総務は多岐に渡る業務を処理する部署であり、確実なスケジュール管理能力やマルチタスク処理能力が不可欠であるとされています。
それに加え、時代の移り変わりに合わせて「戦略総務」としての役割も求められるようになりました。
今回は、総務に必要なスキルを解説します。
よりキャリアアップするためのスキルも紹介しますので、より価値の高い総務社員になりたい方はチェックしてみてください。
総務の役割
総務の役割は、大きく2つに分けられます。
1つは、基本的なルーティンワークや管理です。
会社がトラブルなく適切に運営できるような施策を行い、「当たり前のことを当たり前にやる」ことが求められます。
もう1つは、戦略総務としての役割です。
働き方の多様化や人材の売り手市場が注目されている昨今、特に戦略総務としての役割が求められるようになっています。
自社が今行っている業務と照らし合わせながら、参考にしていきましょう。
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総務の仕事内容・求められる人材
総務の仕事内容は、役割ごとに異なります。
基本的なルーティンワークや管理業務として、以下のようなものが挙げられます。
・複合機や会議用スクリーンなどのオフィス用品管理
・社員証や貸出用スマートフォンなどの動産管理
・各オフィスの不動産契約書などの管理
・電話や来客の対応
・社内の安全衛生管理
反対に、戦略総務としての仕事内容として、以下のようなものが挙げられます。
・社内コミュニケーションの活性化案作成
・従業員エンゲージメントを高めるための福利厚生案作成
・経営会議や株主総会の適正開催
・タレントマネジメントシステムなど人材管理に関する取り組み
どちらの業務も欠かすことができないものであるため、上記のような業務を確実に遂行できる人材が求められます。
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総務事務として活躍するために必要なスキルレベル
次に、総務事務として活躍するために最低限欠かせないスキルを紹介します。
自分のスキルレベルと照らし合わせながらチェックしていきましょう。
コミュニケーションスキル
総務は、社内だけでなく社外とのコミュニケーションシーンが多い部署です。
相手に不快感を与えない基本的なコミュニケーションを築くと共に、ビジネスマナーや対応力を磨いておきましょう。
対面コミュニケーションだけでなく、顔が見えない電話・メール・チャットでのコミュニケーションにも対応できるよう対策することが肝心です。
また、自社役員との距離感が近い部署でもあるため、ホウレンソウ（報告・連絡・相談）のスタイルを見直すことも効果的です。
パソコン操作スキル
Word・Excel・PowerPointなどのoffice系ソフトの操作スキルが必須です。
総務では、さまざまな書類を作成・管理します。
・経営会議で決定した内容の告知
・社内イベント開催の告知
・労働安全衛生週間や火災予防運動などの案内
・年末年始休暇や夏季休暇に伴う緊急連絡網の作成
・マイナンバーや扶養控除申告書の回収アナウンス
など、どんな書類でも問題なく作成できるようにしておきましょう。
時には従業員の勤続年数データや各オフィスの賃料比較データを比較することもありますので、数字の扱いに長けておけばより確実です。
作業の正確性とスピード
複数の業務を同時並行で行うシーンの多い総務では、作業の正確性とスピードが求められます。
総務では、経営層から全社員に向けた通知や、ミスが許されない金額・人材データを扱う書類の作成比率が高いです。
そのため、1つのミスが社員や取引先からの信頼を失うことにつながりかねず、何よりも正確性が求められる部署だと言えるでしょう。
会社の顔として機能する部署であるという自覚を持ち、マルチタスクを処理できるスキルを磨いていきましょう。
最初のうちはダブルチェックを丁寧に行いながら自分のミスに気がつける体制を整えていくのがおすすめです。
スケジュール管理能力
複数のタスクを同時に依頼されても問題ないよう、スケジュール管理能力を磨いておきましょう。
・期限がいつに設定されているか
・自分以外にチェックする担当者がいるか
・社内／社外からの追加情報を待つ必要がある業務か
・誰が責任者（もしくは担当者）である業務か
・作業完了までにどれくらいの期間がかかりそうか
など、業務の性質を十分に理解しながら進めることが重要です。
きちんとスケジュールを立てていても緊急案件が舞い込んでくる可能性もあるため、スケジュールにはある程度余裕を持っておくのが理想です。
臨機応変な対応力
マニュアルやルールに従って作業をすることはもちろん、ケースバイケースで臨機応変な対応をすることも重要です。
特に、トラブルやクレームが発生したときのフローは事前に確認しておきましょう。
誰に報告すべきか、報告すべき相手が他案件対応中だった場合はどうするかなど、優先順位をつけておくことが効果的です。
他の業務に関しても、優先順位を誤らなければ急ぎ案件がどれか正しく把握できます。
慣れないうちは他の総務社員にも協力してもらいながら、対応力を磨いていきましょう。
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より価値の高い総務事務になるためのスキル
最後に、より人材価値の高い総務事務になるためのスキルを追加で紹介します。
スキルアップを目指したい人や、より機能性の高い総務部の姿を追求したい人は、参考にしてみてください。
経営の視点で多角的に捉えるスキル
総務は、ただルーティンワークや管理業務を行うだけの部署ではありません。
経営層と近い距離でありながら現場からのヒアリングにも長けている部署として、経営層と現場のパイプ役として機能することも少なくないでしょう。
その立場を最大限活用するためには、経営の視点で物事を多角的に捉えることが重要です。
「なぜこの業務が発生していて、どんな役割を果たしているのか」
「より自社社員が業務パフォーマンスを向上させるには何が欠けているのか」
「社員は自社にどんなことを期待して入社しているのか」
を考え、一歩踏み込んだ思考・戦略を取るように意識してみましょう。
自発的に課題を発見するスキル
自分の働きかけによって組織が変わるという自覚を持ち、物事を自分事として捉えるスキルが不可欠です。
・自社の課題は何か
・自分の課題は何か
・部署ごとに抱えている課題や問題レベルの差がないか
・モチベーションコントロールしにくい業務や職種はないか
・社内コミュニケーションは適切に行えているか
・社内で情報格差が発生していないか
・外注した方が（内製化した方が）効率のいい業務がないか
など、さまざまな視点から自社を分析してみましょう。
同業他社がどのような成功を得ているか調査し、経営層に提示しながら改善策を提案・検討していくことも重要です。
「指示待ち」にならず、積極的に貢献する人材になりましょう。
必要に応じて資格を取得する
・衛生管理者
・マイクロソフトオフィススペシャリスト
・秘書検定
・働き方改革検定
・マイナンバー実務検定
・ビジネスキャリア検定
など、自分が担当している業務の内容に合わせて資格取得を検討しましょう。
中小企業診断士・社会保険労務士など難易度の高い資格に挑戦し、自分のスキル向上を意識するのも効果的です。
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総務スキルまとめ
総務社員として成功するには、最低限求められるスキルの他、戦略総務として機能するためのスキルが求められます。
総務にどのような機能を期待するか、自分の社内価値をどのようにして向上させていくかをイメージしながら、身につけるべきスキルをリストアップしていきましょう。