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総務のお仕事、実際はどんなことをするの?必要スキルややりがいまで徹底解説

総務部は、「会社に関する何でも屋」と呼ばれることも多い部署です。

業務が多岐に渡るため、どんな仕事内容なのか気になっている人も多いのではないでしょうか。

 

今回は、総務の仕事内容を紹介します。

 

必要なスキルややりがいにも触れますので、総務職を検討している方は参考にしてみてください。

総務の主な仕事内容

総務の仕事内容は、多岐に渡ります。

 

具体的なものをいくつかピックアップしますので、チェックしていきましょう。

 

社内イベントに関する企画や運営

 

会社では年間を通して、入社式や会社全体のミーティング、忘年会や社員旅行など様々なイベントが行われます。

 

新入社員と先輩社員の仲を深めたり、重要な案件の全体共有など目的は多岐にわたりますが、そういった社内イベントを運営するのが総務の役割となります。

 

イベントや企画がスムーズに進行できるように事前に準備をしたり、開催当日の司会進行や案内などの担当も任せられます。

取引相手の冠婚葬祭や社内トラブルへの対応

 

総務では、冠婚葬祭や社内トラブルなどの対応もしていかなければなりません。

 

具体的には、取引先企業やお客様に葬祭があった際にはお祝いの言葉やお悔やみの言葉などを手紙で送ったり品物を送ることがあります。

 

社内でも同様に、不幸があった際の社葬なども総務が運営をしていく必要があるのです。

 

他にも、些細なトラブル、落とし物や、無くし物、社員からの問い合わせも総務が対応しなくてはいけません。

総務部の書類や資料の適切な保管

 

総務部門の中で作成された書類や処理された書類に関しては、他の人でもすぐに分かるよう日付や担当者、資料内容や書類種別など、カテゴリ―に分けファイリングします。

 

紙媒体ではない場合だとしても、データとして誰でもすぐにサーバーから確認できるように、ファイルに管理するのです。

社内で使用される書類や資料の作成など

 

会社で使用する消耗品や備品は、会社決算の際に集計が必要になりますので、購入時の領収書や稟議書を保管し管理しておく必要があります。

 

他にも株主総会で使う書類や、社内イベントに用いる案内書などの作成も総務部門の仕事となっているのです。

 

会社で使用する備品や消耗品の発注管理

 

社内で使用される、ペンや、コピー機、OA機器など、消耗品や備品の管理は総務部が担当します。

 

基本的に、消耗品は不足する前に発注したり、PCなどの故障があった際にはすぐに代用品を用意し、故障したPCは修理業者に出すなど、迅速かつ徹底した管理が求められています。

従業員が働きやすい環境作りをする

 

従業員が働く環境を守ることも総務の仕事です。

 

オフィスや施設が清潔に保たれているか、エアコンの空調や壁の剝がれなどメンテナンスが必要とする場所はないかなど、定期的に確認します。

 

万が一、メンテナンスが必要な場合は業者に依頼するのも総務部門の役目です。

企業によっては人事や労務の仕事も任せられる

 

会社によってですが、人事部がなく、人事部兼総務部となっているところもあります。

 

その場合は、一般的な総務業務のほかにも、社会保険や給料の計算、従業員の勤怠管理を担当することになります。

関連記事:総務・労務の違いとは?それぞれを役割と仕事内容を詳しく解説!

会社によって法務の仕事も任せらえる

 

先程と同様に、法務部が無い会社の場合は、法務部兼総務部という扱いになります。

 

その際は、一般的な総務業務のほかにも、契約書の管理や社員がらみの法律相談など、法務部の仕事を担当する場合もあります。

会社によって広報の仕事も任せられる

 

会社によっては、人事部、法務部同様に、広報部がない所があります。

 

その場合は総務部が、その役割も果たすことになり、各社報道機関への対応などを総務部が代わりに担当する場合があります。

社外から送られてきた郵便物の仕分けや発送

 

会社に送られてきた郵便物の仕分け作業や、会社側から送る挨拶状などの発送は総務部が担当します。

 

まとめて送られてきた資料や書類を適切な部署に仕分けるのです。

問い合わせなどの電話やメールの対応

 

会社の問い合わせ先が直接総務部に繋がるケースが多いです。

 

そうなると総務が電話対応をするので、相手側の要件を判断し、適切な部署に電話をつなげる役割を担うことになります。

会社に来客された方の案内担当

 

来客があった際に、待合室に案内し、挨拶や飲み物の提供などの初期応対をするのが総務部です。

 

