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総務における経費削減の必要性と削減アイデア10選

【この記事でわかること】

  • 経費削減の必要性
  • 経費削減の目的を明確化する重要性
  • 総務でできる経費削減事例10選

経費削減の重要性は理解していても、総務としてのさじ加減が難しいと悩んではいませんか?

実際に、会社でかかるコストを削るのは利益アップにつながるため、総務にとって経費削減は大きな課題です。また、現代はリモートワークやテレワークなどが現代の主流となっており、ITや電子化を最大限活用して大幅にコストを削減できる時代と言えます。

しかし、コストを減らすだけが目的のように考えてしまい、結果的に働きやすい環境作りという視点を落としてしまうケースも多く本末転倒です。

今回は、上記のお悩みを解決し最適に経費削減が実現できるために、総務における経費削減の重要性や捉え方や実際の削減アイデア10選などを紹介します。

本記事を参考にしてコスト削減に成功し、会社の発展や利益などに大きく貢献できる総務を目指しましょう。

総務が認識するべき経費削減の必要性

総務が認識するべき経費削減の必要性として、経費削減が重要と言われる理由、経費削減を目的化しないなどが挙げられます。

上記のポイントを意識すると、会社の業績を上げられるコスト削減ができます。経費削減の重要性を再認識しましょう。

関連記事:オフィスコストを削減する方策5選|縮小や移転は効果的?成功のポイントを解説します

関連記事:理想の総務部のあり方とは?総務部の役割と成功させるためのポイントも解説

経費削減はそんなに重要なのか

経費削減の目的として、「利益の増加」が挙げられます。実際に日々使用している経費を削減すると、損失部分が利益と転じるため重要な位置づけとなります。企業として収益が増加すると、投資や会社の存続に大きく寄与できるため大きなメリットがあると言えるでしょう。

また、経費の削減を見直すと業務の更なる効率化が図れるので、仕事の能率や生産性を大きく向上できるのに繋がります。経費削減には上記のようなメリットが豊富にあります。

ただし経費削減を目的化しない

ただし、経費削減を目的にしないのが重要なポイントです。何を目的にして経費を削減しているのかを明確にするのが大切であり、行動の原点を忘れないようにする必要があります。

また、経費削減ばかりに目が行き過ぎて、かえって全体の生産性を下げるケースもあるのが現状です。

具体的には、ペーパーレス化を取り入れている企業の場合は書類を電子化するので、作業や仕事の能率が上がるという長所がありますが、反面としてセキュリティ面で情報漏洩の危険性が考えられます。

必要な部分の経費削減は率先して行うべきですが、全ての経費を削減するのは会社にとって不利益な場合も多いのが現状です。

関連記事:総務部門の目標設定は難しい?具体例を基に設定方法を解説

総務でできる経費削減事例10選

総務でできる経費削減事例として、人件費や振込手数料など10選に分けて紹介します。

下記の具体的な事例を知りアイデア事例の理解を深める中で、今後取り組めそうな事例をピックアップして最大限活用し、会社のコスト削減に貢献しましょう。

人件費削減アイデア事例

人件費削減アイデア事例として、受付システムの導入やクラウドの活用などが挙げられます。

実際に受付システムを導入すると総務業務が87%カットされ、別の業務を強化できた、社内が気持ち良く働ける環境になったなどの声が上がった事例もあり効果的な方法です。

具体的にはiPodの専用のデバイスを使用して、メールや電話などで来訪者と連絡が可能になります。

クラウドを活用するとサーバーを保守する人員が必要でなくなるため、人件費の大幅な削減が実現できます。管理コストを減らして有意義に社員を配属できるのでおすすめです。

振込手数料削減アイデア事例

振込手数料削減アイデアとして、インターネットバンキングや法人用のクレジットカードを使用するなどが挙げられます。

インターネットバンキングを活用すると、普通の銀行振込より手数料を安く抑えられるというメリットがあります。今まで以上に安価で給与振込や各種送金などができるので、コスト削減につながります。

