会社の中でも総合的な業務を行う「総務」。とはいえ、その仕事内容は意外と知られていないものです。何をしているのか周りから理解されないために、「総務部はいらないのではないか」なんて言われることもあります。

今回は、総務の仕事内容を紹介するとともに、いらないと言われる理由や会社に必要な理由についても触れていきます。総務になるためのスキルもピックアップしているので、チェックしてみてください。

総務の仕事

総務はその名の通り、社内のあらゆることの管理をする役職です。具体的には以下のような業務があるので、一つずつ説明していきます。

社内の「モノ」の管理

会社で働くためには、様々な備品が必要になります。例えば、デスクワークなどで使用するプリンタのインクやパソコン、電話機や椅子、机なども総務が用意します。また、コピー用紙なども合わせて管理を行います。

ボールペンやクリップなどの備品も総務が管理をして、少なくなれば発注をして補充しなければなりません。これは、総務が積極的に残量をチェックすることもありますが、各部署から要請を受けて発注をすることもあります。

また、会社内の備品や機械に故障や不備がみられた場合には、修理にだすのも総務の仕事です。

施設の管理

会社は、たくさんの人が毎日働いているので、建物もしっかりと管理・ケアをしなければなりません。とはいえ、自分の仕事があるため、社員が毎日の清掃を担うのは難しい場合もあります。そのような時には、清掃業者を依頼するのも一つの手段です。そして、この清掃業者の手配なども総務が行います。

他にも、エレベーター点検や空調・照明の設備管理なども業務の一つ。とにかく、社員が快適に仕事に集中できるように、環境を整えるのが総務の仕事なのです。

株主総会の企画・運営

株式会社の場合、定期的に株主総会が開かれます。そして、この株主総会の企画・運営を行うことが、総務の仕事の中でも重要なものの一つです。株主総会の開催が決まったら、まず株主へ向けた召集通知の作成と発送を行います。その後、当日までにプレゼンテーションの資料などを揃えておかなければなりません。この時の資料作成のサポートを行うのも、総務の仕事の一つです。

株主からの問い合わせがあれば電話やメールで対応をし、当日、円滑に総会を進められるように準備をするのです。

社内行事の企画・運営

会社にもよりますが、社内で様々なイベントが開催されることもあります。そのような場合には、イベントの企画・運営も総務が行います。

イベントの代表としては、入社式や社員旅行などがあります。イベントを滞りなく進めるためにも、準備や運営は重要です。主に年間スケジュールを作成し、その中で予算を考慮しながら旅行先の決定や宿の手配を行い、準備が整ったら社員に告知を出します。

福利厚生の業務

会社の福利厚生を管理するのも、総務です。会社によって様々な福利厚生がありますが、これも総務が管理をして社内の業務が滞らないように調整を行います。福利厚生の代表としては有給休暇や育児休暇などがありますが、これも申請があったら総務が処理をして日程の調整などを行います。

また、会社によってはユニークな福利厚生が設けられていることも。自社の福利厚生についてはしっかりと把握しておき、スムーズに対応できるようにしておくことが総務には大切なのです。

参考メディア：社食サービスOFFICE DE YASAI | 食の福利厚生サービス

電話やメール・来客の対応

会社には日々、様々なメールや電話が寄せられます。顧客からの問い合わせの連絡であったり、取引先からの連絡であったりと内容は様々ですが、この電話対応も基本的には総務が行います。

電話で内容を聞いた上で対応できるようであれば総務が対応し、各部署に回す案件は部署に繋ぎ直して連絡をします。外部との橋渡しの役割もあるので、コミュニケーション能力が重要な仕事でもあります。

社員の安全・衛生面の管理

会社で働く社員の安全や体調について管理を行うのも、総務の役割です。社内の設備点検を徹底することで事故を減らすことも重要な仕事の一つですし、社員の健康を管理する意味で健康診断を計画するのも総務の仕事です。

会社は、一人一人が健康であることによってうまく回りやすくなります。社員がのびのびと仕事のできる関係づくりをすることが、総務のやりがいにつながるでしょう。

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総務が「いらない」と言われる理由

社内の環境づくりを行う縁の下の力持ちとも言える総務ですが、専門的な業務ではないからか、「いらない部署ではないのか」と言われることもあります。その具体的な理由としては、どのようなものがあるのでしょうか。

目に見える成果が出にくい

総務は、目に見える成果が数字などで出にくいことから、どうしても地味な印象を抱かれがちです。例えば、営業部などは契約が取れれば契約件数という形で視認できます。「今月は頑張っているなあ…」というように周りの部署からの評価にもつながります。

