最近話題のRPA(Robotic Process Automation)、凄いってことはなんとなく知っているけれど、今やっているこの面倒な作業って、RPAで代替できるの？日々の業務をもっと効率よく行いたい！とRPAについて調べてみるも、導入コストは結構高くつきそう、、、とお悩みの方もいるのでは？
本記事では、無料で使えるRPAフリーソフト(UiPath, RPA Express, IBM Robotic, Robot-Path)を紹介します。

下記記事では実際にRPAで劇的な成果をあげている企業の事例を紹介しています。ぜひこちらをご覧ください。

RPAが適している業務とは？

コンピューターは大量の情報を処理し、定まったルールに従って適切にそれらを解析、運用していきます。これまで事務処理などの単純作業とも言えるものでも人が関わらないといけなかった為に、多くの人員をそれらの膨大な処理に充てなければなりませんでした。そこには多大な時間と労力が必要となります。
しかし単純、膨大な処理を必要とする作業こそ、コンピューターの得意分野なのです。
コンピューターに任せることができれば、人よりはるかに多くの情報を、ミスなく処理することができます。事務処理だけでなく多くの職種に、大量に処理が必要にもかかわらず、単純作業の繰り返しを強いられる場面があるかと思います。
そのような、ある程度規則性があり判断に複雑な情報や感情が必要ないもの、尚且つ、大量の情報を必要とするものが、RPAに適している業務になります。逆に言えば、RPAと同時に話題になっているAIが(将来的に)可能とされている複雑な意思決定を必要とする業務は、現時点ではRPAの範疇とは言えず、人が関わる必要があると言えます。

経費精算・交通費精算のRPA化

RPAの導入によって、経費精算・交通費精算の分野でも業務効率化を進めることができます。しかし、機械の請求書・領収書の読み取り精度は利用するシステムごとに異なり、システムによっては読み取られたデータを確認し修正が必須であるものもあります。したがって、RPA化のメリットを最大化するために、自社に最も適している経費精算・交通費精算システムを慎重に選ぶ必要があります。

本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。各サービスの機能や価格を比較して、最も経理業務を効率化できるシステムを知りたい方は下記からご覧ください。

RPAツールとExcelマクロ、VBAとの2つの違い

ある程度規則性があり、判断に複雑な情報や感情が必要ないものがRPAの得意分野だと先ほど述べましたが、このような特性はこれまでの作業効率化ソフトウェアでも可能でした。
例えば、Excelでは複数の手順を含み何度も実行する必要のある作業を、マクロで手順を記憶させることによって、使用する人の指示で自動的に実行させることのできる機能があります。
さらにVBA(Visual Basic for Applications)というプログラミング言語を使用することにより、手順を記憶させる以外の様々な処理も可能になります。もし今悩んでいる仕事の効率化がこのような簡単で且つ狭い範囲で行われる業務であるならば、こちらを活用すれば事足りるかもしれませんね。
ではRPAはそれらのソフトと、何が違うのでしょうか？

1.自動化作業が容易になる

効率化が必要な業務は、どのような職種においても見受けられることですが、全ての人に一からマクロやVBAを習得させるのは至難の技です。これらは専門的な技能であり、大規模な作業を自動化しようとするとより高度なプログラミング等の知識が必要な為、全員に共有知識として要求するにはあまりにもハードルが高いです。
一方で、RPAは発展が目覚ましい領域である為、専門的な技能や知識を要求せずに、ユーザーにとって使いやすい仕様を各社が競争して提供しています。
今後もより直感的な操作の開発を進めることは確実なので、RPAによってより簡単に自動化が行えるでしょう。

2.自動化の適用範囲が違う

これまでのソフトでは、Excelだけ自動化するなど狭い範囲でしか支持することができませんでした。しかしwebアプリケーションの使用やクラウドのデータ管理などこれまでのようにパソコン内だけで完結する作業は少なく、より横断的な処理が要求されます。RPAならソフト内での解決だけでなく、より複雑で大規模な作業を自動化できるのです。

