会社の総務部といえば、会社員が円滑に業務を遂行できるよう様々な部署をサポートする「縁の下の力持ち」という、イメージをお持ちの方はどれほど多くいらっしゃるでしょうか。
周知のとおり、従来は上記のようなサポート的、言い換えれば受動的な業務のみを総務部は行ってきました。
しかし、近年では総務部がサポート的な業務をこなすだけでなく、会社全体の課題に対して戦略的に解決するよう先導していくという「攻め」の業務を、行うことが求められるようになってきているのです。
この「攻め」の業務を行う総務は「戦略総務」と称されており、これには、働き方改革の導入やコロナウィルス感染対策による業務効率化が影響しています。
このような環境変化の中で会社の業務効率化を図るために、積極的かつ能動的な業務が必要であり、その役割を総務が担う必要が生じてきました。
しかし、総務が上記のような役割を遂行しようとした際には、人員の不足という大きな課題が発生します。
では、この人員不足を解決する方法はあるのか、また、総務部の役割とその代わりとなるシステムにはどのようなものがあるのかなど、詳しく調査していきたいと思います。
日本の総務業務の現状、課題とは
総務では、多岐にわたる業務を担っているのは、皆さんご存知のことと思います。
その業務内容には、資産管理業務やファシリティマネジメント業務、情報漏洩対策などのリスクマネジメント、そして株主総会などの行事を取り仕切るイベント業務などがあげられます。
そんな多大な業務を請け負う総務部ですが、「内部事情は？」と言いますと、かなり少ない人数での業務の遂行が余儀なくされているという現況があります。
総務として扱う仕事量が多いことから、担当者一人ひとりに「その人にしかできない仕事」が生じてしまうのが日本における総務業務の現状であり、課題となっております。
上記のように、仕事が属人化すると周囲からのサポートが難しくなり、その結果、長時間労働を余儀なくされてしまします。
そして、人員を増加させるにも、業務が属人化しているとそれなりのスキルが必要となるため、新規採用はなかなか難しく他部署からの異動も期待できません。
このように、人手不足の深刻化が現在の課題となっています。
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総務の本来の3つの業務
3つの業務紹介
総務における主な業務には、
- 企業価値の向上
- 生産性の向上
- 間接経費の適正化
の3つが挙げられます。
総務の役割の変化
一般的な総務部の業務は、前述しました３つの業務でざっくり言いますと、会社側の方針や意図を社員に伝えつつ、社員が気持ちよく働けるような環境作りを行うことです。
具体的には、社内イベントの周知活動、消耗品や備品の受発注、株主総会に関する配布資料の作成・準備、社内報や社外向け文書の作成などの業務を行います。
このように幅広く業務を行うため、社内では「なんでも屋」といったようなイメージがあり、評価されにくい部署とされることが多くあるようです。
また、このような従来の総務には評価されにくいがゆえにモチベーションが低く、改革といったことに消極的な従業員も多くいたようです。
しかし、現在では各部署と横断的にコミュニケーションをとりながら関わり、社内の各種サポートをしている総務が社内全体の労働生産性を高め、企業自体を戦略的に改善していく業務を遂行することが求められるようになりました。
総務がこのような役割を果たすことが「戦略総務」と称されるものになります。
これは、働き改革やコロナウイルス感染対策などによる労働環境の変化に対応して、快適な職場環境を整えたり業務の効率化を図ったり、従業員のモチベーションを高く保ったりすることで労働生産性を高めるために編み出された業務形態なのです。
具体的には、総務が会社の課題を的確に分析し、業務の効率化や社内の環境改善について「能動的」に提案します。
総務部は「なんでも屋」と言うこともあり、もともと経営陣や他部署と関わる機会が多くあるので、会社を改革するためのキーマンとなりうる可能性も秘めているのです。
このように、総務部の業務は受動的なものから能動的なものへと変化してきているのです。
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戦略総務とは
企業が抱えている課題を解決するために、各種業務の効率化や社内の環境改善を「能動的」に提案し、企業の成長を先導して継続的に支援していく総務の業務形態を指します。
「働き方改革」という言葉が社会に浸透している昨今では、企業の体質を積極的に改善し、時代の流れに適応させることが重要であり、総務はそのような企業の改善のために重要な役割を担っていると言えます。
現代では、営業部門をはじめとする直接的な利益をもたらす部門だけでなく、間接的に会社に利益にをもたらす総務部門も、企業の発展に不可欠な部門として再評価する企業が増加しています。
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業務分析で整理する、総務部門が担う役割
総務部門が担っている多岐にわたる業務の分析を行うことで、実際に戦略的な業務に注力するにはどのような方法が良いのかを考えていきましょう。
まず、一般的な企業における総務部門は以下のような業務を担っています。
社内環境の整備・改善
一口に「総務部の仕事」というと、思い浮かぶのがこちらではないでしょうか。
社内環境の整備は、社員が長く働きやすい職場環境をつくる基盤となります。
そのため、会社側は小さなことから大きな課題にいたる様々な分野まで、労働環境や人間関係、お金や雇用関係などのあらゆる面から改善策や工夫を取り入れることが重要になります。
具体的には、備品の購入やオフィス環境の改善、福利厚生制度の運用、社内の安全・衛生管理、従業員の健康管理といった社内の環境を整える業務があります。
こちらは、直接的な利益こそもたらしませんが、円滑な組織運営に不可欠な役割となっています。
