広報という職種は、決して大手企業だけにある業務ではありません。大手企業には、広報という専門の部隊を確立している場合が多い中、中小企業では総務にて広報の業務を担う場合も多々あります。
総務だから、広報業務は畑違いと思われることもありますが、決してそうではありません。総務だからこそできる情報の発信も多々あることを本記事では解説していきます。
総務だからできる広報活動とは何かやどのようなスキルを必要としているか、広報は総務ではできないではなく、総務だからこそできる広報の業務とはどのような内容かについても解説しています。幅広い業務を行う総務だからこそできる広報活動の参考にしてください。
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総務だからこそ広報が務まる？社内の情報は総務部に集まる
総務だからこそ広報が務まるとはどういうことでしょうか。それは、総務は情報の収集役と整理役を担うからです。
総務とは、自社内における情報が集まる部署であり、情報を発信する役割も担っています。社内行事や人事などを始め、様々な情報を集中して管理し、かつ社内に発信する役割を担うからこそ社外に発信する内容の元データ、企業内におけるイベントなどを始めとする情報も一元管理を行う役割を担います。
また、企業の顔としてのマスコミ対応などを行うのも総務です。総務は、メディアからの問い合わせを受ける一時窓口の役割も担うため、広報を行うには有益なポジションだといえます。従来の総務とは異なり、現在の総務に求められる役割は、企業の顔としての活動も担うと考えると良いでしょう。
情報を扱う側面、企業の顔として社外の対応を行う側面などを勘案すると、総務が広報を行うことが最適なポジションであることが理解できます。総務が広報の役割を担うことができれば、適切な情報をいち早く管理し、適切なタイミングで発信することも容易になると考えておきましょう。
このように、総務だからこそ広報活動を行うことが有効であり、かつ効果的であることを念頭に広報活動を行うポジションを検討していくことが良案です。
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総務は情報管理の司令塔
次に、総務が情報管理を行う司令塔の役割を担う上で必要なスキルについて解説していきます。前述の内容でも、総務は社内の情報をいち早く整理し管理できることに触れました。
では、総務が行う情報管理の役割を担う上で必要となる能力とはどのようなスキルなのかを理解し、より高度な情報管理ができるようにスキルアップを行っていきましょう。
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総務は情報管理の最重要部門
総務は、企業における情報管理の最重要部門です。総務はさまざまな資源の管理を行っていますが、経営資源の1つである「情報」の管理についても、総務が担う役割です。
経営資源とは、「人」「モノ」「カネ」「情報」の4つであるとされ、現在ではビジネスにおける成功には情報の管理や分析が必要だと言われています。実際に、自社のサービスにおける情報だけではなく、外的環境を始め同業他社の動向の情報もビジネス展開における重要性を増しています。
同じサービスを提供する同業の情報、そしてビジネスを展開する上で必要となる法令情報など、気を配る情報は多岐に渡るようになっています。こうした情報を管理する様々なスキルが、総務には必要になってきていると理解しておきましょう。
情報管理能力｜情報の収集力
現在は、情報社会と呼ばれ始めて数年が経過し、自社がビジネスを展開する上で必要となる情報は膨大な量になっています。こうした情報の中で、自社のビジネスにおける関連性のある情報だけを収集する情報の収集力は、総務に必要なスキルです。
膨大な情報の中から、自社のビジネスにおいて必要な情報に絞り込んで収集していくことは簡単ではありません。必要な情報とは何か、必要な情報を収集する先や方法はどうするべきかについて検討し、実践をしていきます。それと同時に、社内における情報の集中化や収集の方法についても整備を行っておく必要があります。
このように、社内、社外に問わず情報を的確に収集する能力を身に付け、その知識や手法を社内に展開していくことで自社の情報収集力を上げることも総務の大切な役割になります。
情報管理能力｜情報の分析力
情報は収集しただけでは意味がありません。その情報を社内で活用するためには、分析をする必要があります。この情報の分析力も必要なスキルの1つになります。情報の分析については、各部署に専任の担当者を設置する方法もありますが、分析方法についてのノウハウを展開することも総務の大切な役割です。
全ての情報を分析したり収集することを総務だけで行うことは難しいため、情報管理の一環として自社内に展開を行い、効率的な分析を行っていく必要があります。特に総務では、社外からの大きな環境変化や公的機関からの情報を収集、分析する役割を担い、業務に直結した情報を分析することは、各部門が担当するなど効果的な分析を展開するイニシアティブを総務が担うことが必要です。
情報管理能力｜情報セキュリティスキル
社内における情報セキュリティスキルの底上げは、総務が主体となり促進していく必要があります。現在では、SNSの活用方法で企業の成長ができることもあり、その逆も起きる可能性を秘めているほど情報の扱いは慎重にならなければいけない側面があります。
必要な情報を適切に活用するために必要なスキルや方法、情報取り扱いのポリシーの定着化などによる人材育成は総務が率先して実施していきましょう。情報セキュリティスキルの向上と底上げ、定着は簡単に実現しません。計画的な人材育成、情報セキュリティスキルの向上を実現していくために、総務が主体となり活動していきましょう。
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広報兼総務として必要なもの
次に、広報兼総務として必要な役割、スキルなどについて解説していきます。
今後の戦略的総務としての活動において、広報兼総務として活動するためには、どのような役割を担うべきかを理解することは、役割の明確化につながります。今後の総務の成長の観点からも意識して実践していきましょう。
現場と経営層の情報共有・橋渡し
