総務部に対して「会社を守る部署」「雑務やルーティンワークが多い部署」というイメージを持つ人は少なくありません。
しかし、近年「戦略総務」が話題になると共に総務部に期待される役割の幅が広がってきています。
今回は、戦略総務の概要や、新たに求められている役割や期待について解説します。
総務から仕掛ける福利厚生の例も紹介しますので、関連部署の方は是非目を通してみてください。
戦略総務とは？
戦略総務とは、自社が抱える問題や課題を解決するために能動的に業務を行う総務部のことを指します。
特に、業務効率改善・コスト削減・ナレッジ蓄積・働き方改革などに取り組むことが多いです。
部署の枠組みに捕らわれず横断的な成長戦略を考える部署であるとして、ルーティン化された処理業務を行う総務部とは別の働きに注目が集まっています。
企業における総務部門が担う役割
まずは、従来総務部門に期待されていた役割を確認していきましょう。
総務部の存在意義に関する部分でもありますので、基本項目として共通認識を持っておくことが肝心です。
関連記事：企業における総務部の役割とは？総務部の具体的な仕事内容と理想像を解説
経営戦略・意思決定の補佐
まずは、経営層や各部門のサポート業務が挙げられます。
例えば、政治・経済・国際・同業他社の最新プレスリリースなどに関する情報を収集し、経営層に共有するのも総務の仕事です。
社長室など幹部に近い場所に座席配置されることが多いのも、密な情報コミュニケーションが取りやすくなるからだと言われています。
また、法務部や経理部と連携して、成長戦略に法的な問題がないかアドバイスする立場でもあります。
常に最新の法律・法令をチェックして進言することで、企業を守る役割も果たすのです
社内環境の整備・改善
トイレや給湯室の石鹸・アルコール補充から、36協定締結に至るまで、さまざまな環境整備を行います。
- 就業規則や給与規則の改定
- 労働基準監督署など公官庁との渉外
- 健康診断やストレスチェックの実施
- 働き方改革の促進
- IR実施
- 社内広報
- 雇用契約書や労働条件通知書の発行
など専門性の高い業務も多く、労務に関する知識も求められます。
従業員満足度を下支えする重要な部署であると分かるでしょう。
社内外のコミュニケーション管理・推進
社内のみならず、社外とのコミュニケーションが多いのも総務部の特徴です。
- 一般市民からの意見やクレーム対応
- 代表電話宛の相談や営業対応
- 公官庁との打ち合わせや書類提出
- 社会保険労務士や行政書士への相談
- 従業員家族からの緊急連絡取り次ぎ
など多数の業務が発生するため、対外的なコミュニケーション能力が欠かせません。
また、株主総会や取締役会の準備・運営も業務に含まれることが多く、何か月も前から入念な準備を重ねます。
社内重要書類・印章の管理
総務部には、再発行が難しい書類やセキュリティ対策用品が多く集まります。
- 会社の実印や社判
- オフィスの賃貸借契約書や重要事項説明書
- 登記簿謄本
- 賃金台帳や従業員台帳
- 各種公官庁への届出書控え
- 法人用クレジットカード
- セキュリティカードや社用車のスペアキー
などを厳重に管理し、紛失や盗難に備えるもの大切な仕事です。
社内でも特に口が堅く真面目なタイプが配置されるのには、重要管理物を任せるからという理由もありそうです。
関連記事：総務がやるべき仕事とは？ 総務部の課題とその解決策を徹底解説
「守り」から「攻め」の総務へ変化させる「戦略総務」の4つのポイント
総務部は会社を守るための部署でもありますが、「戦略総務」は「攻めの総務部」と言われています。
会社を根本から改革するための部署になるためのポイントを探っていきましょう。
現場を把握し生の声を聞く
まず、本社に置かれる総務部と現場の垣根をなくすことから始めます。
特に都心と地方など物理的に距離が開いていてなかなか顔を合わせる機会のない企業や、現場の専門性が高くて本社メンバーと仕事の話がしにくい企業では、特に現場とのコミュニケーションが難しい傾向にあります。
「本社は理想ばかり言って全く現場を分かってくれない」
「書類仕事の催促ばかりのコスト部門なのに、現場で利益を生んでいるメンバーに敬意が足りない」
と軋轢を生むことも多く、場合によっては深い溝で隔たれてしまうこともあるでしょう。
戦略総務の役割は、業務効率や仕事環境の見直しにあります。
まずは現場との距離感を近づけるために、自ら歩み寄る必要があるのです。
関連記事：総務なんていらない？無駄だと思っているなら大間違い！戦略総務の必要性
経営層と現場をつなぐ
現場と本社だけでなく、現場と経営層をつなぐのも重要な役割です。
企業規模が大きくなるにつれて経営層に求められるリーダーシップは高まっていくため、自ずとトップダウン式の経営が目立つようになります。
非常に効率化された経営方式である一方、現場からの不平・不満を十分に吸いあげられなかったり不信感を抱かせたりする原因になることもあるでしょう。
総務部はこうした現場の声を聞き、経営層に提言するクッション材としての役割も担います。