また、インターネットバンキングの中でも有人店舗を営業していない銀行があり、金利や手数料の面で他の銀行より安いという特徴があり経費削減に繋がりおすすめです。法人用のクレジットカードを使用すると、指定口座からまとめて自動引き落としになるので、事務用品の重なる購入の際の支払いでも振込手数料を削減できます。

他には、法人用のクレジットカードを所持していると付帯サービスも付いており、ホテルやレストランなどの料金も安く抑えられる点も魅力です。

消耗品・事務用品代削減アイデア事例

消耗品・事務用品代削減アイデアとして挙げられるのは、オンラインショップの活用や従業員同士の共有コーナーの設置などです。

オンラインショップはまとめ買いで安くなるストアがあり、会社用に大量に購入するとコスト削減につながります。通常のショップで購入するよりオンラインショップの方が安い場合があるので、各ストアの購入金額を確認してから購入しましょう。

また、従業員同士の共有コーナーを設置すると各文房具の在庫数や在庫の有無、置き場所などが明確になり、的確に在庫を一括管理できるのでおすすめです。それとは別に、不足した事務用品を知らせるための補充カードという箱を用意しておくと、管理の手間が省けて総務の仕事の負担が減ります。

そして、今ある在庫のハサミやペンなどを過剰に保有している状態も解消できるので、経費削減アイデアとして最適です。

光熱費削減アイデア事例

光熱費削減アイデアとして有効なのは、節電や節水などの心掛けです。

具体的には、仕事に取り組んでいない状態の部署で電気を付けっぱしで放置せずに、こまめな節電を意識する場合です。また、蛇口の水が完全に閉められていない場合も、積もり積もって大きな光熱費となります。

そして、会社内でクールビスやウォームビズなどを実践し温度調節に努めるのも効果的です。現代の気候は寒暖差が大きいのが特徴ですが、各個人で体温を調節すると光熱費を安く抑えられるのでおすすめとなります。

他には、照明をLED照明に切り替える、節水型トイレを導入して水道代を安く抑えるなどの対策も有効です。予算に応じて会社として取り組める方法を模索し、実行に移していきましょう。

郵送・配送料削減アイデア事例

郵送や配送料の削減も重要な課題であり、改善が必要となります。具体的には、資料や物品などを送る際にかかる手数料を指します。実際は、交渉次第で割引可能なケースも多いのが現状で、大量に取引を行う場合は利用数が多く割引が適用される場合がありお得です。

郵送や配送料の経費削減を目指している会社は複数の業者から見積もりを依頼し、一番安い取引が可能な方法で荷物のやり取りを行うのが良いでしょう。反対に、高額な送料が必要な配送方法はバイク便で、使用すると割高になるのでおすすめしません。

また、法人契約が可能な宅配業者も存在しているので活用するのも一案です。具体的には、年間で1日1個の荷物を送る場合にかかる費用が、法人契約していると約35000円のコスト削減につながるケースも存在します。郵送や配送料を抑えるために様々な方法がありますが、できるものから実行していきましょう。

電話代削減アイデア事例

電話代を削減するアイデアとして有効な方法として、契約プランの見直しやメールやチャット機能の導入などがおすすめです。

具体的な電話の契約プランの見直し方法は、転送料金がかからないプランに変更するのも一案となります。特に、中小企業や起業したばかりの会社が多く利用している電話転送サービスで、事務所に人が不在の場合でも携帯電話から応答できるサービスです。

問い合わせに対して迅速な対応ができるのがメリットとなります。一部の電話会社は、転送料金が無料なプランを提供しているケースがあるため、様々な電話会社を比較検討してみるのもおすすめです。

また、メールやチャット機能の導入を実施すると、会社外にの出張先で場所問わず文字で応答ができるのが魅力となります。時間や場所を拘束せず自由にコミュニケーションが図れるので、利便性も高いです。

通信費削減アイデア事例

通信費削減アイデア事例として、インターネット通信費の契約プランの見直しがおすすめです。なぜなら、インターネット回線業者が提供するプランの中には、電話やプロバイダ料金をセットで契約するセット割などのプランがある場合があり、経費を削減できるケースも多いからです。

