バックオフィスの部署名や役割分担は企業によって異なります。
なかには、多岐に渡る書類仕事や各部署でカバーしきれない業務を担当する「庶務」を設置している企業もあるでしょう。
今回は、庶務の仕事内容を解説します。
似たような部署として捉えられがちな「総務」との違いについても触れますので、役割を明確に把握しておきたい人は是非目を通してみてください。
庶務とは？
庶務は、自社内における一般事務のほぼ全てを請け負う部署です。
事務作業に特化した部署であるためルーティンワークやルールに則った処理に強みがあるのが特徴であり、日時・週次・月次・年次で発生する諸業務を正確に遂行することが目的です。
各部署の事務負担を削減するために設置されていることが多く、現場に配置されたプロフェッショナルの業務パフォーマンス向上に貢献します。
庶務と総務の違いとは？
庶務と総務の違いは、社内改革や社内体制づくりの色合いが強いかどうかで分かれます。
庶務は、基本的にルーティンワークや決められた業務の処理に特化しています。
シーンやタイミングに応じて発生する事務作業を素早くかつ正確に処理することが使命であり、戦略性や改革性はあまり求められません。
一方、総務は自社で働く社員たちの業務パフォーマンスを向上しやすい仕組みそのものを検討することが仕事です。
庶務で行われるような事務作業が発生することもありますがその比率は比較的少なく、社内改革・社内体制づくりがメインだと言えるでしょう。
より戦略性が求められるのが「総務」だと理解しておくのがベストです。
関連記事：企業における総務部の役割とは？総務部の具体的な仕事内容と理想像を解説
庶務の基本的な仕事内容
では実際に、庶務ではどのような仕事を行っているのでしょうか。
いくつか例を挙げて紹介しますので、自社と照らし合わせながらイメージしていきましょう。
関連記事：総務のお仕事、実際はどんなことをするの？必要スキルややりがいまで徹底解説
来客対応
自社を訪れた取引先やクライアントに接し、会議室の案内やお茶出しなどを行います。
相手とのファーストコンタクトを担う業務であり、失礼のないビジネスマナーはもちろん、より好印象を与えられるような立ち振る舞いが期待されます。
社内清掃
オフィススペース・会議室・応接室・給湯室・休憩室・トイレなど、社内施設の清掃を行います。
大きなオフィスビルに入っている企業であれば清掃会社に委託している場合がありますが、小さなオフィスビルや自社ビルの場合、庶務が清掃する割合・頻度が高くなります。
ストレスのないワークスペースを提供するための施策でもあるため、石鹸・アルコール消毒液・ペーパータオルなど備品の常態やプロジェクター・複合機・シュレッダーなどのオフィス機器の不調まで細かくチェックすることが重要です。
書類作成
会議資料・内線表・座席表・社内イベントの案内文など、各種書類の作成を行います。
ある程度決められたテンプレートに従って作成することが多いですが、時には売上管理や現金管理などを求められることもあるでしょう。
Word・Excel・PowerPointなどoffice系ソフトは一通り使える方が重宝されます。
電話対応
代表回線にかかってくる電話や、消費者からの意見・要望電話などへの対応を行います。
お互いの顔が見えないコミュニケーションでありながら「自社の顔」として機能することを求められるため、適切な応対能力が不可欠です。
ときにはトラブルやクレームの電話を受けることもあるため、慌てず対応できるようスキルを磨いていきましょう。
関連記事：総務・経理・労務の違いとは？それぞれを役割と仕事内容を詳しく解説！
庶務に必要なスキル
ここでは、庶務に必要なスキルを紹介します。
下記のようなスキルがあれば庶務で活躍する道が見えてきますので、参考にしてみてください。
高い事務処理スキル
Word・Excel・PowerPointなどのoffice系ソフトに精通していることは必須です。
また、スピード感をもってミスなく事務処理ができる人材は非常に重宝されるでしょう。
「ミスなくできて当たり前」と思われやすい部署であり、ひとつのミスが現場社員や社外取引先からの信頼を失うきっかけになってしまう業務が多いため、丁寧にダブルチェックしながら業務を行うことが重要です。
関連記事：総務に向いている人は？必要なスキルや仕事のやりがい
好印象を与えるコミュニケーションスキル
庶務は電話対応・来客対応などの業務割合が高く、クライアントや社外取引先とのファーストコンタクトを担う機会が多いです。
好印象を与えるコミュニケーションスキルがあれば、「感じのいい人だ」「自社の顔として恥ずかしくない人材だ」と高い評価を得やすくなります。
ひとりと長期的なコミュニケーションを築けるスキルより、誰にとっても第一印象のいい対応ができるスキルを持っている人の方が、庶務向きだと言えそうです。
庶務のやりがいとは？
では、庶務業務のやりがいはどこにあるのでしょうか。
ここでは、庶務の楽しさや面白さを紹介します。
会社の潤滑油になれる
各部署に必要な書類作成を行うことで、会社の潤滑油として機能できます。
仮に庶務がなくなってしまった場合、膨大な書類処理業務や雑務が現場にのしかかり、オペレーションを大きく阻害してしまうでしょう。
庶務があるからこそ現場の社員が本業に集中できると考えれば、大きなやりがいにつながります。
ビジネスマンとして必要な基本スキルを網羅できる
庶務は膨大なタスクを同時並行で進めることが多く、基本的なビジネススキルが欠かせません。
そのため、office系ソフトの扱い・電話対応の方法・来客対応のマナー・適切なスケジュール管理能力・マルチタスクの処理能力・コミュニケーションスキルなどを身につけられます。
どのスキルも業種・職種を問わず必須のスキルであるため、自分の市場価値を上げやすくなるでしょう。
転職やキャリアアップを支える大きな礎となる場合もあり、庶務業務をしながら学べることが多いことが分かります。
庶務の仕事に関するよくある質問
最後に、庶務に関するFAQをまとめます。
気になる項目があれば目を通し、庶務への理解度を高めていきましょう。
庶務は「雑用係」なのか？
複数の部署から依頼される書類作成業務や、特定の部署に任せることが難しい業務を庶務で行うことが多いため、稀に「雑用係」と捉えられることもあるでしょう。
多岐に渡る業務を処理するという意味では間違っていませんが、実際に行っている業務は自社の適切な運営・経営のために欠かせないものばかりです。
現場社員の負担軽減やオペレーション改善のために部署として成り立っていることを理解し、業務を遂行していきましょう。
庶務から異動・キャリアアップは可能なのか？
庶務で経験を積み、キャリアアップや他部署への異動をする人も少なくありません。
マルチタスクに対応できること、社外対応が多いこと、トラブル発生時にも正確な報連相を遂行できることなどが評価されれば、庶務内での昇進・昇給が期待できます。
異動先としては、特に総務・秘書が多いです。
総務に異動する場合はより戦略的な企画・立案力が求められること、秘書に異動する場合はより細やかな気配りや機密性を保つことを意識し、求められるスキルを身につけていきましょう。
関連記事：総務がやるべき仕事とは？ 総務部の課題とその解決策を徹底解説
庶務の仕事内容まとめ
庶務は、多岐に渡る書類仕事や各部署でカバーしきれない業務を担当する仕事です。
部署としての役割を把握し、より高いパフォーマンスを発揮できるよう工夫するのがよいでしょう。
また、庶務と総務の性質の違いを理解しておくことも大切です。
どちらに就業する人も、自分が周りから何を期待されているかを把握しながら業務に当たるのが理想的です。