総務の仕事は、会社内のあらゆるものの管理と、補充・発注、さらにイベント運営など多岐に渡ります。人数が多い会社であればあるほど管理は難しくなり、一人当たりの仕事量はどうしても増えてしまうものです。

そのような場合には、ITツールを使って業務を効率化することができます。総務のあらゆる面で役立てることができるITツールは、今後さらに需要が高まっていくでしょう。

そこで今回は、総務の仕事を効率化できるおすすめのITツールをピックアップしていきます。

また、ITツールを使うことで短縮・効率化できる総務の業務内容についてもご紹介。人の手が必要な部分だけに集中することができるようになれば、仕事の負担も大きく減るでしょう。

ITツールで効率化が期待できる総務の業務内容

ITツールを使うことによって効率化できる業務は、総務の仕事の中では非常に多いです。

以下にまとめたので、チェックしてみてください。

受付業務

来客の対応をする受付業務は、会社には不可欠なもの。様々な部署がある会社では、受付で適切な部署の適切な担当者に繋がなければなりません。通常であれば受付担当がいて、来客の指示通りに担当者に電話をつなぎ、コンタクトをとります。

とはいえ、受付業務は必ずしも人間がやらなければならないものでもありません。来客の対応などは、タブレット端末などを使って簡単に行うことができます。感染症対策としてもメリットが大きく、現在多くの会社が導入しています。

専用のソフトを導入することで、受付でタブレットに訪問先を入力すると担当の部署に自動的につながります。訪問者は表示された案内通りに、担当部署に行けばいいのです。電話受付の取次も不要になり、担当者のスマホに自動で繋がるので、直接コンタクトをとることができます。

また、ソフトによっては入館カードの発行ができるものもあります。入館カードが必要な会社が、こちらもタブレットで一括管理してみると良いでしょう。

メール管理業務

総務は様々な部署とのやりとりが必要になります。しかし、毎回メールを大量にやりとりしていると、必要な内容のメールが埋もれてしまったり、間違えて削除してしまって大変なことになる場合も。とはいえ毎日メールの対応に追われていると、結局管理が難しくなってしまうものです。

そのような場合にも、ITツールが便利です。メッセージに特化したツールを使うことで、メールにラベルをつけたり対応状況の管理、タスクを目に見える形にしておくことができるので、重要なメールを見落としてしまうこともありません。

また、メールごとに印をつけて優先順位を決められるので、何から先に対応していいのかわからないということもありません。重要なメールに迅速に対応できるので、効率よく処理していくことができます。

チャットツールであれば、担当する人をまとめてグループを作ることも可能。一人一人に一斉にメールを送らなければならないという手間からも解放されます。

物品管理業務

総務では、社内で使用する物品の管理も大切な仕事の一つです。社内でなくなりそうな備品があれば、不足しないように管理をして発注をしなければなりません。しかし、たくさんある業務の中で社内の物品を管理するというのは、非常に大変なことでもあります。各部署から要請があって発注しなければならない時にも、たくさんの部署から一気に要請がくると管理が難しくなり、誤発注に繋がるリスクもあります。

物品の管理は、ITツールでも行うことができます。ツール上では常に必要な在庫数や発注数、発注するタイミングや発注先を登録しておくことで、発注が必要な段階になった時にいち早く知らせてくれます。必要な分を正確に管理できるので、過不足が起こることもありません。

また、ツールによっては、設定した在庫を下回りそうになったタイミングで自動で発注をかけてくれるものも。ついつい忙しくて発注を忘れてしまった、という時にも安心です。

福利厚生関連

会社の福利厚生を管理するのも総務の仕事ですが、できる限りコストを少なくしていきたいものですよね。福利厚生にかかる人件費を削減することで、他の部分に人員を割くこともできます。そのため、福利厚生の分野でITツールを導入する企業も増えてきているのです。

例えば、社員食堂。社員食堂の会計やオーダーの管理などは、人間でなければできないものではありません。受付や席案内などの業務も含めて、タブレットなどで代用することもできるのです。支払いが必要な場合は、機会とITツールを組み合わせて自動キャッシュを行うこともできます。

また、社宅の管理や財形貯蓄などに関しても、ITツールで一元管理が可能です。手続きや生産の分野をITツールに任せることで、業務はさらに円滑になります。データはすべて残るので、不具合やトラブルがあった時の確認も簡単です。利用する側も管理する側も使いやすいので、社員の満足度も高まるでしょう。

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総務の効率化におすすめなITツール

総務の仕事をITツールで管理することで、ミスの少ない管理運営が可能となります。では、総務の仕事に役立つITツールにはどのようなものがあるのでしょうか。ピックアップしたので、チェックしてみてください。

タブレット

タブレットは、様々な面で役に立ちます。例えば、会社の受付業務。通常は受付係が取り次いで担当部署につなぎますが、これをタブレット端末で一括管理することができるのです。

タブレットの導入方法も非常に簡単です。タブレット端末に受付のITツールを導入し、あとは会社の入り口におくだけでOK。あとは客人が自らタブレットを操作して、行きたいところに直接コンタクトをとることができます。部署なども細かく分かれており、担当者の名前も出るので、訪問者側としても訳が分からずに立ち往生するということがありません。

