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総務のお仕事、実際はどんなことをするの?必要スキルややりがいまで徹底解説

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総務のお仕事、実際はどんなことをするの?必要スキルややりがいまで徹底解説

総務部は、「会社に関する何でも屋」と呼ばれることも多い部署です。

業務が多岐に渡るため、どんな仕事内容なのか気になっている人も多いのではないでしょうか。

 

今回は、総務の仕事内容を紹介します。

 

必要なスキルややりがいにも触れますので、総務職を検討している方は参考にしてみてください。

総務の主な仕事内容

総務の仕事内容は、多岐に渡ります。

具体的なものをいくつかピックアップしますので、チェックしていきましょう。

オフィス用品や消耗品の管理

複合機・プロジェクター・電話機など、オフィス機器の管理を行います。

 

その他にも、文房具・ティッシュやトイレットペーパー・石鹸やアルコール消毒剤などの消耗品、玄関マットや掃除用品などのレンタル用品、社内に設置している自販機のメンテナンス依頼なども業務に含まれます。

 

業務に必要なものはもちろん、仕事に集中できるような職場環境を整えるのも業務の一環だと分かります。

社内施設の管理

社長室・会議室・応接室などの管理を行います。

日常的な掃除や備品のチェックから、誰がいつ何時まで使用するかなどの予約管理も含め、バッティングしないような対策が求められます。

 

グループウェアなどオンライン設備予約システムを使う総務も多く、会社ごとにマッチした活用法が望まれます。

株主総会や取締役会の企画・運営

株主総会・取締役会・役員会・経営会議など、会社の今後を左右する重要な会議の企画・運営を行います。

 

大きな会議室の予約、資料の作成、参加者への告知、登壇者のアテンド、当日の司会進行など業務の幅が広く、ひとつの大型イベントを成功させるような長期的なランニングが求められます。

 

総務部内だけでなく各部署との連携が必要な業務でもあり、コミュニケーションスキルが欠かせません。

福利厚生の管理・企画業務

従業員に対する福利厚生業務を行います。

 

  • 健康診断の実施
  • 社員食堂の整備
  • 社内託児施設の整備
  • フィットネスジムやレジャー設備との連携
  • 結婚、出産の祝い金
  • 新年会、忘年会の費用補助
  • 社内クラブ活動

 

など、内容は会社によってさまざまです。

 

どんな福利厚生を導入すれば従業員満足度が上がるかを調査するのも仕事であり、企画力が求められます。

社外対応

来客へのお茶出しや対応などから、テレビ局・新聞社などマスコミ対応、顧客やクライアントからの大きなクレーム対応など、さまざまな社外対応を行います。

 

代表回線を総務部に繋げている会社も多いため、最終窓口として機能することもあるでしょう。

 

相手が誰であっても不快感を与えない基本的なビジネスマナーや、トラブル発生時の対応力が求められます。

総務の給与

総務の平均年収は、392万円です。(※参考:民間給与実態統計調査

月収約33万円とイメージしておくと分かりやすいでしょう。

 

一方、課長・副部長など管理職になると年収600万円以上になることも少なくありません。

部長クラスになると年収1,000万円以上望めることもあり、経験やスキルによって差があることが分かります。

総務の仕事のやりがい

では、総務の仕事にはどのようなやりがいがあるのでしょうか。

ここでは、「総務って楽しい」と思えるようなポイントを紹介します。

会社全体の問題解決に携われる

総務は、部署の壁を超えて会社全体を俯瞰して見やすい部署です。

さまざまな年代・役職・立場の人と関わりやすく、新入社員から経営層まで幅広くコミュニケーションを取ることができるでしょう。

 

そのため会社全体の問題を発見しやすく、解決にも関わりやすい立場にあります。

 

業務効率改善・組織改革に興味のある人にとっては、やりがいのある仕事だと言えそうです。

社員から感謝されることが多い

顧客ではなく社員や会社のために働く部署であるため、社員から感謝されることが多いのも魅力です。

 

「日々の悩みを総務がピックアップして対応してくれた」

「総務が動いてくれたことで業務効率が格段に改善された」

 

などの声を直接もらうことができれば、日々のやりがいに大きく貢献してくれるでしょう。

総務の仕事の厳しさ

反対に、総務の仕事に厳しさや難しさを覚える人も少なくありません。

ここでは、総務の厳しさを紹介します。

業務の幅が広く、慣れるのに時間がかかる

多岐に渡る業務が発生する部署であるため、慣れるのに時間がかかります。

配属したての頃は右往左往することも多く、大変な思いをすることもあるでしょう。

 

