自社での業務をより効率的に取り組むために業務の見直しなどをすることで、業務効率化を実現しようとする企業が昨今増えています。
しかし、業務効率化には実現するための方法が多く、自社ではどのような取り組みをすれば良いのか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。取り組みが形骸化しないように、自社に適した業務効率化の方法が必要です。
そこで今回は、業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説します。
- 業務効率化についての知識を身に着け社員の意識改革を図りたい
- 業務効率化を実現するためのアイデアが知りたい
- 業務効率化を進める手順が分からず理解も得られるか不安
という担当者の方は今回の記事を読むと、自社で取り入れるべき施策を理解し、自社の業務効率化向上に向けた取り組みができるようになります。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことを指します。
業務効率化が実現すると、時間・ヒト・お金のコストが削減できるので、結果として業務スピードや業績の向上にもつながります。
具体的な方法として、長期的にできる方法にはITツールの導入、短期的に可能な方法としては会議時間の短縮やミスを減らすことなどです。業界や業種により最適な方法は異なりますが、情報共有の問題を改善すれば、業務効率化につながるケースが多いです。
このように、自社に最適な業務効率化の方法を実現し、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくせば、無駄なコストを削減しながら利益向上を図れます。
業務改善との違い
業務改善とは、業務上の問題・課題を解決し、業務フローをより良くさせる方法です。
業務の無駄やムラをなくすのが目的なので、業務効率化と混合しやすい言葉です。しかし、業務改善はあくまでも手段であり、業務効率化はその手段をとったことによる中間目的という点が異なります。
両者ともに最終目的は利益化なのは変わりませんが、そこに至るためのステップが業務効率化であり、それを実現するのが業務改善という関係です。
どのような業務が効率化に向いているか
以下では、効率化に向いている業務について解説します。一般的には業種や内容を問わず、以下に適合するものであれば効率化が実現できるとされています。
繰り返しの業務
まずは、繰り返しの業務を効率化しましょう。
繰り返しの業務は、毎回同じ対応をとれば良く、マニュアルを作成しておけば担当者が変更になってもスムーズに引き継ぎできます。
たとえば「日誌の提出」や「顧客からの問い合わせ対応」のほか「定期」とつくあらゆる業務がこれに該当します。
日々、繰り返される業務をあらかじめ効率化しておけば時間が短縮され、ひとつの業務改善だけでも大きな効果を生み出せるようになります。
工程がシンプルで標準化しやすい業務
担当者によらず同じ結果が得られやすい業務は効率化に適しています。
たとえば「フォームへ記入する業務」や「書類の提出・配布」などルールが明確に決まっている業務です。
これらの業務には、社内でマニュアルを作成・共有し、業務を標準化することが求められます。また、マニュアルがあれば業務が属人化されることもありません。
こうした業務を効率化しておけば、業務の属人化が防げ、担当者の異動などに伴う生産力の低下防止にも役立ちます。
業務効率化のアイデア11選
以下では、業務効率化を実現するためのアイデア11選をご紹介します。すぐに取り組めるものから検討・導入に時間がかかるものまでそれぞれ差があるので、自社に合うものを選択してみましょう。
（1）無駄な業務を削減する
最も簡単にできる業務効率化の施策が、無駄な業務の削減です。
たとえば、普段の業務を見直すと「いらないのではないか」と感じる作業があります。こうした無駄な業務をなくすと、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。
しかし、独断で業務をなくしてしまうと、後から「実は必要な業務だった」となりかねないため、削除するときは必ず事前にチームでの話し合いが必要です。
