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オフィスコストを削減する方策5選|縮小や移転は効果的?成功のポイントを解説します

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オフィスコストを削減する方策5選|縮小や移転は効果的?成功のポイントを解説します

オフィスコストには、賃料・光熱費・通信費・オフィス用品費などオフィスの運営にかかる全てのコストが含まれます。

 

「オフィスコストを削減したいけれど、何から手をつければいいか分からない」

「どんな案があるのか、比較・検討してみたい」

 

という悩みを抱える企業は多いのではないでしょうか。

 

今回は、オフィスコストを削減する方策を紹介します。

 

オフィス縮小や移転が効果的なのか、成功するためのポイントや気をつけるべき点はどこにあるのかも解説しますので、チェックしてみましょう。

オフィスコストの削減対象となり得る費用

オフィスには、下記のようなさまざまなコストが発生します。

 

・賃料

・共益費

・光熱費

・通信費(インターネット回線や固定電話など)

・什器費(デスクや椅子など)

・オフィス用品費(複合機やプロジェクターなど)

・消耗品費(コピー用紙や文具など)

 

オフィスコストを削減したい場合、上記のうちどこを削れそうか探っていく必要があります。

 

特に大きな割合を占めるのが賃料・共益費であり、ここを削減できれば相当の効果が発生するでしょう。

経営効率を高めるためのオフィスコスト削減案

オフィス削減1

ここでは、実際にオフィスコストを削減するための方策をいくつか紹介します。

出社人数の低減

第1に、出社人数を低減する方法があります。

 

出社人数が多くなればなるほど、発生する光熱費が多くなります。

また、人数に合った什器・オフィス用品を用意せねばならず、常に備品が切れないように維持・管理するとなるとそれなりのコストがかかります。

 

一部社員をテレワークにするなど工夫すれば、賃料以外の削減が叶うでしょう。

ペーパーレス化

社内システムや業務フローを抜本的に見直し、ペーパーレス化する方法もあります。

 

ペーパーレス化は、コピー用紙やインク代の削減に繋がります。

オフィスコスト以外にも、膨大な紙資料をファイリングする人件費やファイルを保管する倉庫費も削減できる場合がありますので、経営効率を高めやすくなるでしょう。

PC・電話の無線化

PCや電話の無線化をすることで、配線工事や設置に関わる手間を削減することも可能です。

 

「固定電話本体がある場所でしか電話ができない」

「外出先や自宅から社内システムにアクセスできない」

 

という煩わしさが減るため業務効率も改善しやすく、定期的な点検にかかるコストも下げられます。

クラウドサービスの活用

クラウドサービスを活用することで、システムの開発・運用・保守・点検にかかるコストを削減できます。

 

社内で使用する全てのシステムを自社開発している場合、オフィスコストも人件費も膨らみます。

特に導入する際に必要な機材などのイニシャルコストが大きくなる傾向にありますので、よほどこだわりがある場合を除き、クラウド化するのも1つの方策です。

オフィスの縮小移転

オフィスの縮小移転も、経営効率向上に大きく寄与します。

 

オフィスコストの大半を占めるのは、賃料と共益費です。

大きなオフィスより小さなオフィスの方が賃料・共益費を抑えやすく、年間で見ると莫大な差になることもあるでしょう。

 

シンプルかつコンパクトなオフィスにすることで、業務効率がよくなるケースもあります。

オフィス環境全体を見直しながら、方策を練ることが重要です。

オフィス賃料削減のポイント

次に、オフィスコストの大半を占める賃料を削減するポイントを解説します。

ここを削減できれば大きな成果が得られますので、ぜひ目を通してみてください。

サテライトオフィスを利用する

サテライトオフィスは、大規模なオフィスより賃料が安く設定されていることが大半です。

 

小規模なスペースと通信環境だけを用意していることが多いため、広いオフィスをキープするためのコストが発生しません。

 

また、エリアを区切って複数の企業が同じフロアを使うタイプもサテライトオフィスもあり、運営・維持にかかる費用を折半しやすいのもメリットです。

賃料交渉する

契約更新のタイミングに合わせ、賃料交渉するのも1つの手段です。

募集賃料と下限賃料の差を把握できれば、有効な交渉ができるでしょう。

 

