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フレキシブルオフィスとは?コロナ禍において注目される理由やメリット、活用事例も紹介!

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フレキシブルオフィスとは?コロナ禍において注目される理由やメリット、活用事例も紹介!

 

さまざまな形態のオフィスを調べていると、「フレキシブルオフィス」というワードに出会うことがあるでしょう。

 

「フレキシブルオフィスって何?どんなメリットがあるの?」

「なぜフレキシブルオフィスを使う企業が増えているの?」

 

という疑問を持つ企業担当者に向けて、今回はフレキシブルオフィスのメリットや活用事例を紹介致します。

注目を浴びている理由についても触れますので、目を通してみてくださいね。

注目のフレキシブルオフィスとは?

フレキシブルオフィス1

フレキシブルオフィスとは、用途に合わせて柔軟に使いやすいオフィス全般のことを指す用語です。

 

例えば、コワーキングスペースが挙げられます。

コワーキングスペースは、複数の個人・企業が同じ場所で働くタイプのオフィスであり、仕事に必要な設備・環境が整ったレンタル型のオフィスです。

広いオープンスペースで仕事をするスタイルが一般的であり、会議室や応接室が要らない企業と相性がいいことで有名です。

 

また、シェアオフィスもフレキシブルオフィスの一種です。

シェアオフィスはその名の通り、1つのオフィスを複数の企業で共有しながら使うオフィスです。

コワーキングスペースよりも個別ブースや会議室が充実しているのが強みであり、光熱費や清掃費用も折半しながら使えるためコスト削減に役だちます。

 

近年は、サービスオフィスなども展開されています。

サービスオフィスは個室タイプのワークスペースであり、漫画喫茶のように1人1人のスペースでを確保しつつ、ビジネスに必要な機材や防音環境を備えているのが強みです。

少人数でも使いやすく、掃除やメンテナンスの必要がないことも強みだと言えるでしょう。

 

このようなフレキシブルオフィスはタイプの幅を広げながら、全国に拡大しつつあるのです。

フレキシブルオフィスの市場規模は?

フレキシブルオフィスを使用している人は、2020年で約200万人程度と言われています。(参考:ザイマックス総研「フレキシブルオフィス市場調査2021」

既に東京23区内だけでも総面積19.4万坪、762件のフレキシブルオフィスがあり、2024年には利用者が500万人を達成するだろうという予測がされています。

 

働き方改革や新型コロナウイルスの流行に伴い、市場規模の拡大が急速に進んでいる分野です。

 

ニーズに対し供給が追い付いていないくらいだという見解もあり、今後更なる発展が期待されるでしょう。

フレキシブルオフィスが注目される理由

フレキシブルオフィスが注目されている理由は、主に2つあります。

 

1つ目は、国が推進する働き方改革の影響によるものです。

 

働き方改革は、労働力の減少を解消するために2019年から施行されている制度です。

時間や場所に縛られない多様な働き方を認めることでこれまで労働市場に出回らなかった人員を発掘すると共に、ワークライフバランスを重視することで離職率を低下させる目的ではじまりました。

 

フレキシブルオフィスは仕事内容にマッチした最低限のオフィス設備を整えることに役立つため、通勤時間短縮・業務効率改善の効果が期待できます。

 

国・会社・社員という3つのセクター全員が注目を寄せているのです。

 

2つ目は、オフィスの分散化が進んでいることです。

 

オフィス分散化とか、1ヵ所のオフィスに大量の人員を集めず、本社・自宅・フレキシブルオフィス・サテライトオフィスなどに人員を分散させる手法のことです。

 

オフィス賃料を下げながら災害に対するリスクマネジメントができる方法として注目され、結果としてフレキシブルオフィスのニーズ上昇に寄与しているのです。

フレキシブルオフィスを活用するメリットとデメリット

フレキシブルオフィス2

では、フレキシブルオフィスを活用するメリットやデメリットはどこにあるのでしょうか。

どちらも併せて1つずつ確認していきましょう。

メリット1:契約の柔軟性がある

フレキシブルオフィスは、契約の柔軟性があるのが強みです。

 

場所によって最低限の条件はありますが、1人から・1スペースから・週1回から利用できるフレキシブルオフィスもあり、都合に合わせて使いやすいのです。

 

また、既に通信環境や什器が用意されていることが多く、入居が非常にスムーズです。

契約だけ済ませてしまえば即使用できるケースもありますので、フットワーク軽く活用できるでしょう。

メリット2:オフィスコストを削減しやすい

フレキシブルオフィスを使うことで、オフィスコストを削減している企業も多いものです。

 

これまでオフィスの保有にかけていた賃料・光熱費をフレキシブルオフィスの利用料に当て、光熱費・什器費・通信費・OA機材費などを最大限浮かすことができます。

 

管理・維持にかけていた人員を削減したり別業務に回したりできるため、人的コストも削減しやすくなるでしょう。

 