また、手動である必要がない作業は自動化しましょう。作業を自動化すると、作業時間が短縮できるうえ手作業によるミスも防止できます。
（2）業務を統合・分業する
作業は適宜統合・分業していきましょう。
複数人で同じ作業をしていたり、作業が重なっていたりする場合、その作業を統合してひとつの作業に統一することで効率的に進められるようになります。業務の担当者が減るため、情報共有がスムーズになるからです。
一方、ひとつの作業において内容が多すぎる場合は、分業した方が効率的に進む場合もあります。これは、作業の分断により、それぞれが自分の作業に集中でき、生産性が高まるからです。
このように、統合・分業のどちらにすればより効率的に進められるかを考え、業務を整理することが求められます。
（3）業務担当を変更する
業務の担当を変えるのもひとつの手です。
社員一人ひとりの得意分野と苦手分野を把握し、社員の得意分野を割り振っていけば、作業が滞らずに進むので、業務効率化に繋がります。
また、業務によっては自社人材ではなくアウトソーシングを利用する方法もあります。アウトソーシングとは、業務に必要な人やサービスを契約によって、外部から調達することを指します。
アウトソーシングをすれば人件費が削減できるうえ、専門スキルを持った有能な人材に業務が任せられるので効率的に作業が進みます。
（4）業務マニュアル・テンプレートを作成する
マニュアルやテンプレートを作成すれば、業務時間が短縮できるケースがあります。
業務の手順やチェックリストが記載されたマニュアルは、作業品質の均一化と作業時間の短縮に大きく貢献します。一般的にマニュアルは初心者が読むので、簡単に業務について理解できるように図や表で分かりやすく書く必要があります。
また、毎回同じ形式の文書などを作成している場合は、テンプレートもおすすめです。テンプレートを利用すると項目を入力するだけで文書作成ができるため、これまで文書作成にかけていた作業時間が短縮されます。
（5）業務フローチャートを作成・更新する
業務フローチャートの作成・更新も業務効率化の方法のひとつです。
業務のフローチャートを作っておくと全体の流れが把握可能となり、自分の作業の位置を把握し流れを意識した作業ができるようになります。
なぜなら、自分の業務の進捗がほかの作業に与える影響を確認して動けるので、作業の優先順位がつけやすくなるからです。
また、作成したフローチャートは定期的に見直しをし、無駄な作業がないかを見極めましょう。作業をするうえで気付いた点を適宜報告して改善を繰り返していけば、自然と無駄な作業の削減を減らした効率的な業務ができます。
（6）ナレッジを共有する
ナレッジ共有は、チーム全体のスキル向上に役立ちます。
会社や部署で蓄積されたナレッジを共有できる体制にすると、それぞれの社員がナレッジにアクセス可能となり、結果として業務効率化が期待できるのです。
ナレッジとは「業務に役立つさまざまな知識」であり、ナレッジの共有は業務の属人化を防ぎ、スキルの標準化に役立ちます。
とくに今までナレッジを蓄積していない場合は、ナレッジを文書として残すようにして情報共有を図りましょう。
（7）業務の優先順位を設定する
業務の優先順位を設定するのも業務効率向上に役立ちます。
それぞれの業務の優先順位が明確化されると、優先順位の高い作業に対して多くのリソースを当てられるようになるからです。また、優先順位が明確になることで、必然的になくしても良い作業が見つけやすくなります。
（8）会議時間を短縮する
会議時間は可能な限り短くしましょう。
適切な事前準備をすれば会議の時間は短縮できます。たとえば、「会議の前に資料の読み込みをする」「参加人数を少なくする」といった工夫です。
会議に余計な時間が取られることがなくなれば残業せずとも業務が終わらせられるうえ、結果的に人件費の削減も見込めるので一石二鳥です。
また、配布する資料自体をあらかじめ電子化しておくと、配布の手間や内容確認の手間が省けます。つまり、資料の紛失も防ぎながら、情報へのアクセス性も向上できます。
（9）テレワークを推進する
テレワークを推進することで、業務効率化が進む場合があります。
テレワークとは、オフィス以外で勤務する新しい働き方です。テレワークを推進すれば、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用ができます。