一方で、人気のエリアや駅から近い物件の場合、値下げに応じてもらえない可能性が高くなります。

交渉前の料金でも借りたいと考える競合が多い場合、「交渉するのであれば契約更新しなくて構いません」と強気に出られることもあるでしょう。

 

何%交渉するかのラインを見極めながら、慎重に行っていく必要がありそうです。

移転や拠点統合を検討する

賃料が安いオフィスへの移転や、拠点統合をする方法もあります。

 

なるべく安く家賃を抑えるために引っ越しする人がいるのと同様、コスト削減を意識して移転をするのは賢い選択だと言えるでしょう。

また、拠点を統合して2つのオフィスを1つにできれば、その分固定でかかるオフィスコスを減らせます。

 

どのオフィスがどんな役割を果たしているか見ながら、移転・統合後のイメージを固めておきましょう。

オフィスコスト削減における注意点・成功させるポイント

オフィス削減2

オフィスコスト削減を成功させるためには、どんな点に注意しながら進めるべきでしょうか。

成功のためのポイントを、1つずつ解説致します。

コスト削減の目的を明確にする

まずは、コスト削減の目的を明確にします。

コスト削減を通してどんなビジネス戦略に舵を切りたいか考えるのが近道でしょう。

 

例えば、オフィスコストを削減した分を人材採用・育成に投資する戦略があります。

テレワークやサテライトオフィスの活用をすることで働きやすい企業体質に改善し、離職率低下・優秀な人材の確保に舵取りをするのも効果的です。

 

また、収支状態を改善するためにオフィスコストを削減する戦略もあります。

事業撤退やリストラを避けるため、オフィスに限らずありとあらゆるコストを徹底的に削減し、本業に追加投資するということも可能です。

 

まずは自社の目的や戦略を可視化するのがポイントです。

現状コストの洗い出しを行う

次に、現状コストの洗い出しを行います。

先に挙げた賃料・共益費・光熱費・通信費・什器費・オフィス用品費・消耗品費それぞれに毎月どれくらいのコストがかかっているのか、算出してみましょう。

 

オフィス用品費や消耗品費の割合が高ければ、クラウド化やペーパレス化が効果的です。

 

日々細かいコストの削減はできているのにオフィスコストが負担になっている場合、そもそもの賃料や共益費が高すぎると考えられるでしょう。

 

問題点が分かれば、自ずと対処法も見えてきます。

変革すべきポイントをリストアップしておく

オフィスコスト削減のおおまかな路線が決まったら、変革すべきポイントをリストアップする段階に進みます。

 

オフィスを縮小する場合、それによって発生するデメリットや業務上の問題点を全て書き出します。

総務部や労務部だけでなく、営業や広報などさまざまな部署の社員にヒアリングするのがよいでしょう。

 

「実際に縮小したらどんな働きづらさが生じそうか」

「縮小に乗り気になれないとしたら、どんなポイントが邪魔をしているか」

 

を客観的に考え、払拭すべき課題として把握しておくことが肝心です。

オフィス縮小を失敗しないためのポイント

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オフィス縮小を失敗させないためには、移転コストを正確に見積もる必要があります。

 

移転先オフィスの賃料や共益費が安くても、移転にかかるコストが想像以上に膨らめば、回収にかなりの時間がかかるでしょう。

 

・今のオフィスの契約解除料

・原状回復工事費用

・引っ越し費用

・不用品の処分費用

・新しいオフィスの不動産取得費用

・敷金及び仲介手数料

・内装工事費用

・ネットワーク工事費用

・什器購入費用

 

上記のような移転コストを1つずつ見積もり、比較・検討していくのがポイントです。

 

「ざっくり見繕ってこれくらいの費用がかかる」

「詳細は進めながら相談する」

 

というのはNGです。思っていたようなコスト削減効果を得るためにも、見積もりは慎重に行いましょう。

オフィスの縮小移転まとめ

オフィスコスト削減には、出社人数低減・ペーパーレス化・クラウドサービス活用などさまざまな方策があります。

 

中でもオフィスの縮小移転は固定費である賃料・共益費を大きく削減しやすい方法であり、効果も高いものだといえるでしょう。

 

移転にかかる費用を正確に見積もりながら、「なぜ移転するのか」「移転後にどんな姿になりたいか」を想像して進めるのがポイントです。

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