オフィス移転を考えている企業にとって、大きな悩みの種となるのが「移転費用」です。

「移転費用の概算が立たないと、そもそも移転可否を議論できない」

「費用ばかり膨らんで移転のメリットが潰さないか心配」

という企業の声を耳にすることもあります。

今回はこのような企業に向け、オフィス移転にかかる費用について解説していきます。

オフィス移転費用概算表

退去費用

移転にかかる費用は、主に旧オフィス退去時にかかる費用と、新オフィスに入居するための費用に分かれます。

退去費用で大きな割合を占めるのは、原状回復費用です。

元の状態に戻して返さなければいけないため、壁紙の汚れや水回りのクリーニングが必要になれば、それだけ費用が嵩みます。

また、消防設備の点検や床材の張替などを必須としているオフィスもありますので、十分綺麗に使っていたとしてもある程度の費用が発生すると考えておきましょう。

賃料はあらかじめ決められた契約書に則って支払えば大きな負担はかかりません。

しかし、解雇予告が想像以上に早めに設定されている場合もありますので、事前の確認が必須です。

入居費用

入居費用として特に大きな負担になるのが、敷金・礼金・仲介手数料・前払い家賃などです。

一度にまとめて支払うため多額の請求になりやすく、中には負担を減らすため仲介手数料の減額や礼金ゼロを謳う業者もあるようです。

また、内装や什器にこだわるのであればその分のデザイン料や新規購入のための費用もかかりますので、あらかじめ見積もりを立てておきましょう。

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オフィス移転費用を削減する方法

ここでは、移転費用を少しでも抑えるための方法を紹介します。

なるべく負担なく移転したい場合は、項目ごとに削れるポイントがないかチェックしておきましょう。

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家具・什器・備品を再利用する

オフィスに必要な家具や、デスク・椅子などの什器、複合機や細かなラックなどを再利用する方法があります。

従業員ひとりひとりにデスクを用意する場合、人数に比例する形で膨らみやすい項目です。

事前に使えるものと使えないものを分別し、状態のいいものは継続して使っていきましょう。

ただし、新しいオフィスに持っていくものが多ければ、その分引っ越し代が高くなる可能性があります。

明らかに嵩張るものは新調した方が安くつく可能性もありますので、比較・検討していきましょう。

居抜きオフィスやセットアップオフィスを利用する

居抜きオフィスとは、前に使用していた企業の内装設備や什器を引き継いで借りられるオフィスのことです。

デザインを自由に選ぶことはできませんが、内装工事費や什器費を格段に抑えやすくなるでしょう。

セットアップオフィスは、あらかじめ最低限必要な内装が備え付けられているオフィスです。

居抜きオフィス同様にコスト削減効果があり、入居して即使えるのがメリットです。

また、旧オフィスの居抜き募集をかけるのも1つの手段です。

その分原状回復費を格段に抑えられますので、新オフィスだけでなく旧オフィスのことも考えて相談しておきましょう。

レイアウトやオフィス運用を考える

オフィスのレイアウトを一新したり、根本から運用方法を見直したりするのも効果的です。

例えば、フリーアドレス制を導入する方法があります。

同じデザインの什器を大量発注すれば什器代を抑えやすく、部署ごとに垣根を作るなどの細かい内装工事費もかからなくなります。

また、テレワークやリモートワークを最大限活用し、オフィスを縮小移転させるのもよいでしょう。

そもそものオフィス面積が減るため家賃を下げやすく、移転費用だけでなく長期的なランニングコストの節約にもつながります。

書庫や棚に保管しているものをレンタル倉庫に移したり、会議室・社長室などを削減したりして縮小を図ることもできそうですね。

レンタルオフィスやシェアオフィスを利用する

レンタルオフィスはシェアオフィスは、他の企業とオフィス設備を共有するスタイルのため、内装工事費や什器費がかかりません。

一定の利用料がかかったとしても、自社で1から手掛けるより圧倒的に安価で抑えることができるでしょう。

3Dプリンターなど特殊なOA機器を必要としない企業であれば、レンタルオフィスやシェアオフィスでも十分対応できます。

なかには会議や重要な打ち合わせができるよう個室を用意しているオフィスもありますので、検討してみましょう。

また、郵便などを受け取るだけのバーチャルオフィスの活用なども検討されると良いかと思います。

引用：https://virtualoffice1.jp/

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フリーレント交渉をする

フリーレント交渉とは、1～3ヶ月程度家賃を無料にする交渉です。

長期的な利用を前提としている場合が多いため解約しづらいというデメリットはありますが、戦略的なオフィス移転であれば少なくとも数年間は使うことを考えれば、十分交渉する価値があるでしょう。

貸主からしてみても、長い期間借りてくれるのであれば空室にし続けるより多少割り引いてでも貸した方がメリットが高いのです。

完全に無料にならずとも減額してくれる可能性はありますので、相談してみましょう。

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複数の業者で相見積もりを取る

新オフィスを見繕うときも、引っ越し業者や内装業者を選定するときも、複数の会社に相見積もりを取るのが基本です。

「他社さんとも比較されていますか？」

「希望のご予算等はありますか？」

と聞かれたら、無理のない範囲で正直に伝えてしまいましょう。

競合他社と価格を争うために多少値下げしてくれたり、引っ越し日などの都合をつけたり、何かしらのメリットを提示してくれる可能性が高まります。

特に引っ越し業者は繁忙期以外を狙ったり早割を適用したりすれば大分安く抑えられます。

妥協せず、時間をかけて選んでいきましょう。

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オフィス移転費用まとめ

オフィスを移転した方が長期的なコスト削減になると分かっていても、短期的に多額が出ていくのであれば不安や心配が募ります。

なかにはオフィスの移転費用が膨らみすぎてしまい、回収までに何年もかかったパターンもありますので、注意しておきましょう。

業者の勧めるがままに見積もりを立てず、削減できそうなポイントを探っていくのが近道です。

まずは旧オフィスの契約書を確認したり、複数の業者に相見積もりを取ったりしながら進めましょう。

少しでもコスト削減が叶うなら、移転の効果も高くなっていきそうです。

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