しかし、総務の場合は社内の設備を整えたり社内の行事の計画を作ったりということがメイン。外部との付き合いは少なく、社内の管理という仕事なので成果も目に見えづらいのです。そのため、どうしても他の部署に「何をしているのかわからない」と思われがちです。

なんのスキルもいらないと思われがち

経理部などは計算のスペシャリストですし、営業部では成績を上げるために交渉術などのスキルを身につける必要があります。このように、各部署には必要となる資格やスキルというものが自然と決まっているわけです。もちろん、必ずしも資格を持っていなければならないわけではありませんが、「営業部の人は交渉がうまい人」「経理部の人は計算が速い人」などというようにイメージに直結します。

しかし、総務部の場合はどんなスキルが必要なのか、いまいち周りに伝わりにくいのです。イベントや設備・環境を整える過程では法律のスキルが必要になる場合もありますが、これも周りからすればあまり知られていないこと。また、簿記の資格があると役立つ局面もあります。

何をしているかわかってもらえない

結局のところ、総務部の存在意義が周りに伝わらない大きな原因は、「何をしているところなのかわからない」と思われてしまうことでしょう。総合的な業務と言っても抽象的です。会社の環境作りをするための業務全般を担っており、会社にとってはなくてはならない部署ではあるのですが、イメージが伝わりにくいのです。

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総務は実は重要な仕事

総務の仕事は、周りが思っている以上に重要なものです。仮にいないとどのような弊害があるのかということを、以下で説明しておきます。

備品などの管理がないと業務が滞る

会社で使う備品などは消耗品なので、どんどん減っていってしまいます。しかし、それを管理して発注する人がいないと、なくなってから慌てて発注しなければならなくなるのです。そうすると自分の本来の仕事も進まなくなってしまいますし、業務全体の流れが悪くなります。

快適にスムーズに業務を進めるためには、総務部がしっかりと備品などの把握・管理を行って、不備が起こらないように補給を行っているからなのです。

目立たないが「縁の下の力持ち」

総務は花形の仕事ではありませんし、どちらかというと「縁の下の力持ち」な仕事です。目立たない部分で会社を支える業務なので、大きな成果を上げて表彰されるということも少ないでしょう。

ただ、いないと会社全体の業務に滞りが出てしまうため、やはりなくてはならない仕事なのです。

総務に求められるスキル

総務の仕事をするためには、特別な技術やスキルは必要ないと思われがちです。しかし、同時に複数の仕事をこなす総務部に求められるスキルは少なくありません。以下にまとめたので、チェックしてみてください。

コミュニケーション能力

総務部は、意外にもコミュニケーション能力が大切です。というのも、社内のあらゆる部署の間を渡り歩いて作業をしなければならないので、どの部署とも円滑にコミュニケーションを取ることが大切なのです。

パソコンの能力

総務部は、発注や株主総会の資料作成などを行うので、パソコンをスムーズに使いこなせないと業務は滞ってしまいます。基本的なタイピングスキルやエクセルなどの表計算ソフトはもちろん、資料作成の際にはパワーポイントなどのソフトも必要になってくるでしょう。普段からパソコンに触れて、難なく作業ができるようにしておかなければなりません。

事務処理能力

さまざまな業務を平行して行う必要のある総務は、1日のスケジュールを立てて合理的に複数の仕事をこなしていく事務処理能力も必要です。一つの業務に気をとられるのではなく、仕事全体の流れを把握して優先順位を考えながら作業を進めていくことが大切です。

スケジュール管理能力

総務は、さまざまな業務を並行して行います。設備点検の手配や株主総会の日程がかぶることなどもあるかもしれませんが、そこに向けた準備も無駄なく進めていくことが大切です。そのためには、各業務のスケジュールをしっかりと把握した上で、細かく作業内容を決めていくスケジュール管理も非常に重要です。

全体を見て管理する能力

総務はその名の通り会社全体の状態を把握して、適した対応をしていくことが求められます。そのため、一つのことに夢中になっているようでは円滑な業務はできないのです。時には一つの仕事に集中することも大切ですが、まずは会社全体を見て何を優先的に行っていけばいいのかということを考えましょう。その上でやるべきことから手をつけていくことが、総務の効率的な仕事のやり方です。

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まとめ

今回は、総務はなぜいらないと言われているのか、その理由に触れるとともに、総務が日々こなしている仕事と円滑に業務を進めるための重要事項について紹介してきました。

他部署と比べると目立たない総務部ですが、ないと会社全体が困ってしまうこともあります。全体を見て優先順位を考え、効率的に業務をこなしていくことが重要であり、必要なスキルや資格もあります。

シンプルながらも奥が深いのが、総務という仕事の魅力なのです。

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