昨今、新型コロナウィルスの脅威によって世の中の働き方が大きく変わり、テレワークが普及しました。
テレワークについて会社の労務管理にどのような影響を及ぼすのか、また労務管理の課題についてのコツなどを紹介し、従業員の働きやすい環境の作り方を解説していきます。
今後の会社では、このテレワークではじめる働き方改革がとても重要になってくるのです。
この記事を読むことで、明日からの労務管理が改善され、効率化にも期待できます。
テレワークで注意するべき労務管理のポイント
働く環境が、在宅テレワーク環境下だとしても労働基準法などの法令はしっかりと適用されます。
それでは、テレワークをしている従業員に対して、どのような労務管理が必要となるのか詳しく解説していきます
従業員の労働時間の扱いが難しい
出社している従業員に比べ、テレワークを行っている従業員は労働時間の管理が難しくなります。
例えば、就業時間中に仕事をサボらずにきちんとこなしているか、仕事量が多く長時間の勤務となっていないかなど、会社側の目の届かない範囲が増え、確認が難しくなるのです。
他にも、自宅での勤務時間中の育児や介護など家庭の時間との両立もまた、テレワークをする社員の労働時間の管理が難しい問題となっています。
このような事を防ぐためにも、労務管理者は勤務時間中のPCの使用履歴やタイムカードの使用といった、客観的な記録が残る手段が有効になってくるのです。
テレワークは長時間労働になりがち
テレワークを導入することで、通勤時間の削減など従業員にとってメリットはあります。
しかし、通勤時間が削減することや一人ひとりの仕事量の把握が難しく、テレワークは出社するよりも残業時間が多くなってしまう傾向があるのです。
そのような事態はできる限り回避することが、従業員のモチベーションとパフォーマンス向上につながります。
回避する方法としては、労務を管理する上で従業員の健康管理をしっかりと会社側が把握しておく必要があり、労働時間の適切な管理が重要になってくるのです。
コミュニケーションが取りにくい
テレワークでは、出社時よりも従業員(部下と上司)同士のコミュニケーションが取りづらいといった問題点もあります。
最近では、ZOOMなどのWebミーティングが主流となってきており、以前よりも会社内でコミュニケーションは取りやすくなってきました。
しかし、それでもやはりテレワークでは同じ空間に上司と部下がいないので、コミュニケーション不足が目立ってしまいます。
だからといって高頻度で上司から連絡をすることも、部下からしたらストレスに感じてしまいます。
なので、会社側は事前に電話ではなくメールでのやり取りなど決めておくことで、より円滑にコミニケ―ションが取れるようになるのです。
労災認定の判断基準がとても難しい
出社している従業員でも、労災かどうかを判断することは難しい事です。
それがテレワーク中の傷病となると、本当に就業中に起きた事なのか、業務と関係した事なのか、より一層判断が難しくなります。
そうならない為にも、会社側は事前に在宅テレワークの仕事場所の確認、働いてる時間帯や休憩に入る際などの連絡など、テレワーク中のルールを明確に定めることが労災を認定する判断基準の助けになるのです。
的確な人事評価が難しくなる
在宅テレワークでは、働いている従業員の姿や業務量がみえにくいという点で、的確に人事評価をつけることが難しくなります。
職種によっては営業成績などの数字で評価できますが、事務職などはどのくらいの仕事量をこなしているのかが分かりづらく、評価も曖昧なものになってしまいがちです。
的確な人事評価がされない企業は従業員からの不満がつもり、優秀な社員が会社を離れてしまう可能性があるので、気を付けたほうがよいポイントとなっています。
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テレワークの労務管理を適切に行うポイント
コロナの影響により、今後もテレワークが続いていくであろう世の中で、より一層会社側には徹底した労務管理が求められます。
その中でも、特に大切なポイントがありますので、こちらでご紹介していきます。
労働基準法に基づいた管理体制
テレワーク環境だとしても、働いている従業員には労働基準法が適用されます。
そのため、長時間労働をしていないか、きちんと休息が取れているかなど労働基準法に基づいた働き方が出来ているかをしっかりと会社側で管理し、記録していく必要があるのです。
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テレワークでも労働基準法に基づいた労務管理をしなければならない
先程もお伝えしましたが、在宅でのテレワーク環境だとしても出社している従業員と同じように、労働基準関連法が適用されます。
労働基準関連法とは、労働基準法の他にも労働安全衛生法や最低賃金法、労働災害補償保険法などがあげられます。
そのため、厚生労働省のテレワークのガイドライン改定に基づき、法令で守らなければいけない以下のポイントが記載されています。
- 労働条件の明示
- 労働時間の把握
- 業績評価
- 人事管理などの取り扱い
- 通信費
- 情報通信機器などの費用を負担
- 社内教育の取り扱い