社内重要書類・印章の管理
多くの企業では、各種契約書や社判、社印などの重要書類や印章の管理も総務部が担います。
企業間の取引や官公庁へ提出する重要書類には、会社において、印章を使うシーンが多々あります。
たいていの会社では、社印や代表者印（丸印）、その他にも銀行との取引印や役職者印といった、会社で使われる印章は複数用意されています。
こういった印章の管理を総務部が行いますが、取引に使われる印章は会社の権利関係を明確にする重要なものなので、ルール化する必要があり、大変重要な役割になっています。
印章の取り扱いがずさんであると、悪用などによって会社に重大な損失を与えることも起こり得ますので、その管理には十分な配慮が必要となります。
さらに、コンプライアンスが強く求められる現在では、企業の信用を守る意味でも重要な業務と言えます。
組織運営を揺るがすような法令違反や情報漏洩を、未然に防ぐための業務でもあります。
経営戦略・意思決定の補佐
経営陣は、日々大小の差はあれど、さまざまな意思決定を行なっています。
総務部はその意思決定のために、必要な情報の提供や調査・分析をも行っているのです。
具体例としましては、会社であるプロジェクトを実行するかどうかの最終判断を経営陣が決定する際、業界や競合他社の動向、社会情勢、経済の動きなどといった判断に必要な情報を総務部が経営陣に提供します。
社内外のコミュニケーションを円滑に進める調整業務
総務部の役割として最も重要なものに、社内外のコミュニケーションを円滑に進めるための調整業務があります。
具体的には、社内でいうと業務内容の違いから、他部署間では壁を作りがちです。
その際に、部署間の関係を円滑にする「社内調整役」としての役割も総務部が担います。
また、広報や受付、来客対応などの折衝業務も行ないます。
総務が抱える課題を解決する「BPO」と導入フロー
前述しましたように、総務部は現在、深刻な人手不足という課題を抱えています。
こうした問題を解消する手法のひとつに「BPO（Business Process Outsourcing：ビジネスプロセスアウトソーシング）」と呼ばれるものがあります。
これは、企業のサポート業務や運用ノウハウの発揮が困難な属人化した業務などを、外部の業者に委託する仕組みになります。
BPOを導入することは、余計な人件費などのコストを削減できるというメリットがあります。
BPOとは
外部の専門業者に自社業務の一部を委託する方法を指します。
労働環境の変化から、BPOの導入を検討する会社が増えてきています。
しかし、いざ導入するとなると、何から手をつけたらいいのか分からないという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
実際に、BPOを導入するに当たってどのようなプロセスが必要となるのかについて、解説していきたいと思います。
BPOの導入フローには、「分析」「設計」「構築」「運用」の4つのステップがあります。
そちらを、一つずつ詳しく見ていくとしましょう。
ステップ1 ：分析
BPOを活用するためには、まず属人化・複雑化した総務の仕事を徹底的に分析する必要があります。
まず大まかに、定型的な「ノンコア業務」と、本来やるべき「コア業務（＝キー業務）」に切り分けます。
具体的には、縦軸に業務の再現性を横軸に難易度を置き、業務を4つのエリアに分解していきます。
| 難易度 | |||
| 再現性 | 低い | 高い | |
| 高い | 標準化エリア | 体系化知識エリア | |
| 低い | バラエティ処理エリア | 非標準化エリア | |
- 再現性「高」×難易度「低」＝「標準化エリア」
- 再現性「低」×難易度「低」＝「バラエティ処理エリア」
- 再現性「高」×難易度「高」＝「体系化知識エリア」
- 再現性「低」×難易度「高」＝「非標準化エリア」
上記の「非標準化エリア」が、未来の総務の働き方につながる「戦略総務」の領域になります。
この領域には、給与管理、社会保険管理、年末調整、勤怠管理、福利厚生管理、退職者支援、採用管理などが分類されます。
このように、第１ステップで業務を可視化することにより、BPOを活用しやすくなります。
ステップ2： 設計
つぎに、新たな業務フローの設計に取りかかります。
具体的に、どの業務でBPOを活用するかを決めて、開始に向けた計画の策定を行います。
具体的には、BPO事業者選定のためのRFP（提案依頼書）を作成します。
また、BPO事業者によっては、処理件数や1件あたりの作業時間など細かいKPI（評価指標）を設定している場合があり、会社側はそれをもとに運用に必要な適正人数、費用を算出し提案書や見積もりを提出する必要があります。
ステップ3 ：構築
BPO受託会社が、設計に至る段階でヒアリングし、作成した運用マニュアルや作業手順をもとに業務を構築していきます。
その際に、運用に必要なネットワークやPCなどのインフラの設備、人材の確保といった準備も同時に進めていきます。
ステップ4 ：運用
上記のステップを踏んでBPO導入の準備が整ったら、いよいよ運用開始となります。
最初から完璧に運用していくことは目指さず、Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）をまわしながら徐々に改善を重ね、安定運用に導いていくことが重要となります。
総務部まとめ
今こそ、総務部に積極的かつ能動的な業務が求められるようになりました。
働き方改革の導入やコロナウィルス感染対策による業務効率化の影響により、総務部は従来のようなサポート的な役割のみにとどまらず、会社を改善するために先導をきるような役割が求められるようになりました。
しかし、総務部の現況は、深刻な人手不足という課題を抱えています。
そこで、昨今注目を浴びているのが、BPOという外部への業務委託サービスの導入です。
BPOを導入することで人員不足が解消され、さらには人権費の削減にも繋がるのです。