総務部は、会社の運営に関する幅広い業務を行う部署です。

しかし、お金に関する管理全般を行う経理部や、自社人材に関する管理全般を行う人事部に対し、業務内容や役割が見えづらいと感じている人も多いのではないでしょうか。

今回は、企業における総務部の役割を解説します。

総務部がパフォーマンス向上するために必要なポイントも紹介しますので、気になる方は是非目を通してみてください。

理想の総務のあり方

総務は企業において必須の組織ですが、意外と共通認識がないのが「総務の理想形」の定義です。総務・管理部と呼ばれる組織は、世の中にたくさんありますが、その「理想形」については、あまり語られておらず担当者は日々頭を悩ましていると思います。

他の企業の組織で、営業やマーケティング、商品開発などに比べて、「理想形」の共通認識が曖昧です。

弊社として定義していく「理想の総務部」の役割は、「企業のビジョン実現に対し仕事を生み出す組織」と定義します。

総務とは

総務とは、自社で働く社員たちの業務パフォーマンスを向上できる仕組みや組織体制を検討する部署です。

• 組織運営の適正化
• 社内コミュニケーション方法の立案
• 福利厚生の立案
• 株主総会や取締役会などの企画運営

などが行われます。

経営層が抱く理念をどのように現場に浸透させ、反対に現場からの声をどう経営に活かすかを考える部署であり、経営層と現場のパイプ役として機能します。

一方、一般事務のようなルーティンワークも複数存在します。

• ・機器や備品の管理
• ・会議室や社長室などの施設管理
• ・来客対応
• ・代表回線への入電対応
• ・社内の安全衛生管理
• ・動産及び不動産の管理

会社が適切に運営できるよう、ありとあらゆる場面で貢献するのが総務の仕事だと理解するのが近道です。

より詳しく総務の仕事について知りたい方は「総務がやるべき仕事とは？ 総務部の課題とその解決策を徹底解説」の記事でまとめているのでご覧ください。

総務の役割の変化

総務は昔からある部署ですが、時代の移り変わりと共に役割や性質が変化しています。

従来の総務部は、大きな活躍をしても注目されづらく、貢献度の大小に関わらず画一的な人事評価されがちな部署でした。

しかし、少子高齢化により労働人口が減少しつつあることや、働き方改革に伴ってワークライフバランスを重視する人が増えてきたことで、「人材の売り手市場」時代に突入します。

少ない人材を複数の企業が取り合うような状況が続いているため、業種・職種を問わず人材確保が急務とされ、なかには慢性的な人手不足に悩まされる企業も出てくるようになったのです。

同時に企業は従業員エンゲージメントや従業員満足度を向上させることで、社員の定着や離職防止を図るようになりました。

このような時代の潮流に合わせて総務部への注目度が上がり、今では自社の経営課題解決や組織運営最適化のために動くことに特化した「戦略総務」という単語が生まれるようになりました。

• 快適な職場環境を整えること
• 既存社員からもこれから採用する応募者にも高い満足感を得てもらうこと
• 自社で働くことを誇りに思ってもらえるような環境づくりをすること

を重視する部署として役割が変化し、企業自体を戦略的に改善・改革していく取り組みが始まっています。

より詳しく総務部門のあり方、戦略総務について知りたい方は「戦略総務を目指す。総務に必要なスキルを徹底解説」の記事でまとめているのでご覧ください。

企業における総務部門の役割

ここでは、企業における総務部門の役割を解説します。

総務部がどんなことを期待されているのか把握し、日々の業務に役立てていきましょう。

経営層の情報収集をサポートする

• 同業他社の動向
• 世の中全体のトレンド
• 経済、政治、国際に関する最新ニュース
• 社内で話題になっていること

などに関する情報収集を行い、経営層に共有することでサポートを行います。

経営層自身も日々ニュースやトレンドをチェックしていますが、忙しい合間を縫って行うため全てを網羅することは難しく、特に社内情報に関しては現場との距離感が近い総務部が行うことが多くなります。

特定の業務に特化して情報共有する秘書に加え、一見業務と関係ない世の中全般のトレンドについても共有するのが総務だと理解するのがよいでしょう。

また、経営会議で決まった情報を全社員に向けて通知するなど、トップダウンの組織運営をサポートすることもあります。

社内コミュニケーションの促進

• 社内コミュニケーションツールの導入
• 新年会、忘年会、歓迎会、送別会などの企画
• 社内レクリエーションや社内スポーツの企画
• 福利厚生案の企画立案
• 社員会議や決起会の準備