こういった厚生労働省が定めた労務管理は、理解し実際に行動に移さなければなりません。
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労務管理を効率良く行うにはクラウドツールの導入が必要不可欠
労務管理の中でも特に大変なことは、従業員の出退勤の管理です。
タイムカードなど紙媒体で行う出退勤では、人的ミスや一人ひとりの勤怠管理に苦労します。
そのことから、クラウドツールを導入している企業も最近では急速に増えているのです。
クラウドツールを導入することでPCやスマホで勤怠管理が可能になり、従業員の休憩時間や変則的な労働時間の管理なども、とても簡単になります。
記録や集計もコンピューターが行ってくれるため、ミスもなく今後の客観的記録としても保存されるので、厚生労働省のガイドラインに従った労務管理ができるようになるのです。
テレワーク中の労務管理：労働時間の管理の仕方
テレワークにおいて、労働時間を管理するやり方は複数あります。
例えば、以下のようなものです。
- 出退勤時に上司に電話で報告する形式
- メールやチャットを用いた報告形式
- ＰＣの使用履歴に基づいた勤怠管理
- クラウドツールによるスマホやＰＣを用いた勤怠管理システム
上記の例でいえば、やはり４番目のクラウドツールを使用した勤怠管理ツールがオススメです。
確かに最初の導入費用はかかりますが、労務担当者の負担や給料計算時の人件費など、長期的な目線でみればメリットの方が大きくなります。
万が一、従業員が怪我をしてしまい労災対応をする際にも、勤務時間中なのか勤務時間外なのかの判断もしやすいです。
テレワーク中の労務管理：仕事量や就業状況の把握
テレワーク中の従業員の就業時間の管理は、徹底して行うことが大事です。
会社の利益ともいえる従業員の健康状況の確認や長時間労働を防ぐために、日々の日報などが役に立ってきます。
一日にどのくらいの仕事量なのか、現在担当している仕事がどのくらいのペースまで進んでいるのかなどを日々報告してもらい、それによって業務量の改善などを行っていくことが良いです。
さらに、この報告を勤怠管理システムと紐付けることで、より従業員の就業状況の把握が可能になります。
関連記事：テレワーク管理のメリットとは？テレワークで従業員を管理する方法や管理ツールの選び方を解説
テレワーク中の労務管理の事例を３つご紹介
テレワークという新しい働き方によって、多くの企業では労務の負担が大幅に増えました。
その結果として、現在では大企業を中心として効率化に特化したツールを導入しています。
今回は、その中でもツールを導入した企業が実際に課題解決をした事例を、３つご紹介していきます。
P＆Eフーズ社
P＆Eフーズ社は、都内を中心とした飲食事業を行っている企業です。
この企業の課題は、各店舗や拠点ごとの勤怠管理の方法が違うことで、本社がまとめて従業員の勤怠を管理できていなかったことが課題でした。
しかし、【jinjer勤怠】というネット上の勤怠管理システムを導入したことで紙媒体での勤怠打刻を廃止し、本社での各店舗の勤怠管理を統一する事が可能となりました。
その結果として、全従業員の労働時間をおよそ５.６%削減することができ、勤怠管理における大幅な人件費の削減に成功したのです。
ノハナ社
ノハナ社は、フォトブックアプリを運営している企業です。
もともとは子会社という立ち位置でしたが、親会社から独立するタイミングで勤怠管理システムの【ジョブカン勤怠管理】を採用しました。
この勤怠管理システムを採用することで、従業員の自由な働き方が可能になり、現在ではテレワークをしている従業員の勤怠管理が容易にできるようになったのです。
さらに、労務の業務が会社に出勤しなくても行えるようになったことで、出社する社員を減らすことにも成功しました。
KADOKAWA Connected社
KADOKAWA Connected社では、【SmartHR】という労務システムを採用することで、会社全体の労務業務の簡略化を実現することができました。
以前までは、社員の入社手続き時間は一人当たり３時間程かかっていたのに対し、システムの導入後は３０分まで短縮され、給料データと社会保険との連携もクラウドシステムが自動で行ってくれるので、労務の業務量を大幅に減らすことに成功したのです。
さらに、社外で行えなかった入社の手続きや従業員の年末調整に関しても在宅で行えるようになり、労務を担当している人の働き方にも大きく影響を与えました。
関連記事：テレワークを会社に導入する時の効果は？成果を出した導入事例と具体的な導入方法を詳しく解説
まとめ
いかがでしたでしょうか？
昨今の新しい働き方であるテレワークに伴って会社の労務担当は、労務課題は何か、またその課題を解決するにはどうすればよいのかを考えていかなければなりません。
その中でもやはり、勤怠管理システムの導入は欠かせない一つの武器となります。
社員の勤怠管理、健康管理を正確に管理することで、会社の財産である従業員や会社の存続を守ることができるのです。
まずは今の自社に何が必要なのかを考え、それを解決できるようなツールをいち早く導入し、従業員が快適なテレワークを行えるように進めていきましょう。