「総務」と聞くと、どのような業務をイメージされるでしょうか。
多くの方は、「雑用」をイメージされるのではないでしょうか。
事実、「総務」の仕事は会社にとって直接的な利益を挙げる部署ではないかもしれません。
しかし、「総務」は会社にかかわる事務を選りすぐりせずに請け負います。
そのことから「縁の下の力持ち」と称されることもあるのです。
そして、近年では「戦略総務」という概念が誕生しました。
これは、縁の下の力持ち役に徹するばかりではなく経営にあたっての作戦計画を練り、さらに他部門のリーダーシップをとるという役割が、総務に期待されるようになっているということを示す内容になっています。
ここでは、「戦略総務」とは具体的にどのような業務を行うのか、また業務を円滑に進めるにはどのようなことが必要か、求められるスキルなども合わせて、ご紹介します。
「守りの総務」から「戦略総務」へ
一般的に「総務」と言えば、会社の事務に携わる業務のすべてを取り扱う部門です。
具体的には生産や販売、営業のような、直接会社に利益を生じさせるという部門ではなく、会社の組織全体にかかわる事務を担当し、他部門への助言や支援を行うスタッフ的な役割をもつ部門になります。
言い換えると、他の部署に分類できない業務を一手に引き受け、上層部や他の各部署が働きやすいようにサポートする役割を担っている部門と言えます。
上記のような役割から、「総務」は受動的であり「守り」のイメージを持たれがちですが近年では、「戦略総務」という、総務が能動的に業務を行うスタイルが注目を集めています。
これは、日々企業を内部から変えていかなければならない現代社会においての、企業の戦略と捉えることができます。
現代では、労働力不足やグローバル化、ワークスタイルの変革などと、企業を取りまく環境が目まぐるしく変化し続けています。
このような目まぐるしい環境変化の中で激しい競争を生き抜くためには、日々の現場の効率化と活性化を図り、モチベーションを高めることが必要となります。
これを担うには、組織全体を見渡すことができ、各部門とも深く関わっている部署である「総務」が最適なのです。
これにより、「総務」自信が戦略性を持ち、会社の司令塔として機能していくべき部署であるというように変化してきているのです。
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総務の役割
従来の「裏方」や「縁の下の力持ち」といった受動的な総務の業務から、「部署自らが総力をとって会社全体をレベルアップさせていく」という能動的な業務を行うように変わってきました。
その業務の内容は、人事や労務、法務や経理などといった会社に携わる事務全般をつかさどり、経営陣が描く未来の方向に社員を向かわせることです。
総務は、社内の各部門をまとめるだけでなく経営陣のサポートなどの役割も担っているため、新入社員から経営陣にいたるまで、会社のすべての社員とかかわりをもつ唯一の部署と言えます。
この業務には、社内に限らず社外とのやりとりも含まれています。
従って、官公庁や取引先、株主や投資家、人材募集の応募者や顧客、ユーザーなどと良好な関係を築くことも重要になってきます。
特に、ベンチャーなどの規模の小さな会社では広報と総務を兼ねた業務を行う場合もあり、会社のイメージアップを図ることも合わせて重要になります。
総務の仕事内容
総務の仕事は、想像以上に多岐にわたります。
それは、前述したように、管理部門だけでなく各事業部や時には社外の人とのやりとりも業務の一環として行なわれます。
もちろん、会社によって仕事内容は異なりますが、ここでは一般的な総務の仕事を解説していきたいと思います。
社内の環境整備
社員が業務を円滑に遂行できるように、社内の環境を整えます。
〈具体例〉
- パソコンやプリンターなどの大きな備品の購入やメンテナンスの手配
- 管理名刺の手配、文具の発注といった細かい業務
- 社内規定の作成や改定、固定資産の管理
安全衛生管理
安全衛生管理というとイメージしづらいかもしれませんが、社員が心身ともに健康であり、かつその状態を保って仕事を続けられる環境を整備することです。
〈具体例〉
- 社員の健康診断を依頼する病院の選定
- ストレスをチェックするためのツールの選択
- 時間外労働抑制のための取り組みや36協定の締結
- 安全衛生委員会の運営
社内イベントの企画・運営
新入社員の入社式や社員旅行、忘年会といった年間を通して行なわれる社内のイベントは多数あります。
それらのイベントが円滑に催行されるように、企画・準備から運営までを担当します。
〈具体例〉
- イベントの参加者の把握、会場の手配やスケジュール調整
- イベントの予算作成
- 年度初め・年度末の全社会議に関する準備・運営
電話応対・来客応対
意外な事実として、会社の代表番号は、総務につながる場合が多くあります。
社外からの問い合わせなどの電話対応も総務が担当します。
また、来客の対応は各部署で対応する場合もありますが、総務で対応している会社もあります。
〈具体例〉
- 経営陣への来客やアポイントなしの来客への対応
- 社内の他部署からの問い合わせへの対応
施設の運用・保守管理
オフィスや駐車場などを借りている場合に、契約の更新や管理を行います。
万一、不具合があった場合には、各種修繕を業者に依頼します。
〈具体例〉
- トイレットペーパー等の消耗品の在庫管理
- 電球交換などの簡単な作業
- 空調の調節や防災設備の管理
- 消防訓練の手配・協力
人事・労務管理
人事部を設置していない会社では、新卒や中途採用に関わる業務、また人材教育などの人事管理も総務が行う場合があります。