場合によっては現場から非常に有用なアイディアが生まれることもありますので、それを見逃さないようにすることも重要です。
情報収集を欠かさない
経営層への的確な進言には、日頃からの情報収集が欠かせません。
日本の政治経済や世界の動向に関する広い知見はもちろん、同業他社の傾向や年代・性別ごとの最新トレンドにも気を配る必要があります。
時にはマーケティング部門と連携しながら最新ニーズを掴んだり、法務部と連携しながら最新の法案や法令を遵守した舵取りをしたりするシーンも出てきます。
また、労働基準監督署や年金事務所の職員、社労士・会計士・弁護士・税理士など士業とのコミュニケーションも必要です。
さまざまな手段で情報収集を行い、経営層をサポートする必要があるのです。
さまざまなアイディアを実行する
自社の慣例や風習に囚われず、有効だと思える手段は積極的に発信していく必要があります。
ITやデジタルに関する知識を広め、AIやRPAの導入を検討するのもよいでしょう。
また、自社に合ったクラウドサービスやコンサルツールがあれば今のコスト・工数・人員と比較した上で提言していくことも重要です。
全社的な取り組みになる場合、やはり現場との本社間でモチベーションの差異が出ないよう、現場とのコミュニケーションを行う必要もありそうです。
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総務から仕掛ける！福利厚生のさらなる活用
次に、福利厚生を活用して職場環境を変えた例を紹介します。
特に総務部が強みを持つオフィス環境に関する福利厚生を中心に紹介しますので、真新しい福利厚生事例を探している方はチェックしてみましょう。
サテライトオフィスの導入
サテライトオフィスとは、企業の本社や支店から離れた場所に設立するオフィスです。
大規模なオフィスより賃料が安く設定されていることが多く、小規模なスペースと通信環境だけを整備しているため高い利便性があります。
従業員の通勤時間短縮も叶えやすく、ワークライフバランス向上に役立つため、福利厚生の一環として契約している企業も目にします。
関連記事：テレワーク・リモートワークに最適なレンタルスペースをご紹介！ホテルやカラオケ店なども
サービスオフィスの導入
サービスオフィスとは、漫画喫茶のように1人分のスペースに特化したオフィスです。
広いオフィスに大勢が集まって仕事をすることがないため集中しやすく、大量の数字データを扱う業務や独自のアイディアが求められる仕事と相性がいいのが特徴です。
ビジネスに必要な機材や防音環境は漫画喫茶以上に整っているため、手軽に出勤しやすいのも魅力だと言えるでしょう。
掃除や機材メンテナンスの必要もないため雑務を省きやすく、効率重視の仕事を叶える福利厚生として有効です。
リゾートワークの導入
リゾートワークとは、リゾート地や観光地で働く方式のことです。
リゾートホテルもしくはリゾート地にあるレンタルオフィスを使う働き方で、「ワーケーション（work×vacationの造語）」の広がりと共に増加しました。
これまで長期的な休暇が取れず海外やリゾート地に出向けなかった層から評判が高く、1週間以上旅行をしながら合間で働くことが可能になりました。
地域ごとにどんなオフィスがあるか調べ、福利厚生として導入するのもよいでしょう。
働き方改革で総務から会社全体のパフォーマンスアップを支援する「エイチオフィスクラウド」
エイチオフィスクラウドは、必要に合わせて個別にワークスペースを提案してくれるオフィスコンシェルジュサービスです
- 集中力を高められる完全個室のワークスペース
- 営業の合間に立ち寄れるオープンスペース
- サテライトオフィスとして利用するためのレンタルオフィス
- 10名以上の会議や採用説明会で使える会議室
- ホテル、レストラン、カフェ、カラオケなど「オフィス」に限定しないワークスペース
- 個室の鍵やコピー認証システムなどセキュリティ重視のワークスペース
- 在宅勤務社員やノマドワーカーが使えるコワーキングスペース
など、多数のオフィスに対応しています。
現金精算が不要なため立替経費処理の煩雑さもなく、出退勤記録システムと連動することで労務管理もできるのも魅力です。
また、1日だけ利用したいケースでも数ヶ月単位の単位でレンタルしたいケースでも都合に合わせて紹介してくれるため、用途を選びません。
「在宅勤務が推奨されていても、小さな子どもがいるので却って集中力が下がる」
「出先で仕事をするとなると、カフェくらいしか思いつかない」
という悩みを解決しやすく、従業員満足度も上がりそうです。
戦略総務まとめ
戦略総務は、企業成長に向けてバックオフィスが主体的に動く新しい取り組みです。
経営層と現場の間に立つことの多い部署だからこそできる取り組みが多く、現場だけでは改善しにくいオフィス環境や働き方の見直しも可能になるでしょう。
まずは自社の問題点を思いつくがままに複数挙げ、それに対する解決策を探していくのが近道になりそうです。