また、オフィス外でも仕事ができるため、育児や介護などが原因で自宅から離れられない環境にある社員も辞めることなく継続して雇用可能です。
今日、新型コロナウイルスの感染拡大防止や働き方改革の影響を受け、昨今取り入れる企業が増えてきています。しかし、導入にはIT環境を整備しなくてはならないので、予算や導入時期などを早めに計画する必要があります。
（10）データベースを活用する
データベースがあれば、業務効率化だけでなく企業戦略の分析にも役立てられます。
企業には顧客情報などさまざまなデータが集積されています。そして、それらの情報をデータベースとして管理・活用すると、「データを探す手間が省ける」「顧客対応がスピーディーになる」といった業務効率化が期待できるのです。
また「別の部署・部門のデータをプロジェクトに生かす」といった使い方もできるため、情報を最大限に活用できるようになります。
（11）ITツールを導入する【おすすめ】
業務効率化に最適な方法は「ITツール」です。
効率化させたい業務にあったツールを導入すれば、問題点を最速で解決できるので業務効率化をより早く実現できます。
しかし、ツールによっては利用できる機能やコストに差があるため「有名なツールだから」「大手企業が運営しているから」といった理由ではなく、自社の業務効率化に必要な機能を過不足なく備えたツールを導入しましょう。
業務効率化の3つのメリット
以下では、業務効率化の実現で得られるメリットについて解説します。全社で業務効率化を進めるためにも、メリットを周知する必要があります。
（1）コストを削減して収益を増やせる
業務効率化によって得られる最大のメリットは、コストの削減と収益拡大です。
日々の業務を効率化すると社員の残業や休日出勤が減らせ、結果として人件費や光熱費をはじめとする「過剰に発生していた経費」の削減にも貢献します。
また、業務にかかっていたコストは減っていく一方で、社員は効率的に業務に取り組めることからも、業務の幅が広がったり注力すべき業務に集中できたりします。そのため、長期的な目線で事業における収益拡大が期待できます。
（2）社員の負担を軽減できる
業務効率化により社員の残業や休日出勤が減ると、社員が抱える負担を軽減できます。
その結果、社員の「モチベーション向上」や「満足度アップ」へとつながり、会社に対する信頼が強くなります。
また、業務効率化によって得た利益を適宜社員に還元していけば、人材の流出防止にも大きな効果があります。
このように、業務効率化と働きやすい環境の整備は親和性が高いので、簡単なところから業務環境の改善を図っていきましょう。
（3）作業効率が上がる
業務効率化をすると一作業にかかる時間が短縮できるので、作業効率を上げられます。
業務効率化には、業務内容の見直しや業務プロセスの変更、ITツール導入といった施策が必要不可欠です。
その結果、以前は時間がかかっていた仕事であってもスムーズに業務を進められるようになり、業務時間を大幅に短縮できます。また、短縮されて空いた時間は、ほかの業務へと回せば生産性向上も見込めます。
業務効率化の進め方
ここでは業務効率化を実現に必要な手順について解説します。以下4つの手順を押さえれば、どの企業でも業務効率化を実現できます。
業務フローの可視化
まずは、効率化したい業務の「現状把握」のため、業務フローを可視化しましょう。
業務フローとは、ある特定の業務同士を矢印で結ぶことで関係性を可視化できる図を指します。業務フローによって、業務を客観的に分析できる状態になったら、以下のポイントについて検討しましょう。
- 対象業務の分析（数値化してムダ・ムラを探す）
- 作業ごとにかかる時間
- 作業遂行の状況
- 問題点の洗い出し
各業務によってアプローチ方法も異なるので、まずは図として視覚的に分かりやすい形にすることは必須です。
業務効率化の方法を選択する
業務フローの可視化の次には、業務効率化の方法を検討すべきです。
まずは業務のなかで、どのプロセスに問題点が多いのかを探し出し、どの作業が効率化できそうか考えましょう。効率化する作業に悩む場合は、作業者によって時間・品質にばらつきがある業務や、やり直しが発生しやすい業務を効率化するのがおすすめです。