会社の顔として対応することになるので責任のある仕事となっています。

その他総務部の仕事内容

・株式管理

・IRの実施

・ホームページの編集管理

・官公庁や地域との対応

・環境対策

・リスクマネジメント

・秘書業務

・業務委託管理

・働き方改革の促進

・情報セキュリティの整備管理

 

オフィス用品や消耗品の管理

複合機・プロジェクター・電話機など、オフィス機器の管理を行います。

 

その他にも、文房具・ティッシュやトイレットペーパー・石鹸やアルコール消毒剤などの消耗品、玄関マットや掃除用品などのレンタル用品、社内に設置している自販機のメンテナンス依頼なども業務に含まれます。

 

業務に必要なものはもちろん、仕事に集中できるような職場環境を整えるのも業務の一環だと分かります。

 

社内施設の管理

社長室・会議室・応接室などの管理を行います。

 

日常的な掃除や備品のチェックから、誰がいつ何時まで使用するかなどの予約管理も含め、バッティングしないような対策が求められます。

 

 

 

グループウェアなどオンライン設備予約システムを使う総務も多く、会社ごとにマッチした活用法が望まれます。

 

株主総会や取締役会の企画・運営

株主総会・取締役会・役員会・経営会議など、会社の今後を左右する重要な会議の企画・運営を行います。

 

 

 

大きな会議室の予約、資料の作成、参加者への告知、登壇者のアテンド、当日の司会進行など業務の幅が広く、ひとつの大型イベントを成功させるような長期的なランニングが求められます。

 

 

 

総務部内だけでなく各部署との連携が必要な業務でもあり、コミュニケーションスキルが欠かせません。

 

福利厚生の管理・企画業務

従業員に対する福利厚生業務を行います。

  • 健康診断の実施
  • 社員食堂の整備
  • 社内託児施設の整備
  • フィットネスジムやレジャー設備との連携
  • 結婚、出産の祝い金
  • 新年会、忘年会の費用補助
  • 社内クラブ活動

など、内容は会社によってさまざまです。

 

 

 

どんな福利厚生を導入すれば従業員満足度が上がるかを調査するのも仕事であり、企画力が求められます。

 

社外対応

来客へのお茶出しや対応などから、テレビ局・新聞社などマスコミ対応、顧客やクライアントからの大きなクレーム対応など、さまざまな社外対応を行います。

 

 

 

代表回線を総務部に繋げている会社も多いため、最終窓口として機能することもあるでしょう。

 

 

 

相手が誰であっても不快感を与えない基本的なビジネスマナーや、トラブル発生時の対応力が求められます。

関連記事:総務がやるべき仕事とは? 総務部の課題とその解決策を徹底解説

 

総務事務の給料を年収、月収、時給ごとに解説

総務の平均年収は、正社員として働くのであれば、392万円です。

(※参考:民間給与実態統計調査)

 

およそ、月収約33万円とイメージしておくと分かりやすいでしょう。

 

他にも、総務では派遣社員やアルバイト・パート雇用でも働ける会社は多くあります。

 

非正規雇用ではシフト制などが多いので、時給換算で平均を出すと1,393円/時です。

(※参照:xn--pckua2a7gp15o89zb.com)

 

週2日休みの8時間労働であれば、想定月収は24万円で、想定年収は289万円となります。

 

正規雇用と比べると、年間でおよそ100万円近く変わってくるので、非正規で働いている方は正規雇用を目指したいところです。

 

今回ご紹介した給料は、どちらも平均年収なので、スキルや経験、勤務先によっては大幅に異なる場合もございます。

 

さらに、今後キャリアアップをし、課長・部長代理などの管理職になると年収600万円以上になることも少なくありません。

 

部長クラスになると年収1,000万円以上も夢ではありません。

 

なので、長期的な目線でみれば、総務部は日本の平均年収よりも高い傾向があるといえるでしょう。

 

総務事務の1日の流れ

実際に総務の仕事内容が分かったところで、総務の一日のスケジュールはどうなのかご説明していきます。

 

今回ご説明するのは、アルバイトや派遣雇用をはじめとした総務部新入社員の一日のスケジュールです。

 

時間 予定 内容
①9:30 出社 前日のメールなどを確認
②10:00 始業 一日のタスクをまとめる
③13:00 休憩開始 お昼休憩
④14:00 休憩終了 基本は1時間まとめて休憩
⑤18:00 業務終了 明日の準備などをします
⑥19:00 退社 問題なければ退社

 

①9:30出社

 