経営戦略の1つとしてフレキシブルオフィスを利用するのも、1つの手段だと分かります。

メリット3:優秀な人材を雇用できる

都心か地方か、オフィス面積が広いか狭いかなどの制約を受けず働ける環境であるため、条件に限定されず優秀な人材を積極雇用しやすくなります。

 

「非常に優秀だが地方住まいでオフィスに出向けない」

「引っ越しを理由にやむを得ず退職するしかない」

 

という悩みにも対処でき、働き方の多様化にも貢献できるのです。

デメリット1:セキュリティリスクがある

デメリットとして、セキュリティリスクが挙げられます。

 

複数の会社で1つのオフィスを使うシェアオフィスでは、厳重なセキュリティ対策や、書類の置き忘れ防止を図る必要があるでしょう。

コワーキングスペースでは隣のビジネスマンに会話や会議の内容が漏れ聞こえないよう、最大限配慮する必要があります。

 

1人で黙々とやる作業なのか、Web会議や重要書類を使いながら行う仕事なのかも加味し、適切なオフィス形態を選ぶ必要がありそうです。

デメリット2:什器や特別な設備は選べない

既にある設備を使うことが多く、什器や特別な設備を持ち込むことが難しいケースが多いです。

 

大掛かりなパソコン周りの環境が必要な作業や、特殊なプリンターが必要な場合、借りるオフィスへ事前に相談しておく必要があるでしょう。

特殊な環境が必要なのであれば、従来通りのオフィスの方が使い勝手に優れている場合もあります。

 

自社にとってのメリット・デメリットを両方挙げながら、利用の可否を判断していきましょう。

フレキシブルオフィスの活用事例

フレキシブルオフィスの活用方法として、自社で直接フレキシブルオフィスを探して契約をする方法と、オフィスコンシェルジュに相談してオススメを見繕ってもらう方法とがあります。

 

例えば叡知オフィスクラウドは、全国12,000ヵ所以上のオフィスからニーズにあったものをピックアップするコンシェルジュサービスです。

コワーキングスペースやシェアオフィスを始めとするフレキシブルオフィスはもちろん、会議室・レンタルオフィス・ホテルのデイユース・サテライトオフィス・イベントスペースなどさまざまな形態に対応しており、自社に合った仕事環境を用意できます。

 

また、完全個室・半個室・個別スペースへの鍵対応・Wi-Fiの暗号化・コピー認証の要否などセキュリティ面での希望を出せるのも大きなメリットです。

 

オフィスコストが下がっても、優秀な人材を確保できても、セキュリティ対策を怠って損害が発生したのでは本末転倒です。

自分で最適なオフィスを選ぶことに不安がある場合m、相談してみるのがオススメです。

叡知オフィスクラウドを活用した事例

株式会社リブ・コンサルティングは、叡知オフィスクラウドを活用してフレキシブルオフィスの利用をしています。

(参考:叡知オフィスクラウド「エイチ×リブ・コンサルティング様インタビュー」

 

急速に進むテレワーク化の流れに乗って在宅勤務制度を導入したはいいものの、同居家族・テレビや本などの誘惑・生活音や雑音などが影響し、高いパフォーマンスを発揮できないことに悩みを抱えていました。

 

自分でオフィスを探そうにも、自宅近くで「個室 コワーキングスペース」と検索するのが限界で、セキュリティ対策や個室の要望まで100%通らなかったという経験も持っています。

 

叡知オフィスクラウドを活用することでこれらの希望に完全マッチしたオフィスを活用できるようになり、短い時間でも効率用働けるようになりました。

 

オフィス探しにかける時間を減らしながら、集中できる環境で働く第一歩となりそうですね。

フレキシブルオフィスの今後

フレキシブルオフィス3

今後も、フレキシブルオフィスを導入する企業は増えていくと考えられます。

 

・働き方の多様化に対応するため

・従業員満足度やワークライフバランス向上のため

・オフィス環境に囚われず優秀な人材を確保するため

・オフィスコストを削減するため

・通勤費やオフィスの管理にかける人件費を削減するため

・感染症対策や災害対策のため

 

上記のようなフレキシブルオフィスのメリットが分かると共に、オフィス選びをサポートするコンシェルジュや遠隔地の社員同士のコミュニケーションを助けるツールなどが多数リリースされています。

働き方だけでなく、オフィスの多様化に追い風が吹いている状況だと言えるでしょう。

 

まずはフレキシブルオフィス導入に対する相談先を見つけ、自社に合わせた働き方を探っていくのが理想です。

フレキシブルオフィスまとめ

フレキシブルオフィスの導入によって、柔軟な働き方を支えるオフィス環境が整えられます。

場所にこだわらず高いパフォーマンスを発揮できれば、仕事の能率もモチベーションも自然と上がっていくでしょう。

 

トレンドや最新のサービスを把握しつつ、自社に合った働き方ができるよう、まずは情報収集してみてはいかがでしょうか。

 

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