次は、効率化したい業務を「どのように効率化するか」を考えます。「ツールを利用する」「業務を分割する」などの手法から、最適なものを検討しましょう。
業務効率化を実施する
業務効率化の方法を決定してから、業務効率化を実施しましょう。
事前の計画なしに闇雲に業務効率化を進めても、何が課題かが分かっていないケースが多いからです。とくに、必要な業務を削るとかえって業務効率が低下してしまう点に注意します。
また、事前に業務効率化の目標や実施計画（期日や手法など）を定めておき、検証・改善に回せるようにしておくことを忘れてはいけません。
検証と改善を繰り返す
最後に、検証と改善を繰り返すことも求められます。
業務効率化は、計画を実施したらそれで終わりではありません。実施した結果をもとに「業務が適切に効率化できているのかの検証」と「実施中に出てきた問題点の改善」が必要です。
ここまでの業務効率化の計画を無駄にしないためにも、事前に立てた目標がどれくらい達成できているのか、業務は実際に改善されたのかをチェックしましょう。
また、検証作業ができれば、次に改善すべきポイントが洗い出されます。新しく出てきた改善ポイントについても同様に、課題の解決を図るのです。
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業務効率化の注意点
以下では、業務効率化で注意すべき5つのポイントを解説します。自社での業務効率化が上手くいかない企業は、以下のポイントに自社が当てはまっていないかを確認して改善を図りましょう。
必要な業務を削っていないか
業務効率化にあたって、必要な業務を削っていないかを注意しましょう。
一見必要ない業務でも重要な役割があったケースは少なくありません。仮に、該当の業務を削ってしまうと、業務効率が下がる可能性があります。
そのため、事前に業務フローをつくり、実務レベルで考えて「本当に不要なのか」を考える必要があります。判断に迷う場合には、現場で働く社員の声を参考にしましょう。
逆にコストや手間が増えていないか
次に、仕事を効率的にしようとして、かえってコストや手間が増えていないかを確認しましょう。
業務効率化を実施したために、逆にコストや作業の手間が増えてしまったという事態に陥れば本末転倒です。したがって、本導入後に社員からのフィードバックを受けるなどして「業務効率化が働きやすさに貢献しているか」の確認が大切になります。
仮に、手間やコストが増えていた「場合は「以前の方法に戻す」または「新しい業務効率化の方法を検討する」のどちらかで対処しましょう。
顧客満足度が低下していないか
業務効率化が実現できても、顧客満足度が低下しては意味がありません。
業務効率化の施策のなかには、アウトソーシングやITツールの導入など、業務委託や自動化によって効率化を実現する方法があります。該当の方法は便利な一方で、そのプロセスのせいでミスが発生し、顧客からのクレームが発生する可能性もあります。
ミスやクレームは顧客満足度を低下させる原因のひとつであり、対応にも多大な時間がかかるため、頻発するようであれば業務効率化の意味がなくなってしまいます。
業務効率化を優先したために顧客を蔑ろにしないように、顧客に寄り添った対応ができるかを見極めましょう。
検証ができているか
せっかく業務効率化をしても、その後の検証がされていなくては意味がありません。
業務効率化をしたという結果だけで終われば、その過程において良かったことや改善すべきことに気付けないからです。闇雲に施策を打っていくのは時間がかかるうえ、得られた経験をほかの業務で活用できません。
このように、業務効率化を目指すプロセスで得られた経験を横展開するためにも、検証と振り返りが必要です。
業務効率化に使えるツール
以下では、業務効率化に役立つツールを10種類ご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社に取り入れるべきツールはどれかを検討しながら確認しましょう。（左右にスクロール可）
業務効率化の進め方やアイデアまとめ
ここまで業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説しました。
業務効率化を最速で実現するのに最適なのは、ITツールの導入です。多くの企業において課題となっている業務上の無駄は、ITツールで大幅に削減できます。