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企業における総務部の役割とは?総務部の具体的な仕事内容と理想像を解説

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企業における総務部の役割とは?総務部の具体的な仕事内容と理想像を解説

業種・職種を問わず、どんな会社にも必ず総務部が存在します。

しかし、企業活動に欠かせない部署だということはイメージできていても、具体的な仕事内容や役割まで把握できている人はそう多くありません。

 

今回は、企業における総務部の役割を解説します。

 

必要なスキルややりがいにも触れますので、総務関連の業務に携わる方は是非チェックしてみてください。

総務部は経営陣含め社内のすべての部署をつなぐ唯一の存在

総務部は、経営陣と社員、及び社員と社員をつなぐ存在です。

 

経営陣と近い距離で働きながらも社員とのコミュニケーションが頻繁に生じる部署であるため、社内全体を俯瞰してみやすい立場でしょう。

また、人事部や経理部とのやり取りも多く、社内のさまざまな情報が入ってくるのも特徴です。

 

年齢や役職を超えた縦連携も、部署間の横連携も司る部署だと言えそうです。 

総務とは

総務とは「組織全体に関する事務を扱うこと。また、その職にある人や、その部署」のことを指します。(引用:小学館「デジタル大辞泉」より)

 

事務に関するスペシャリストであると同時に多岐に渡る処理を同時並行で行うゼネラリストでもあり、「何でも屋」と呼ばれることもあります。

また、経営に関する知識や対外折衝スキルが求められるシーンも多く、専門性の高い部署として知られています。

 

海外法人では総務部に就く社員を優遇していることも多く、日本国内でも総務部の役割に注目が集まっています。

企業における総務部門の役割

まずは、総務部に課せられた役割を確認していきましょう。

社内環境の整備

オフィスの清掃・レイアウト調整・複合機などOA機材の整備・消耗品発注など、社内環境の整備を行います。

トイレや給湯室周りの整理整頓から本社移転に関する交渉まで役割は幅広く、いかに社員が業務に集中できるか追求するのが役割の1つだと言えるでしょう。

 

また、さまざまな福利厚生案を出すのも総務部です。

 

健康診断やストレスチェックなど法令に基づいたものから、社食・自販機・運動用ジムや各種イベントなで、幅広く手掛けています。

重要書類などの管理

会社の実印や社判・各種契約書・登記簿謄本・オフィスの賃貸借契約書・業務委託契約書などの重要書類を保管・管理します。

なかには従業員やクライアントの個人情報や機密情報に関するものもあるため、高いコンプライアンス意識とセキュリティ対策が求められることが分かるでしょう。

 

オフィスのセキュリティカードやスペアキーを任されることも多く、有事の際には経営者に代わって動くことも多いです。

経営陣と現場の橋渡し

現場からの声を吸い上げて経営陣に伝えたり、反対に経営陣からの通達やニュースを全社員に届けたりすることも、総務部の役割です。

 

例えば、就業規則や給与規定の変更・業務命令の指示書などを作成します。

また、従業員アンケートの結果と取りまとめて部署・年代・役職・勤続年数ごとなどに分析して経営資料とすることもあるでしょう。

 

企業規模が大きくなるほど乖離しやすい現場と経営陣の溝を埋め、シームレスな組織運営に貢献する部署なのです。

社外とのコミュニケーション

総務部は、社外とのコミュニケーションが多いという特徴があります。

 

公官庁への届出・申告や、一般市民からの意見・クレームの受付、士業系事務所とのやり取りや他企業からの営業など、内容は多岐に渡ります。

自社の話題が社会的なニュースになったときは広報と並んで表に出ることも多く、対外的な折衝・交渉も必要になってくるでしょう。

 

会社の資産や従業員の管理をする印象が強い総務部ですが、実は外向きの仕事が多いことも分かります。

多岐にわたる総務の仕事内容

総務部は、非常に多くの業務を同時並行で進めるシーンの多い部署です。

仕事内容の一部を紹介しますので、種類の多さを体感してみましょう。

経営サポート

役員会・取締役会・経営企画会議・全社員ミーティングなどの企画・運営を行います。

また、株主総会の準備・証券取引所との手続き・社債の発行・IR発信・コーポレートガバナンスに関する資料作成も経営サポートに含まれます。

 