そして、労務管理と呼ばれる社員の勤務表の集計や有給休暇の管理、入退職者があった場合の社会保険加入などの各種手続きも行います。
〈具体例〉
- 給与や賞与の計算
- 年末調整
- 保険各種加入手続き
福利厚生業務
福利厚生にかかわる業務も扱います。
社員が安心して快適に働けるような福利厚生制度を整備するよう努めます。
福利厚生には、住宅手当や扶養手当、家族手当、交通費の支給、社会保険料の負担や育児休暇や介護休暇などがあります。
〈具体例〉
- 福利厚生制度の設計や見直し、運用
法務業務
大きな会社では法務部が独立して存在しますが、そうでない場合には、法務業務を総務が担うことが多いです。
こちらでは、会社の経営にかかわる法務業務が主になります。
〈具体例〉
- 会社の就業規則や契約書の作成・管理
- 知的財産権の管理
- お客様とのトラブル仲介
- コンプライアンス強化のため、社員からの法的な相談に対応
経理業務
日常的な伝票処理などの細々とした経理業務はもちろんのこと、経理の仕事のルールを明示した「経理規定」の策定、会社のお金の管理を行います。
〈具体例〉
- 伝票や法定調書の作成
- 資金調達
- 経理規定の策定
秘書業務
来客時の受付やお茶出し、さらには会食に同席することもあり、コミュニケーションスキルが求められる業務になります。
〈具体例〉
- 役員のスケジュール管理や出張手配
- 電話対応、顧客へのアポイント代行
ホームページの管理、問い合わせ対応
メールや電話などによるホームページからの問い合わせに対応します。
電話対応や来客対応と同様、社外のお客様とのやり取りが発生します。
〈具体例〉
- ホームページに記載されている情報の管理や更新
- ホームページリニューアル作業
リスクマネジメント
会社の機密情報の漏洩などといった、リスクが生じないように教育や対応を強化します。
〈具体例〉
- セキュリティや個人情報保護に関する社員教育
- 内部監査への対応、リスクマネジメント
- 機密情報漏洩時の対応
- 事故や不祥事への対応・準備
株主総会、取締役会の企画・運営
株主総会や取締役会の企画から運営まで行います。
〈具体例〉
- スケジュール調整や会場の手配
- 役員への通知の発送
- 資料作成などの事前準備
- 当日の運営
- 株主へのお土産の手配
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総務の仕事を円滑に進めるためのポイント
総務に求められるスキル
「戦略総務」とは、戦略とありますようにトップのニーズに応える力、例えば、情報収集・分析能力に加え他部門へのアドバイスや提案を行う交渉力や経営センスが必要となります。
そして、組織の前面に立って企業を動かす力を持つ部署になると、今まで以上に一般社会とも積極的に上手にわたり合っていくことが重要となります。
では、具体的にどのようなスキルが必要とされるのかについて見ていきたいと思います。
コミュニケーションスキル
総務は、社内の他部門にとどまらず、経営陣や社外の人とのやり取りが必須となる業務が複数あります。
相手の話を聞いて要望を把握し、他の人にもわかりやすく伝えることができるといったように、コミュニケーションを円滑にとることができると、周囲の人との良好な関係を築くへの近道となり会社の利益にも繋がります。
そして、激しい企業の生存競争を勝ちぬいていくためには、社員が一丸となることでモチベーションを高め、足並みを整えることが可能になります。
総務は部門の壁を破り、横断的にコミュニケーションをとることによって、社員が一丸となる橋渡しをする役割を果たすのです。
PCスキル
総務の業務では、PCで文書を作成したり表計算ソフトを用いて資料を作成したり、といったスキルが必要とされます。
また、提案を行う際には、プレゼンテーションソフトなども使える技術があると重宝されます。
さらには、サーバー管理などを担うこともあるため、ネットワーク知識もあるとより業務を円滑に行うことができます。
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作業の正確性・スピード
さまざまな業務を担当する部署ですので、迅速かつ正確な仕事が必要とされます。
任された仕事のなかで、優先順位をしっかりと見極めることが重要になります。
迅速かつ正確な作業が行えると、他部門や経営陣、その他かかわりのある方々からの信頼を得ることができ利益にも繋がります。
スケジュール管理能力
多岐にわたる仕事を並行して期限までに処理する必要があるため、スケジュール管理が大変重要になってきます。
優先順位を把握するためにも、スケジュールの管理ができていないといけなせん。
臨機応変な対応
総務には、実に多種多様な仕事が舞い込んできます。
そのような仕事の中には、対応するための社内ルールが明確に定まっていないケースが多く存在します。
従って、自分自身で適宜、適切な対応を考えて行動しなければならないのです。
総務の業務まとめ
現代社会における「総務」は、戦略性を持ち、会社の司令塔として機能していくべき「戦略総務」となる必要があるのです。
社内にとどまらず外部とのやりとりも担うことから、全体を見通すことができるのが「総務」の強みであり、またその業務も非常に多岐にわたるので、所属する人員の持ち合わせるスキルも多様で会社の大きな戦力になります。
従来は「守りの総務」と呼ばれる、受動的な役割にとどまっていましたが、現在では会社をよりよい方向へ導く重要な部署になりつつあります。