働き方改革の実施や新型コロナウイルス流行に伴い、オフィスの縮小移転に踏み切る会社が増えています。
一方で、
「オフィスの縮小移転にはどんなメリットがあるか、具体的にイメージできない」
「失敗しないためにどんなポイントに気をつけるべきか」
と悩む企業経営者も多いものです。
今回は、オフィスの縮小移転に関するメリット・デメリットや、失敗しないためのポイントを解説致します。
実際に成功した企業の例も紹介しますので、参考になれば幸いです。
オフィスの縮小移転とは
オフィスの縮小移転とは、文字通りオフィスを縮小を目的とした移転のことです。
今よりもコンパクトなオフィスに移転することはコスト削減や業務効率改善が図れるとして、昔から高い効果が注目されていましたが、近年特にその動きが活発になっています。
縮小移転を検討しやすい時代になったため、改めてそのメリットが注目されているのです。
関連記事：オフィス移転にかかる費用はどのぐらい？内訳や抑え方を徹底解説
オフィス縮小化を検討する企業が増加している背景
オフィス縮小化を検討する企業が増えている社会的背景は、3つあります。
1つずつ確認していきましょう。
テレワーク導入企業が増えているため
新型コロナウイルスの感染拡大を抑えるため、テレワークを導入する企業が増えているのが大きな要因です。
テレワークを導入することで、大勢の社員が常に出勤できるような大型オフィスが不要になります。
「最低限会社としての機能を果たせれば十分」
「今のように広いオフィスでは空席が目立つ」
と考えた企業が、どんどんオフィスの縮小移転に踏み出しているのです。
業績悪化に伴いコストを削減したいため
新型コロナウイルス流行の影響で業績が悪化し、コスト削減を意識する企業も増えています。
大きなオフィスは、その分高い賃料や光熱費が発生します。
固定費を抑えてなるべく支出を減らすためにも、オフィスにかかる経費の見直しをする企業は少なくありません。
移転には費用がかかりますが、長期的な目で試算すると縮小移転した方がコスト削減になる場合もあります。
移転する部署や人員を調整しながら、綿密に計画立てていく必要がありそうです。
多様な働き方を支えるIT技術が進歩してきたため
多様な働き方を支えるIT技術が進歩してきたことが、オフィス縮小移転の後押しをしています。
オンラインミーティングシステムやクラウドサービスが多数提供されるようになり、チームメンバー同士が遠隔地にいても問題なく仕事ができるようになりました。
また、シームレスに情報共有できる社内ポータルやコミュニケーションツールを使えば時短勤務者・フリーランス・在宅ワーカーとの情報共有もしやすく、オフィス出勤にこだわる必要がなくなってきたのです。
時代に合わせてオフィスを縮小移転する企業が増えるのも、不思議なことではありません。
関連記事：オフィスコストを削減する方策5選｜縮小や移転は効果的？成功のポイントを解説します
オフィスを縮小することのメリットとデメリット
では、実際にオフィスを縮小するメリット・デメリットはどこにあるのでしょうか。
それぞれ2つずつピックアップしてみましょう。
メリット：コストを削減できる
オフィスを縮小移転する最大のメリットは、コストの削減にあります。
賃料や光熱費はもちろん、管理費・清掃などの衛生対策費なども削減できます。
出勤するメンバーを減らせば、その分社員に支給する通勤公費も減らせるでしょう。
ランニングコストを下げれば会社の収支が改善する可能性がありますので、オフィス環境の面から見直すのもおすすめです。
関連記事：フレキシブルオフィスとは？コロナ禍において注目される理由やメリット、活用事例も紹介！
メリット：業務効率を改善できる
縮小移転することで、業務効率が改善できる場合があります。
コンパクトなオフィスにするためにペーパレス化を進めて保管書類を少なくしたり、開始時間と終了時間をきっちり定めた遅滞のないオンライン会議にしたりすることで、業務の無駄を削れます。
遠隔地の社員ともスムーズなコミュニケーションが取れるシンプルな業務フローを作れば、更に効率化が進むでしょう。
また、備品・設備・会議室管理にかけていた人員を他の業務に充てることも叶います。
会社を内から変えたい場合も、オフィスの縮小移転による効果が期待できそうです。
デメリット：コミュニケーションがしづらい
デメリットとして、社員同士のコミュニケーションがしづらくなるリスクが挙げられます。
顔を直接突合せて会話することが減るため普段以上に情報共有のルールを見直す必要があり、情報が行き届かない部署が出ないよう配慮する必要があります。
人事査定や評価をどうするかという問題もありますので、あらかじめ就業規則や人事評価規則を定めておくのがベターです。