人間が受付する場合、紙などで対応することになるので、どうしても1人の処理に時間がかかりがち。時間のない訪問者は、不満を募らせてしまうでしょう。タブレットであればスムーズに案内ができるので、客人を待たせることもありません。余裕があれば2機、3機と複数台置いておくことで、さらに混雑は解消されます。

zoom

「zoom面談」「zoom会議」という言葉をよく聞くようになり、zoomに対しての認知度が上がってきています。zoomはオンラインで話ができるツールで、離れた場所にいてもリアルタイムで顔を合わせて会話ができます。そのため、企業の会議に頻繁に使われるようになり、リモートワークが主流になっている中でも会議を通じてコミュニケーションをとることが可能です。

zoomは会議を行うだけではなく、オンライン通話という強みを生かしてセミナーを開催することもできます。また、会社の会議室不足もzoom会議を実施することで解消できます。どこにいても会議に参加できるので、会議室が埋まっているというような状況下でも業務の滞りが起こらないのです。

総務が主催する新人研修などにも、zoomは適用可能。わざわざ研修所に出向かなくても研修を行うことができるので、社員の負担も大幅に減らすことができます。感染症対策としても、zoomを活用してコミュニケーションが取れるのは大きなメリットです。

KINGOFTIME

こちらのサービスは、出退勤管理ができるITツールです。現在はタイムカードなどを導入している企業も多いでしょうが、タイムカードはついつい押し忘れてしまったり、紙の管理が大変になったりしてしまいがち。まとめて勤務状況を管理する総務の負担も少なくはありません。

KINGOFTIMEは、パソコンやスマートフォンから出退勤の打刻ができます。デジタルでの管理となるので、タイムカードのように管理が難しいということもありません。社員は出勤と退勤を自身のスマートフォンから行えるので、うっかり打刻し忘れて会社に戻らなければならないということもありません。

ChatWork

ビジネス業界において、多くの人に愛されているツールがChatWorkです。こちらはメッセージツールとなっていますが、メールでのやり取りが主流だという会社では、ぜひ取り入れてみると良いでしょう。

基本的に、チャットツールなので文字でやりとりをするのはメールと一緒です。ただ、メールよりもメッセージの内容が圧倒的に管理しやすいのが大きな利点です。メッセージのやりとりをする相手ごとに、トークルームが分かれているので埋もれてしまう心配もありませんし、ファイルのアップロードなども簡単です。

また、メッセージとして送った（受け取った）内容をそのままタスク化することも可能。タスクの完了期限も設定できるので、優先順位がわかりやすいのも大きなメリットです。

WinActor

こちらのツールはRPAソフトと呼ばれるもので、AIを利用して様々な情報を覚えさせることで、人間に変わって作業の処理を自動で行ってくれるというものです。名前の通りWindows限定のソフトではありますが、対応しているパソコンを使っている場合は、導入してみると良いでしょう。

WinActorでは、フローチャートを作っていくことによってそのシステムに沿ってAIが自身で考え、外部とのやりとりに対応します。例えば情報の収集やレポートの作成、メールの送受信などはWinActorでシステム化することで代わりに対応してくれるので、他の仕事に手を回せるようになります。反復的に行っているようなことはパターン化して覚えこませることで、作業が大幅に効率化するでしょう。

desknet’s NEO

こちらのツールは、社内の備品や設備、ワークフローや来客対応などあらゆる面で役立てることができます。全てのデータを一括で管理するので、必要な時に必要なデータをサクッと探し出して対応することが可能。余計な手間をかけずに済みます。

備品などの管理は、総務課が会社全体のものを管理するとなると非常に骨の折れる作業となります。会社内でdesknet’s NEOが導入されていれば、各部署の社員が不足しそうな備品に気づいて登録します。これを総務が管理して、発注作業に移れるのです。また、会議室や事務所など、会社保有の施設の空き状況も管理可能。会議室を使いたかったのに使えなかったという、社員の不満も少なくなります。

Focus U 給与明細

Focus U 給与明細は、給与に関係する書類をクラウド上で管理するツールです。毎回、給与支払いの旅に給与を確認して明細にして社員に配るというのは、非常に手間のかかる作業。明細が紙での配布だと、なくしてしまう人も多いものです。

こちらのツールでは、紙の明細の代わりに電子明細を発行します。紙の明細のようにかさばりませんし、なくすこともありません。いつでもweb上で確認できますし、必要に応じて社員各自が印刷することも可能です。

明細を発行して封入し、配布したり発送したりする手間がなくなるので、作業は非常にスピーディーに完結します。社員全員分を印刷するとなると印刷費用もかさみますが、電子明細であればゼロ。コストを大きく抑える面でも、非常に便利なツールです。

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まとめ

今回は、総務の莫大な業務を効率化させるためのツールについて紹介してきました。総務の業務というのは多岐にわたるので、一つ一つの仕事が手間取ってしまうとなかなか作業を進めることができません。

業務を一括管理できるITツールや業務を自動で行うITツールを導入することで、総務の仕事も大幅に削減できます。その分他の仕事に手を回せるようになるので、総務の仕事量の多さに悩んでいるなら、ぜひ採用してみてください。

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