具体的には、同じインターネットの契約でも期間l期限ごとに価格が大きく異なるので、乗り換えを比較検討すると効果的となります。そして、低価格なプロバイダを選択するとコスト削減につながりのでおすすめです。

ただ、注意点として実際に価格のみを基準にしてプロバイダ業者を選ぶと、スピードが遅くトラブル時の対応やフォローが良くない場合があるので注意が必要となります。サービス面に関しても、契約前にしっかりチェックするように意識するのがポイントです。

他には、固定電話の回線数を減らすのも有効な方法となります。会社の方針や規模に応じて必要な回線数が減少するケースが存在し、固定電話の回線数の変更や解約を検討しない企業が意外と多いのが現状です。例えば年に一度でも良いので、決まったタイミングに固定電話の回線数を見直すようにしましょう。

出張費・交通費削減アイデア事例

出張費や交通費削減アイデア事例として、テレワークの導入やマイレージの有効活用、長期割引が適用できる定期を利用するなどの方法があります。

テレワークを導入すると移動費や交通費が必要ないので、大きく経費削減を行うのが可能です。仕事場所も制限がなく、社員の持ち時間を有意義に活かせる方法と言えるでしょう。

また、出張の機会が多く飛行機を利用する社員が多い場合は、マイレージというポイントサービスを活用して貯まったポイントを今後出張で搭乗する飛行機代へと有効活用できるのでおすすめです。

そして、長期割引が適用できる定期を利用するのも一案となります。具体的には、バスや電車などの通勤定期は1ヶ月より3ヶ月や6ヶ月などの長期で購入した方が、かかる費用が安くなるという特徴があります。

また、通勤区間が長い方が長期定期で購入する方が安くなり、コスト削減に繋がるのでおすすめです。一度全社員の交通費を見直すのも良い方法でしょう。

関連記事:テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違いとは?働き方やメリットを知ろう

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関連記事:テレワークにおける労務管理のコツは? 労務管理の課題やガイドラインをご紹介

印刷費削減アイデア事例

印刷費を削減したい場合のアイデア事例として資料の電子化や、印刷を少なくしてプレビュー表示を行うように意識するなどが挙げられます。

電子化すると診察する必要がないため、インク代やコピー用紙にかかるコストを最小限に抑えられるというメリットがありおすすめです。具体的には、タブレットを用いて会議を行うと良いでしょう。

もし、業務に必要な書類を印刷する場合があった際は、白黒カラーの両面印刷で印刷しましょう。また、トナーやインクをまとめて購入すると1本あたりのコストを削減できるので良い方法です。

他には、複数の専用機を一台の複合機にまとめるのも経費削減に大きくつながります。数多くの機器を1つにまとめると、不要な管理コストを下げられるのでおすすめです。各会社にあった方法を用いて、無駄に使われているコスト削減を目指しましょう。

保険料削減アイデア事例

保険料削減アイデア事例として定期的な保険内容の見直しや、新しい人を雇用する際に2ヶ月以内の有期雇用契約を締結するなどが挙げられます。

会社の経営状態も日々変化しているため、保険料を定期的に見直しする必要があります。特に、契約後に何年間も年月が経っている場合は保険料の見直しが必須となるでしょう。また、保険によって補償内容に違いがあり、現在の会社に合っていない場合は改めて新しい保険を探すのも一案です。

保険の切り替えを検討する場合は、複数の保険会社から見積もりをとり、比較検討するのもおすすめします。また、保険料のコストを削減する方法として、新しい人を雇用する際に2ヶ月以内の有期雇用契約を締結するのも有効です。

社会保険料の金額は4月から6月までに働いた給料によって決定するため、昇給の時期を7月以降に先延ばしにする方法をとると社会保険料を賢く抑えられるでしょう。

まとめ

総務が経費削減にとりかかる場合は、目的意識を持つのが重要なポイントとして挙げられます。なぜなら、実際にコストだけを削減しても快適に働ける環境が維持できないため、本末転倒となるので注意が必要です。

上記の目的意識をしっかりと定めてアイデア事例を基にして行動すると、大幅なコスト削減と利益アップを両立できます。

ぜひ、本記事を参考にして会社の利益に大きく貢献しましょう。

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