RPAの導入に、ちょっと待った！注意する点

RPAができることは理解した。じゃあ早速任せてみたい！と思っても、ただ導入しただけではRPAは動作してくれません。自動化させたい業務を明確に指示する必要があります。
つまり、自分たちが日々行なっている業務内容を適切に把握し、分割したのちにRPAに適した作業を割り当てる必要があります。また、各RPAツールによって得意な作業や適応可能な範囲が異なります。その為業務内容の分析と併せてその割り当てたい作業とRPAツールの相性なども判断していく必要があります。

無料ツールRPAのメリット

1.コストがかからない

何といっても一番のメリットは無料であることです。運用の際にコストがかからないことで、気軽にRPAに触れることができるのは嬉しいですね。

2. 簡素に作られている為、使いやすい

複雑なシステム、機能などが搭載されていないために、シンプルに活用できることはRPA初心者には理解を早める手助けとなるかもしれません。後述するように、一長一短ですが…ｚ

無料ツールRPAのデメリット

1.使える機能に制限がある。

ある程度RPAの適切な使用方法を理解してくると、何ができて何ができないか明確にすることができて、あれも自動化したい、これもしたい、、、と考えが膨らむかもしれません。しかし無料ツールは機能に制限があり、本格的に複雑で大量の処理を必要とする際に痒いとことろに手が届かない存在となりそうです。

2.サポート体制が万全でない

無料で受けられるサポートには制限があったり、日本語未対応で質問は英語でする必要があるなど日本で自力で習得するには環境整備が万全でないといえます。

3.日本のコミュニティが少ない

RPA自体が発展途上であるために、日本においては活発に議論したり知識を共有する場所としてのコミュニティが現状では少ないです。サポートも受けられないとなると、緊急時やわからない場面に遭遇した時に、処置に苦労する可能性があります。

無料トライアル版RPAのメリット

1.使用制限なく多くの機能が使える。

無料ツールだと大規模な運営や高度な自動化には機能制限やスペックの問題で向いておらず、本格的に商用利用する際には色々と不都合でした。無料トライアルではその心配をせずに多機能な製品を存分に使うことができそうです。

2.導入や使い方などのサポートが万全

無料ツールを使用の際は自主的にRPAを学習する必要があり、トラブルが発生した時や自動化の方法がわからないといった困難にぶつかった時の心細さがありました。対して無料トライアルでは導入のサポートはもちろんのこと個別のセミナーや相談の機会を設けており、自動化するまでの専門的な知識はほどほどにして個別の業務に安心して取り組める、といったこともできそうです。

無料トライアル版RPAのデメリット

1.使用期限がある

当たり前ですが、製品版の多くの機能がいつまでも無料で使えるはずがなく、試用期間が終わると本格的に利用するのか否かの選択を迫られます。ずっと無料で使いたい！という方は後述する2.のデメリットも考慮すると無料ツールを使うのが良さそうです。

2.導入までの手続きが必要

その企業のRPAツールを今後も利用していくことが前提の無料トライアルなので、導入の際には法人としての契約とミーティングが行われます。そのような過程にある程度時間を割く必要があるので、ダウンロードだけして個人で使ってみたいといった場合には向いていません。

RPAの無料ツールには先述したようなメリット・デメリットが存在します。しかし、有料ツールであっても、従業員の時間やコスト削減によって、料金以上の価値を持つツールもあります。

ただ、いきなり有料のツールを導入するのはハードルが高いですよね。有料のツールの中には、無料で資料請求できるところも多いです。まずは無料で資料請求をして、ツールを比較検討するのがおすすめです。

経理領域において、RPAでは補いきれない部分を人力作業で解決している「TOKIUM経費精算」も無料で簡単に資料請求することが可能です。

業務効率化ツールの比較検討を進めたい方は、下記から資料をご覧ください。

まとめ

RPAで業務を自動化する際は、どの部分を自動化させたいかを洗い出した後に、様々なツールを比較検証する必要があります。しかし導入を考えたくてもいきなりわからないものを選ぶのはリスクがありますね。無料ツールはRPAに触れるハードルを下げてくれる存在といえるでしょう。
しかし機能制限があったり、サポート体制などが万全でないなど本格的に運用していくには懸念点があり、現時点では初心者～小規模事業者向けといえそうです。そういった意味では導入に前向きであるのなら無料トライアルを検討した方が良さそうです。
それぞれの用途や規模を考慮して判断してみてください。