経営においては、方向性の判断には情報が必要です。この情報の提供を総務が行います。日常の業務においては、現場で様々な事柄が起きていますので、その情報を収集し経営層に提供し適切な経営判断の材料にしてもらうことが必要です。この情報の提供（共有）は、現場から経営層だけではなく経営層から現場への双方向に行う必要があります。
この情報の共有と判断の橋渡し役は、総務として実践していく最重要な役割です。この役割を行うことで、現場と経営の間の認識ギャップを無くし、適切な経営と業務運営が行える仕組みを構築する必要があります。こうした仕組みを行うには、双方とのコミュニケーションを常に取っておくことが、総務として必要なことです。
常に、双方の意見や情報を把握することは大変なことですが、双方との信頼関係があれば情報の把握は容易になります。場合により、定期的なミーティングなどに参加していくことで、情報収集がスムーズに行える方法を検討し実践していきましょう。円滑なコミュニケーションスキルを身に付けるためには、常に周囲に気を配ることなど社会人としての心構えを実践することが必要です。
情報取扱いポリシーの策定と社内浸透
広報を促進するためには、情報の扱いについて社内での理解を促進しておくことも必要です。この扱いについては、情報取扱いポリシーを策定し社内への浸透を行います。情報取扱いポリシーについては、社内だけではなく社外にも公開することで、企業の信頼度を向上させることを期待できます。
ポリシーの作成については、社内における情報の取り扱いに関する知識を蓄積することが必要です。こうした知識を体系立てて理解するには、社外の研修なども有効に活用しておくことも方法の一つになります。その他にも他社の事例などを参考にする方法もあります。
こうした手法を用いることで、情報取扱いポリシー作成に必要な知識を習得することができます。また、作成したポリシーは社内浸透をする必要があります。この社内浸透には、時間がかかる可能性も高く粘り強く浸透を行うことが必要です。
浸透を促進するにはトップメッセージなどの方法も活用し、従業員への展開を行うことが有効な方法となるため、計画して実践していきましょう。その他にも社内に掲示するなど、常に従業員の目につくことも理解度と定着率を促進する方法になります。
情報管理ルールの策定
情報取扱いポリシーの策定後には、情報管理ルールの策定を行います。情報の扱いをより具体的に明記した取扱いマニュアルともなるものです。従業員は、情報取扱いポリシーの遵守には、情報管理ルールを守ることで達成できる仕組みとすることが必要です。
この情報管理ルールの策定についても、社外の研修などを通じて体系だった理解をする方法や、書籍などを活用する方法があります。現在では、インターネット上にも雛形となる文章が展開されていることもあり、自社の状況にそった内容を作成することができます。
こうした作成には、マニュアルの作成や業務の可視化を行うスキルなども必要です。業務フロー作成のスキルなどを身に付けることで、どのような処理を行うと効果的であるかを可視化することも可能です。情報管理ルールを作成するポイントは、誰もができること、守れることや必ず実施しなければいけないことを整理しておくことです。
従業員が無理やり遵守するルールでは、必ず守れない人が出てきます。そうならないためには、物事の本質を理解し遵守できる仕組みやルール化を行うことが必要だと理解しておきましょう。
情報セキュリティ組織の構築と社内教育
作成された情報取扱いポリシーや情報管理ルールを定着させるための組織として、情報セキュリティ組織を構築することが有効です。情報セキュリティ組織には、情報の取り扱いに関する基礎知識、情報セキュリティの知識が必要です。
また、その役割を明確にし、必要な対応とは何かを定義つけることも大切になります。その中でも、社内の人材に対しての情報セキュリティ研修などは重要なテーマになります。情報取扱いポリシー、情報管理ルールなどを体系立てた社内研修を定期的に行うことで、社内への浸透、定着化を促進していきます。
また、情報取扱いに関する法令や外部でのトラブル事例の紹介なども、積極的に行っていく必要があると理解しておきましょう。こうした研修の実施には、社内の人事部と連携し研修プログラムを作成することが有効です。研修講師としてのスキルを高く磨くことよりも、相手に理解してもらうにはどういった説明や資料が良いかを議論して作り上げることが必要です。
ただし、研修前には、何度かのデモンストレーションを行い分かりづらい箇所がないかなどを関係者で確認する方法を採用しておきましょう。こうすることで、受講者が分かる伝わり方や説明の仕方について議論しておくことも、理解度を促進するための手法です。
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情報収集能力と企画力を発揮するフットワーク
広報、そして、総務の業務を行うには情報収集力と企画力は必須のスキルと言われています。この両方を兼ね備え、実践を行うフットワークの軽さも大切です。前述で、情報収集力が必要なことは説明させて頂きました。実際に多くの情報を収集して整理する力が必要です。
その他にも、情報を適切なタイミングで発信する計画や企業ブランディングを検討する企画力が必要となります。それらを実践するには、フットワークが重くては実現しません。行動ができることで、より効果的な情報管理を行った広報活動ができます。これらは、広報だけではなく総務の業務にも役立つスキルになります。
こうしたスキルを身に付けるには、イベントやセミナーに参加することや勉強会などに参加することが有効な方法になります。こうした場を通してスキルアップを図ることで、より効果的な施策を立案し実践することができると考えておきましょう。
まとめ
本記事では、広報兼総務として活躍するための方法について解説しています。
総務と広報とは、全く別物であると考えがちですが、情報を扱う、情報を管理し操作するという側面では共通する部分があります。現在では、広報兼総務として活躍する方も多く、2つが別物として扱われないことも増えてきています。そうした点も踏まえると、今後、総務の中で広報を担う機会は増えることも考えられます。
現在では、企業からの情報発信（広報活動）は重要な役割です。企業の成長や信頼度向上には大きな意味を持つ広報活動を総務が行うことについては、本記事を参考にぜひ取り組んでください。情報を管理する司令塔である総務だからこそできる広報活動を、計画的に実践していきましょう。