経理と会計と財務とを分けている場合もありますが、中小企業・零細企業の場合は経理部が全て行います。

 

主な仕事内容は、以下の通りです。

 

  1. 現金出納帳の管理
  2. 経費精算
  3. 伝票記帳・整理
  4. 売掛金や買掛金の管理
  5. 従業員の給与支払い
  6. 月次決算書の作成
  7. 予算票の管理・作成
  8. 住民税・源泉所得税・社会保険料の豊富
  9. 請求書発行
  10. 税務申告

 

給与支払報告書や法定調書など公的機関への提出書類作成を担うことも多く、ミス・抜け・漏れがないことが大前提となります。

 

経理業務だけでなく、会計業務・税務業務を行うこともあるため、企業が扱う「お金」に関する幅広い専門知識が求められます。

人事とは

人事とは、自社人材という経営資源を最大限活用できる方法を探る職種です。

入社・退社など社員の入口と出口を管理する部署だと理解されがちですが、在籍中の人員配置・人材育成・マネジメントなども行います。

 

主な仕事内容は、以下の通りです。

 

  1. 人材採用
  2. 人材育成・社員教育
  3. 人事評価・査定
  4. 労務管理
  5. 人事制度企画の立案・企画
  6. 退職率低下への取り組み
  7. 社員のモチベーションコントロール
  8. 人員配置最適化
  9. 組織配置の企画・変更案作成
  10. 人事予算の立案

 

自社が求めるペルソナに合った人材雇用ができるよう、効率的な母集団形成実現への手法を探ります。

 

また、採用後の人材の教育・マネジメント・モチベーションコントロールやタレントマネジメントシステムの活用などを行い、社員ひとりひとりがより高いパフォーマンスを発揮できるよう配慮するのも仕事です。

総務の仕事を円滑に進めるためのポイント

ここでは、特に総務に焦点を当てて解説します。

仕事を円滑に進めるためのポイントやコツを紹介しますので、今の業務と照らし合わせながら改善点を探っていきましょう。

現場とのコミュニケーションを密に行う

総務は、経営層とも現場ともコミュニケーションの機会が多い部署です。

 

本社ビル内や管理本部フロアに部署があるなど、どうしても物理的に距離感の近い経営層寄りの思考回路になってしまうことも少なくありません。

しかし、経営や組織運営の視点で考えすぎてしまうと現場との距離感が開いてしまうリスクが生じます。

 

結果として、

 

「総務はいつも会社のことばかり考えていて、社員のことを振り返ってくれない」

「一方的や通知や告知ばかりする部署で、口うるさい」

 

と思われてしまうこともあるでしょう。

 

それが積み重なることで総務が現場とのコミュニケーションを無意識のうちに忌避するなど、現場と本部間の溝が深い、ギスギスした社風になることも考えられます。

 

そのため、総務側から積極的に現場とのコミュニケーションを行い、現場からの声や現状を正しくヒアリングするよう意識することが重要です。

現場から何を期待されているのか正確に把握し、それに貢献できるよう施策を打ち出していきましょう。

特定社員からのヒアリングに偏らない

現場からのヒアリングを重ねるなかで、特定の部署・社員からのヒアリングに偏ってしまうことがあります。

 

業務上での関わりが多い経理部・労務部・人事部からのヒアリングが多くなったり、特定の役職・地域・部署・年代・性別に偏って意見交換をしていたりすると、自ずと組織戦略の方向性もズレてしまいます。

 

無意識のうちに特定の社員を優遇することのないよう、公平かつ公正な組織運営を目指しましょう。

スケジュールやタスクの管理は厳重に

総務は、複数の業務を同時並行で行うマルチタスクが多くなりがちな部署です。

時には緊急案件やトラブルが発生することもあり、スケジュールには常に余裕を持っておくのがおすすめです。

 

最終的な期限やタスクの量から逆算し、どの仕事にいつ取り組み、いつまでにどう終わらせるか逆算して動くようにしましょう。

 

「今日の午前中にここまで終わらせる」

「今月中にこのタスクを完了できるよう部署内で情報共有する」

など、具体的な期限管理をするのがポイントです。

優先順位を常に判断し続ける癖をつける

緊急案件が多い部署だからこそ、優先順位を判断できるようスキルアップしておきましょう。

マニュアルやルールに沿った判断をすることはもちろん、時には臨機応変な対応をすることも大切です。

 

特に、社員や社員家族に事故・病気が発生したとき、地震・火事・事件などで被害が出たとき、トラブル発生によるマスコミ・警察対応が必要なときなど、何よりも優先すべきトラブル対応が存在することを知っておきましょう。

労働基準監督署からの監査申し入れ、労働組合やユニオンからの相談・交渉なども最優先事項です。

 

緊急案件が立て続いても慌てず冷静かつ確実な対応ができるよう、シミュレーションしておきましょう。

業務ごとの共通点を理解する

総務業務は多岐に渡るため、仕事内容を理解し、慣れるためには相当の時間がかかります。

 

しかし、一見バラバラに見える業務にも共通点があります。

そのため、仕事の大枠を掴むことが肝心だと理解しておきましょう。

 

例えば、仕事が発生するスケジュールや頻度を把握することが挙げられます。

毎日必要なルーティンワークもあれば、1年に1~2回しか発生しない業務も存在するため、慣れを重視するのであれば頻度の高いルーティンワークを優先して学びましょう。

 

また、どの業務に大体どれくらいの時間がかかるかを把握するのも効率化の第一歩となります。

「この業務は1日足らずで終わる」

「こちらの業務は他部署からの情報待ちが多くなるので時間がかかる」

など、およそのスケジュール感が分かれば期限から逆算しやすくなるでしょう。

 

共通点や大枠を理解し、いい意味で「どうすれば楽にできそうか」を考えていくのが近道です。

それぞれの違いを明確に理解しよう

「管理本部」や「バックオフィス」で働くにあたり、それぞれの部署・課の役割を明確に理解することが重要です。

なんとなくの住み分けではなく、部署設置の目的を鑑みて適切に仕事を分担することで、より高いパフォーマンスが発揮できるようになるでしょう。

 

ただし、業務内容や緊急度合いによっては、部署の枠を超えて協力するシーンもあるでしょう。

 

仕事の押し付け合いにならないようお互い協力的なスタンスを築き、部署コミュニケーションを円滑にできれば、業務効率も改善していきそうです。

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