関連記事：従業員・経営者から見たリモートワークのメリットデメリット
デメリット：縮小移転のコストが発生する
当然ながら、縮小移転にはコストが発生します。
今のオフィスの解約手数料や、新しいオフィスを契約する際の初期費用が発生しますので、あらかじめどちらも見積もりを立てておく必要があるでしょう。
「コスト削減のための縮小移転だったはずなのに、テナント解約料が思った以上に高かった
」ということのないよう、移転を進める時期も注意します。
関連記事：テレワークはオフィスで働くよりも「疲れる」？その原因とは
オフィス縮小を進める企業の事例
ここでは、実際にオフィス縮小をした企業を紹介します。
実例を元に縮小移転の効果をお伝えしますので、参考にしてみてください。
富士通株式会社
富士通株式会社は、2023年3月末までにオフィススペースを半減させると発表しています。
既に国内で勤務する約8万名の社員に在宅勤務のアナウンスを行い、オフィスへの出社率を25％以下に抑える取り組みを始めました。
オフィスの規模を縮小するだけでなく、サテライトオフィスや中核オフィスへの移転を進め、時間や場所に捉われない働き方を推奨しています。
参考：富士通株式会社「社員の働き方の意識を変えるサテライトオフィス」
株式会社コロプラ
株式会社コロプラは、2022年2月を目途に、現在渋谷にある本社を東京ミッドタウンに移転すると発表しています。
労働生産性を高めることを目標とした移転であり、部署や役職の枠を取り払ったコミュニケーションができるオフィスになるよう設計を進めています。
4フロアあったオフィスを2フロアに集約するとのことなので、出社メンバーのアイディアの交換や情報共有がしやすくなりそうですね。
参考：株式会社コロプラ「コロプラ、本社移転のお知らせ～「東京ミッドタウン」に移転～」
ClipLine株式会社
ClipLine株式会社は、2020年4月末に本社オフィスの賃貸契約を解除しています。
元々は田町駅近くのワンフロアを貸切って使用していましたが、新型コロナウイルスの流行に伴い、約50人の社員ほぼ全員をテレワークに移行させています。
本社フロアをなくしたことで、サテライトオフィスのような小さなスペースを確保しても年間約6,000万円のコスト削減を叶えました。
スタートアップ企業やベンチャー企業のように、オフィス賃料の割合が高くなる企業にも縮小移転が向いていると分かります。
参考：ClipLine株式会社「新オフィスに縮小移転しました」
ピクスタ株式会社
新型コロナウイルス流行ときっかけにコアタイムを払拭したスーパーフレックス制度及びリモートワーク制度を導入し、オフィスの在り方と今後の働き方を見つめ直してきました。
移転によってオフィス面積を3分の1に、席数は120席から20席に、11室あった会議室を1室に減らしました。
反対にオンライン会議用の個人ブースを設けるなど、時代に合ったオフィスになるよう創意工夫しています。
参考：ピクスタ株式会社「面積を3分の1に。ピクスタ社、オフィス縮小移転のお知らせ」
オフィス縮小を失敗しないためのポイント
オフィス縮小移転を失敗しないためには、2つのポイントに配慮しながら進めましょう。
まず1つ目は、コミュニケーションしやすい席配置にすることです。
オフィス縮小移転は、オフィスにかけるコスト削減をするだけでなく業務効率の改善にも役立ちます。
社員同士のコミュニケーションを活性化し、効率的な動線を描ける席配置にすることで、より効果的な移ができるでしょう。
2つ目は、社員の働き方を根本的に見直すことです。
オフィスが縮小する以上、テレワークやモバイルワークなど働き方を変えていく必要があるでしょう。
それに伴い就業規則を改定したり、サテライトオフィスやコワーキングスペースの契約をしたり、縮小に先だって検討しなければいけないポイントは多いものです。
これらを意識しないと、
「ただオフィスが手狭になっただけに感じる」
「出勤した方が効率のいい業務も、テレワークで実施してしまう」
というギャップが生まれてしまいます。十分配慮しながら進めましょう。
関連記事：オフィスのコスト削減とワークプレイスの多様化を実現するサードプレイスの活用
オフィスの縮小移転まとめ
オフィスの縮小移転は、固定費削減・業務効率改善など大きなメリットが発生します。
一方で、社員同士のコミュニケーションがしづらくなったり、縮小移転に思っていた以上のコストがかかったりする弊害もあるでしょう。
縮小移転を失敗しないためには、移転後のイメージや働き方の見直しをしていくことが重要です。
成功例を参考に、自社に合った計画を作成していきましょう。