出社時間に関しては、原則は他社員よりも30分程早く出社し、会社の備品がしっかりと揃っているか、コピー機の紙やペンなどの消耗品が切れていないかなどを確認します。

 

このような行いをすることで、会社の社員たちからの信頼関係が築けるのです。

 

②10:00始業

 

始業後にまず確認するべきことは、会社に置いてあるドリンクや名刺などの必要な備品の在庫有無です。

 

さらに、始業前の確認で、消耗品が切れていれば、そちらも発注しておきます。

発注方法は会社ごとで異なりますが、基本はFAXやWebサイトからの発注方法が多いです。

 

稀ではありますが、物によっては直接担当者と電話でやり取りをして発注する事もあります。

 

他にも、会社が始まると、取引先からの問い合わせや、来客対応をしなければならないので、優先順位を決めて行動する必要があります。

 

③13:00休憩開始

 

ひと段落したら、お昼休憩になります。

 

会社によっては社員食堂があるので、仲間達とご飯を食べるか、自分の時間を大切に一人で気軽に食べるかは人それぞれです。

 

とくに社員食堂は、比較的安価なランチメニューが多いため食費の節約になり人気が高い傾向にあります。

 

④14:00休憩終了

 

午後は、取引先からの電話も落ち着くので、会社の会議や使う資料や、打ち合わせなどのスケジュール管理などを進めていきます。

 

実際に総務部が進行役として会議に参加することも多々あるので、自分自身のスケジュール管理をしっかりとしていきましょう。

 

⑤18:00業務終了

 

退社前の1時間前です、基本的にはその日に終わらせなければならない仕事は退社の30分から1時間前に終わらせるようにします。

 

無事終わらすことができたら、次の日の予定を確認し翌日の準備をします。

 

⑥19:00退社

 

やり忘れたことが無いか確認できたら退社です。

 

しかし時期によっては、社内でのイベント業務などがあり、仕事が忙しく残業になってしまう時もあります。

 

その際には一人で抱え込まず、同僚や上司に担当業務の進捗を共有しておくと良いです。

関連記事:【保存版】総務部の「年間スケジュール」と業務が一目でわかる!

総務事務で働くメリットとやりがい

 

では、総務の仕事にはどのようなやりがいがあるのでしょうか。

 

ここでは、「総務って楽しい」と思えるようなポイントを紹介します。

未経験でも採用されやすいく、事務職の転職に強い

 

総務とは、業務内容は幅広い職種ではありますが、とくに求められる資格やスキルはございません。

 

なので、総務担当を募集している企業の多くは「初心者歓迎」や「未経験可」が多くあります。面接は比較的受けやすく、やる気次第で未経験でも採用されるチャンスは高いのです。

 

さらに、総務以外の事務職を募集をしている採用担当からは「総務の経験がある人材」というだけで重宝されます。

 

その理由としては、幅広い業務を経験したことや、会社によっては人事、経理、法務、広報の部署がなく、総務が担当している場合があるので、総務経験者=幅広く業務をこなせるイメージが着きやすいのです。

 

結果として、次のキャリアアップに自分の強みとして活かせます。

関連記事:総務に向いている人は?必要なスキルや仕事のやりがい

基本的なビジネスマナーを習得できる

 

総務は社外からの電話対応やメールでの文章作成、来客時の窓口の役割となるため、言葉使いや応対マナーの研修がしっかりと行われるほか、経験を積み重ねていくことで自然と身につきます。

 

さらにPC関連の作業でも、会議の資料作成や備品、勤怠管理などの集計でofficeを使う場面が多くありますので、事務作業のメインであるPCの使い方もしっかりと身につけることが可能です。

 

社外だけではなく、社内でも一般社員から社長などの役員まで、幅広く関わる事ができる総務部は目上の人との接し方も身につける事ができるメリットもあります。

裏方役として、会社や人を支える喜びが味わえる

 

総務部は会社の従業員がよりよく仕事ができるように、陰ながらサポートする事が役目です。

 

会社の皆が今、仕事を不自由なく行えている事は、少なくとも総務の人たちの差さえがあるからこそなのです。

 

考え方としては「今の会社があるのは、私のおかげ」だと自信を持ちましょう。

 

また、社内イベントの運営も担当する事になるので、成功した際には総務部の皆で達成感を味わうことができます。

関連記事:総務の仕事を楽に感じる理由や仕事内容について紹介!自分の適性と照らし合わせてみよう

会社全体を巻き込んだ改革を起こせる

総務部の特徴として、会社の全ての部署と関われるほか、社長を含む役員とも関わる機会があります。

 