毎週コンスタントに発生する業務も、年1~2回しか発生しない業務もあり、慣れるのに3年くらいはかかると覚悟しておきましょう。

 

そこを超えればある程度業務全体を把握できるようになります。

現場との距離感がある

現場社員との間に距離感が発生してしまうと、スムーズなコミュニケーションができなくなる恐れがあります。

 

「本社にいる総務は現場を分かってくれない」

「現場の人は提出物や期限を守ってくれなくて困る」

 

などお互いギスギスしてしまうと、会社全体の雰囲気も悪くなってしまいます。

 

そのため、総務から積極的に現場に歩み寄り、情報交換を行っていきましょう。

日々の業務に追われるなかでも、現場の声を集める部署であるということを忘れずにいることが重要です。

総務に必要なスキル

総務は、臨機応変かつ幅広い業務に対応できるスキルが求められます。

ここでは、どんなスキルがあれば強みとなるか、紹介していきましょう。

マルチタスク処理スキル

総務の社員は、ひとつの仕事にだけ長時間集中して取り組むシーンが少ないです。

 

場合によっては突然急ぎの仕事が舞い込んできたり、期限の近い仕事を依頼されたりすることも多いため、マルチタスクを同時に処理できるスキルが求められます。

 

優先順位を適切に判断し、決められたルールや規則に則りながら正しく処理することを意識していきましょう。

コミュニケーションスキル

総務は、他部署との連携が多い仕事でもあります。

現場からの依頼に答えたり、経理・人事・労務・庶務とやり取りしながら情報交換を行うシーンも多いでしょう。

 

また、経営層と比較的距離の近い部署でもあり、立場が上の人とのコミュニケーションも多く発生します。

 

社内外問わずスムーズなコミュニケーションができるよう、スキルを磨くことが重要です。

総務の仕事に活かせる資格

総務の仕事は資格がなくてもできますが、資格が有利になることも多いです。

ここでは、特に仕事に活かしやすい資格をいくつか紹介します。

社会保険労務士

社会保険労務士は、労務管理や社会保障に関する専門家に与えられる資格です。

合格率6~7%という非常に難しい国家資格であり、弁護士試験や公認会計士試験と並ぶ難関資格として知られています。

 

しかし、総務の仕事との関連性が深く、日常業務に多いに役立ちます。

 

特に従業員管理や福利厚生業務との相性がいいため、キャリアアップを目指したい人は受験を検討してみましょう。

衛生管理者

衛生管理者は、職場の安全環境・衛生環境や従業員の健康を守る専門家に与えられる資格です。

常時50人以上を雇用する会社には必ず衛生管理者の設置が義務づけられているため、資格があるだけでも十分就職・転職を有利にすることができるでしょう。

 

化学・薬品・医療・建設・運輸などリスクの高い業種は第一種衛生管理者、それ以外の業種は第二種衛生管理者の資格が必要です。

 

60%以上の合格率を誇る試験ですので、きちんと勉強しておけば突破は難しくありません。

総務に向いている人

最後に、総務に向いている人のタイプを紹介します。

どんな人が評価されやすいかを知ることで努力の方向性を知ることができますので、参考にしてみてください。

スピード感をもって業務に当たれる人

総務は、いつ緊急の業務が入ってもいいよう、常にスケジュールと相談しながら早めに業務を遂行する必要があります。

 

ミスや抜け・漏れのない仕事をすることはもちろんですが、ある程度スピード感を意識して業務に当たることも重要です。

 

スケジュールやタスクを正確に管理し、パンクしそうなときには素直に周りを頼っていくことも検討しましょう。

人をサポートすることが好きな人

総務は会社にとって重要な部署でありながら、輝かしい実績や結果を出しづらい部署でもあります。

営業部のように華やかな数字成果が出るわけでも、商品企画部のように大ヒット商品をゼロから生み出すわけでもありません。

 

しかし、総務は「社員をサポートする」ということに特化している部署です。

 

人をサポートすることが好きな人、人や会社の成長を純粋に応援し喜ぶことができる人は、総務向きだと言えるでしょう。

まとめ

総務は、特殊な資格がなくても従事できる仕事です。

未経験から就業する人も多く、求人サイト・転職サイトには多くの案件が集まります。

 

仕事内容はもちろん、福利厚生・給与・勤務地・雰囲気や社風なども参考にしながら会社選びを行い、自分に合った環境を見つけていきましょう。

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