など、社内コミュニケーション活性化のための業務も担当します。

部署・役職・年代・性別に関係なくコミュニケーションできる風土を育てることで、従業員エンゲージメントを向上させ、帰属意識を高めるよう貢献できるでしょう。

社内情報格差が生じないようツールも活用しながら配慮していくのも大きな役割です

より詳しく総務部門の役割について知りたい方は「戦略総務とは？総務部門の役割と戦略的な活動のポイントをご紹介！」の記事でまとめているのでご覧ください。

総務部門を成功させるためのポイント

次に、総務部門がより効率的に機能し、高い業務パフォーマンスを発揮するためのポイントを解説します。

成功の秘訣やカギがあるかもしれませんので、総務機能に課題感のある企業担当者様は是非チェックしてみてください。

ビジネスツールを活用する

• 社内コミュニケーション促進のためにコミュニケーションツールを導入する
• スケジュールやマニュアルの共有のために社内ポータルサイトを導入する
• ワークフローを効率化するために社内グループウェアを導入する
• 現場からの問い合わせに答えるために社内FAQを設置する
• 社内SNSを活用して気軽なコミュニケーションを図る

など、ビジネスツールを活用するのがポイントです。

全て手作業で行っている場合、ミスや抜け・漏れに繋がるだけでなく、業務効率の悪化やコストパフォーマンスの低下に悩まされることもあるでしょう。

自社にあった便利なツールを選定し、ルーティンワークの比率を下げていくことがポイントです。

総務の中心業務に人材資源を集約する

ルーティンワークの比率を減らし、優秀な人材の多くを総務の中心業務に充てられるよう、業務の割り振りを見直してみましょう。

特に、「戦略総務としての役割を果たすためには何が障害になっているか」を考えることが重要です。

ルーティンワークや一般事務だけに業務時間の大半を費やしている場合、一部の業務を庶務に移行させたり、パートやアルバイトを雇って処理を依頼するのがよいでしょう。

会社によってはルーティンワークを総務事務の代行業者に依頼しているケースもあります。

総務としての本業がどこにあるのかを見失わないよう、定期的に方向性を確認しながら業務段取りをするのがポイントです。

戦略総務ならエイチ

エイチでは、戦略総務を支えるさまざまな機能を提供しています。

ここでは、総務部が活用しやすいツールをいくつか紹介しますので、自社課題の解決に役立ちそうかチェックしてみましょう。

テレワークを支援するオフィスクラウド

画像引用：https://eichiii.com/office

叡知オフィスクラウドでは、シーンに合わせて個別にワークスペースを提案するオフィスコンシェルジュサービスを提供しています。

• 完全個室で集中しやすいワークスペース
• 外回り営業の合間に立ち寄りやすいエキナカのボックス型ワークスペース
• カギやコピー認証システムが整っているセキュリティ重視型ワークスペース
• サテライトオフィスとして活用しやすいレンタルオフィス
• 10名以上の会議や研修で使えるレンタル会議室
• ワーケーションやリゾートワークに便利なホテルスペース
• 在宅勤務やリモートワーク社員が使えるコワーキングスペース

など紹介できるスペースは多岐に渡り、従業員の福利厚生や業務パフォーマンス向上に役立てることができます。

オフィスに依存しない働き方に注目が集まっている昨今だからこその取り組みです。

オンライン配信コンシェルジュ

画像引用：https://eichiii.com/onlineconcierge/

叡知オンライン配信コンシェルジュでは、セミナー・イベント・大型会議の配信をサポートするオンライン配信代行サービスを提供しています。

• 初めてのオンライン配信で不安がある
• いくらくらいのどんな機材を用意すればいいか分からない
• 配信当日のトラブルが想定できず、対策が打てない
• 配信用プラットフォームの選び方をサポートしてほしい
• 多拠点配信のやり方が分からない

などの課題を抱える企業に対し、会場や機材の選定から運営の代行まで幅広く相談を受け付けています。

既に20,000社のセミナーやイベントを代行した実績があり、ニーズに合わせて最適なプランを提示できるのが特徴です。

チャットコンシェルジュ

画像引用：https://eichiii.com/chatconcierge/

叡知チャットコンシェルジュでは、社内問い合わせなど総務のルーティンワークをサポートをするAIコンシェルジュサービスを提供しています。

• 社内から同じような問い合わせが多くて業務を圧迫している
• 在宅勤務やリモートワーク社員とのコミュニケーションがしづらくなっている
• 社内FAQは用意しているものの、あまり活用されていない
• 総務のルーティンワーク比率をなるべく下げたい

などの課題と相性がよく、社内問い合わせをAIチャットで自動対応することが可能です。

どんな問い合わせが多いか、チャットの使用により従業員が満足してくれたかなどのデータ集計も叶うため、ナレッジ蓄積にも効果的です。

総務部門の役割まとめ

総務部門は、従来求められていたルーティンワークに加え、社内の組織運営適正化や業務効率改善に向けて戦略的に機能することが求められるようになっています。

従業員エンゲージメントを向上させて採用や教育のコストを減らし、クライアントやユーザーからも高い企業イメージを持ってもらえるよう、「攻めの総務機能」を果たしていくことがポイントです。