そのため、他部署から上がってきた不満の声に対する改善案を積極的に行動に移すことで、役員を巻き込み、会社全体のルールや、業務環境を帰る力をもっています。

 

総務担当の自分の行動一つで会社全体の方針などが変わる可能性があることも総務として働くやりがいに繋がります。

関連記事:総務だから変えられる。ワークフローのDX化を解説。

会社全体の問題解決に携われる

総務は、部署の壁を超えて会社全体を俯瞰して見やすい部署です。

 

さまざまな年代・役職・立場の人と関わりやすく、新入社員から経営層まで幅広くコミュニケーションを取ることができるでしょう。

 

 

 

そのため会社全体の問題を発見しやすく、解決にも関わりやすい立場にあります。

 

 

 

業務効率改善・組織改革に興味のある人にとっては、やりがいのある仕事だと言えそうです。

 

社員から感謝されることが多い

顧客ではなく社員や会社のために働く部署であるため、社員から感謝されることが多いのも魅力です。

 

 

 

「日々の悩みを総務がピックアップして対応してくれた」

 

「総務が動いてくれたことで業務効率が格段に改善された」

 

 

 

などの声を直接もらうことができれば、日々のやりがいに大きく貢献してくれるでしょう。

 

 

総務業務をスムーズに進めるための3つのポイント

 

幅広い業務を行う総務ですが、実際に総務を担当する上で、意識しておいたほうがよいことを3つご紹介します。

現場の社員に気持ちを考える

 

総務部門は様々な他部署から業務改善の意見を多く求められます。

 

その際に、一部署の意見をそのまま取り入れるのではなく、社員全員が本当にその改善案で良くなるのかをしっかりと考える必要があります。

 

その為にも、日頃、様々な部署に訪れ、そこで働いている従業員の生の声を実際に聞くことが社員の働きやすい会社にする近道となります。

社内での立場は常に公正に

 

総務は会社全体を常に考えていなければいけない部署です。特定の部署の部長や課長と仲が良いからといって、ひいきするような行動は絶対にあってはなりません。

 

その行動で会社全体のバランスが崩れたしまう可能性もあるからです。

 

そうならない為にも、しっかりと会社を見渡し、公正に判断していく必要があります。

周りよりも、まずは自分の仕事をしっかりと

 

他部署の業務効率化を考え過ぎるんまえに、まずは自分の業務効率化を見直す必要があります。

 

実際に自分の担当している業務はスムーズに行えているのかを再度確認し、もし業務効率化のマニュアルなどが完成したら、それを他部署にも共有できることが理想的です。

 

未経験から総務になる際のポイント

総務は未経験でもなれる仕事だとお伝えしました。

 

しかし、やはり「何も経験がない自分では、とても不安」がと感じる方もいらっしゃると思います。

 

そんな方は、事務職で使うオフィスの資格、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)を事前に取得しておくことがオススメです。

 

私自信も取得していますが、全くの未経験から簡単に取得できました。

 

勉強時間もそこまで必要なく、PCがお手元にある方であれば、

 

・完全未経験でおよそ60時間くらい。(一日2時間で1ヵ月程)

・少しはofficeを使ったことがある方は40時間程(一日2時間で20日程)

 

さらに、本番のテストもPCスクールやテストセンターなど全国1,700以上の会場で受けることが可能で、毎日開催しています。※事前に予約は必要です。

 

近くのテスト会場の検索やテスト概要はMOSの公式サイトから確認できます(https://mos.odyssey-com.co.jp/index.html)

 

また、MOSの資格を取得するのであれば、こちらのサイトを参考にすると勉強が捗ります。

 

「月刊総務」→【http://wis-works.jp/soumu/】

 

「月刊総務オンライン」→【http://www.g-soumu.com/

 

総務の仕事の厳しさ

反対に、総務の仕事に厳しさや難しさを覚える人も少なくありません。

 

ここでは、総務の厳しさを紹介します。

 

業務の幅が広く、慣れるのに時間がかかる

多岐に渡る業務が発生する部署であるため、慣れるのに時間がかかります。

 

配属したての頃は右往左往することも多く、大変な思いをすることもあるでしょう。

 

 

 

毎週コンスタントに発生する業務も、年1~2回しか発生しない業務もあり、慣れるのに3年くらいはかかると覚悟しておきましょう。

 

 

 

そこを超えればある程度業務全体を把握できるようになります。

 

現場との距離感がある

現場社員との間に距離感が発生してしまうと、スムーズなコミュニケーションができなくなる恐れがあります。

 

 

 

「本社にいる総務は現場を分かってくれない」

 