知的財産権の申請やコンプライアンス関連の手続きでは法務部と連携することも多く、部署間のコミュニケーションが欠かせない仕事です。

福利厚生・従業員管理

健康診断・社食・社宅・社用車・社葬・厚生施設などありとあらゆる福利厚生の管理を行います。

福利厚生代行サービスを利用している場合は提供企業と打ち合わせをしたり、慶弔時には速やかに電報や供花の手配をしたり、内容は多岐に渡ります。

 

また、ファシリティマネジメントを行う企業では、オフィスの移転・レイアウト変更・什器や引っ越し業者の選定・契約先との交渉なども業務範囲内です。

内規の整備

社内規則や就業規則・給与規程・人事考課規程・コンプライアンス基本規程・車両管理規定など、内規の整備を行います。

また、36協定の締結や従業員代表の選定なども行い、社内ルールづくりに奔走するのも仕事です。

 

万が一違反した社員がいれば、すぐに検知して社員教育を行い、始末書の回収や人事部や労務管理部との連携も必要になってくるでしょう。

 

自身が模範になるよう、常に自己管理をして社員に姿勢を示す必要がある部署だと分かります。

総務担当者に必要なスキル

では実際に総務部社員として活躍するには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。

会社から期待されているスキルを、いくつか紹介します。

コミュニケーションスキル

絶対に欠かせないのは、コミュニケーションスキルです。

 

総務部は経営陣とも現場社員とも密なコミュニケーションと取る部署であり、全体からの信頼を常に得ておく必要があります。

また、顧客・取引先・顧問事務所・公官庁・マスコミとの対応も多く、「どこに出しても恥ずかしくない人材」であることが期待されます。

 

意思疎通や情報共有に問題が出ないよう、円滑な会話ができることが不可欠なのです。

マルチタスクスキル

総務部では、全く毛色が異なる業務を同時並行で進めなければいけないシーンが多いです。

 

やるべきことがごちゃごちゃにならないよう、マルチタスクに対応できる人材が求められるでしょう。

また、異なる仕事をしていても処理ミスや抜け・漏れが生じない正確性も重要です。

 

「ミスしてはいけない部署」であることを意識し、常にダブルチェックする癖を身につけておくのが理想です。

スケジュール管理スキル

5年単位など長期的な目線で取り組むプロジェクトもあれば、何よりも優先して対応すべきマスコミからの問い合わせや葬儀関係の知らせが舞い込んでくることもあります。

 

日頃から正確なスケジュール管理をしておくことはもちろん、優先順位を見誤らず、必要な情報は即上層部に上げる機転が必要です。

 

また、緊急の仕事が突然舞い込んでくることも多いため、対応力やリスク管理能力も求められるでしょう。

 

有事の際に頼りになる部署でもあるため、1人1人の意識が欠かせません。

総務のやりがいとは

最後に、総務部社員ならではのやりがいを紹介します。

一見地味で堅実だという印象の強い部署ですが、会社の根幹に関われる楽しさを実感できるかもしれません。

会社全体を俯瞰して課題解決に関われる

多岐に渡るだけでなく、経営や会社全体を見渡す業務が多いのが特徴です。

そのため、会社全体を俯瞰して課題解決に関わることが増え、大きなやりがいを感じられるでしょう。

 

また、本社でないと担当できない大きなプロジェクトにも参画できます。

 

本社の移転・大規模な広報戦略・働き方改革・社内体制の一新など、一生に一度の経験ができるかもしれません。

経営陣からも現場からも頼りにされる

経営陣と近い距離で経営をサポートしつつ、現場からの声も直接吸い上げられるのは総務部の醍醐味です。

どちらからも大いに頼りにされるため、会社に貢献できている実感が得られるでしょう。

 

派手な動きこそないものの、「縁の下の力持ち」としてコミュニケーションを活性化する役割を果たせれば、職場環境の改善がしやすくなるかもしれませんね。

総務部まとめ

総務部は、会社の根幹部分を支える重要な部署です。

適した人材配置を行えば、より業務効率の改善に寄与してくれるかもしれません。

 

まずは、与えられた役割を正確に把握し、それに必要な業務や身につけるべきスキルを把握できるよう、経営層も総務部社員も努力していきましょう。

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