「現場の人は提出物や期限を守ってくれなくて困る」

 

 

 

などお互いギスギスしてしまうと、会社全体の雰囲気も悪くなってしまいます。

 

 

 

そのため、総務から積極的に現場に歩み寄り、情報交換を行っていきましょう。

 

日々の業務に追われるなかでも、現場の声を集める部署であるということを忘れずにいることが重要です。

関連記事:総務の仕事を上手に乗り切りたい!ストレスを感じている人におすすめの対処法を紹介

総務に必要なスキル

 

総務は、臨機応変かつ幅広い業務に対応できるスキルが求められます。

 

ここでは、どんなスキルがあれば強みとなるか、紹介していきましょう。

 

マルチタスク処理スキル

総務の社員は、ひとつの仕事にだけ長時間集中して取り組むシーンが少ないです。

 

 

 

場合によっては突然急ぎの仕事が舞い込んできたり、期限の近い仕事を依頼されたりすることも多いため、マルチタスクを同時に処理できるスキルが求められます。

 

 

 

優先順位を適切に判断し、決められたルールや規則に則りながら正しく処理することを意識していきましょう。

 

コミュニケーションスキル

総務は、他部署との連携が多い仕事でもあります。

 

現場からの依頼に答えたり、経理・人事・労務・庶務とやり取りしながら情報交換を行うシーンも多いでしょう。

 

 

 

また、経営層と比較的距離の近い部署でもあり、立場が上の人とのコミュニケーションも多く発生します。

 

 

 

社内外問わずスムーズなコミュニケーションができるよう、スキルを磨くことが重要です。

関連記事:企業における総務部の役割とは?成功させるためのポイントも解説

総務の仕事に活かせる資格

総務の仕事は資格がなくてもできますが、資格が有利になることも多いです。

 

ここでは、特に仕事に活かしやすい資格をいくつか紹介します。

 

社会保険労務士

社会保険労務士は、労務管理や社会保障に関する専門家に与えられる資格です。

 

合格率6~7%という非常に難しい国家資格であり、弁護士試験や公認会計士試験と並ぶ難関資格として知られています。

 

 

 

しかし、総務の仕事との関連性が深く、日常業務に多いに役立ちます。

 

 

 

特に従業員管理や福利厚生業務との相性がいいため、キャリアアップを目指したい人は受験を検討してみましょう。

 

衛生管理者

衛生管理者は、職場の安全環境・衛生環境や従業員の健康を守る専門家に与えられる資格です。

 

常時50人以上を雇用する会社には必ず衛生管理者の設置が義務づけられているため、資格があるだけでも十分就職・転職を有利にすることができるでしょう。

 

 

 

化学・薬品・医療・建設・運輸などリスクの高い業種は第一種衛生管理者、それ以外の業種は第二種衛生管理者の資格が必要です。

 

 

 

60%以上の合格率を誇る試験ですので、きちんと勉強しておけば突破は難しくありません。

関連記事:総務におすすめの資格10選!国家資格など経理などに役立つ資格も紹介

総務に向いている人

最後に、総務に向いている人のタイプを紹介します。

 

どんな人が評価されやすいかを知ることで努力の方向性を知ることができますので、参考にしてみてください。

 

スピード感をもって業務に当たれる人

総務は、いつ緊急の業務が入ってもいいよう、常にスケジュールと相談しながら早めに業務を遂行する必要があります。

 

 

 

ミスや抜け・漏れのない仕事をすることはもちろんですが、ある程度スピード感を意識して業務に当たることも重要です。

 

 

 

スケジュールやタスクを正確に管理し、パンクしそうなときには素直に周りを頼っていくことも検討しましょう。

 

人をサポートすることが好きな人

総務は会社にとって重要な部署でありながら、輝かしい実績や結果を出しづらい部署でもあります。

 

営業部のように華やかな数字成果が出るわけでも、商品企画部のように大ヒット商品をゼロから生み出すわけでもありません。

 

 

 

しかし、総務は「社員をサポートする」ということに特化している部署です。

 

 

 

人をサポートすることが好きな人、人や会社の成長を純粋に応援し喜ぶことができる人は、総務向きだと言えるでしょう。

 

 

総務のお仕事まとめ

総務は、特殊な資格がなくても従事できる仕事です。

未経験から就業する人も多く、求人サイト・転職サイトには多くの案件が集まります。

 

仕事内容はもちろん、福利厚生・給与・勤務地・雰囲気や社風なども参考にしながら会社選びを行い、自分に合った環境を見つけていきましょう。

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