テレワーク管理のメリットとは？テレワークで従業員を管理する方法や管理ツールの選び方を解説

現代はテレワークが主流の働き方となり場所を問わず働ける環境が整っています。反面テレワークでは異なる場所で仕事を行うため、就業時間や作業ペースなどの徹底した自己管理が重要になるという側面も合わせ持っているのが現状です。

最近ではテレワークでコントロールができるように、出退勤や作業状況が記録できるツールが開発されており、活用している企業もとても多くなっています。

今回はテレワークで従業員の管理に悩んでいる企業が管理ツールを導入する導入方法、メリットや課題について深堀りしています。本記事を読んで快適なテレワークが行える環境作りを行っていきましょう。

【この記事でわかること】

・テレワーク管理のメリット

・テレワークで従業員を管理するポイント

・テレワーク管理ツールの選び方と導入方法

テレワーク管理のメリット

テレワークを使用すると場所を問わず仕事ができる、スキマ時間を活用できるなどの数多くのメリットがあります。積極的にテレワーク管理を行い快適に仕事ができる環境を整えましょう。

場所を問わず仕事ができる

テレワークで管理すると場所を問わず仕事ができるのが大きなメリットです。通常の仕事だと場所が限定されてしまいますが、テレワークは場所の制限がありません。遠く距離が離れている場所でもweb会議に参加できるためとても便利です。

スキマ時間を活用できる

スキマ時間を活用できるのも大きなメリットです。細切れ時間を活用しながら自由に作業ができるので、ストレスなく仕事ができる環境作りにもつながります。時間を最大限活用でき無駄を省けるため、一日が充実して過ごせるのも大きなメリットです。

多様な人材を世界から採用できる

多様な人材を世界から採用できるのもテレワークの大きなメリットです。会社に通勤しなくても仕事が可能なので、世界中の優秀な人材を多方面から採用できるのが大きな魅力です。リモートワークを導入すると今まで距離が問題で難しかった遠方に住んでいる人の登用が積極的にしやすくなります。

気になった情報を瞬時に共有できる

気になった情報を瞬時に共有できるのも魅力です。同じ場所に集まって資料を共有していましたが、場所を問わず資料を送信し、時間に関係なくスキマ時間で閲覧も可能なのでとても便利です。共有するために集合時刻を合わせて集まる必要がないのも大きなメリットです。

作業の効率化が実現できる

作業の効率化が実現できるのもテレワークのメリットです。資料をテレワークで共有するとメモ用紙を用いる必要がなく、今まで以上に効率的に作業ができます。テレワークの良い面を活用して仕事をスムーズに行いましょう。

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テレワーク管理における課題

テレワークを取り入れた時の課題としてコミュニケーション不足になりやすい、成果だけで評価が決まってしまう、作業の進捗状況が把握しにくいなどが挙げられます。課題を見つめながらテレワークを上手に活用しましょう。

コミュニケーション不足になりやすい

テレワークはコミュニケーション不足になりやすい欠点があります。人と対面したりチームでコミュニケーションを図る機会が大きく減少するため、会話をするきっかけがありません。テレビ会議や電話応対の場面以外ではコミュニケーションをとる場合がないため、

成果物だけで評価が決まってしまう

テレワークは実際に提出された成果物だけで、人の働き方に対する評価が決定してしまうのも大きな課題です。上記の項目で記載したようにコミュニケーションや人と触れ合う機会が減少してしまうため、人間的な評価が度外視されてしまう傾向にあります。

作業の進捗状況が把握しにくい

自分自身が人と比較できない環境になりがちなため、作業の進捗状況が把握しにくいという課題もあります。自分では一生懸命に努力していると感じていても、周囲の作業効率から見ると遅く感じる場合もあり、周りとのズレが生じやすいのも欠点です。自分の進捗状況を確認するために、時々テレワークやビデオ会議の機会に周囲とコミュニケーションをとりましょう。

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テレワークで従業員を管理する際のポイント

テレワークで従業員を管理する際はツールの導入やweb会議を行う、視覚的に業務が見えるように工夫する、勤怠ツールを導入するなどがポイントです。テレワークは自己管理の難しさやコミュニケーション不足が課題として挙げられますが、仕事がしやすく自己管理できるための環境作りのポイントを紹介します。

チャットツールを導入する

テレワーク管理にチャットツールを導入するのがおすすめです。チャットツールは簡易的なチャットでコミュニケーションですが、チーム内の作業や仕事に関する相談が気軽に行えるため、チームのモチベーション向上に役立ちます。またリアルタイムで情報を瞬時に共有できるため、無駄な時間を省略できるのも大きなメリットです。

また作業時に新着コメントが届いた時は手空くトップに通知されるため、コメントを常に気にせず仕事を続けられる点もチャットツールを使用する時の利点です。テレワーク管理に積極的に活用しましょう。

web会議を頻繁に行いコミュニケーションを図る

web会議を定期的に行うと、画面上で顔を見ながらコミュニケーションを図る機会を増やせます。普段は文字でやり取りしている時間が多く、近況報告や雑談などができない場合が多いですが、web会議を行うとお互いに打ち解けながら気軽な会話ができるのでチームワークの向上に役立ちます。

視覚的に業務が見えるような工夫を行う

視覚的に業務を行っている様子を共有できる工夫を行うのも効果的です。一人でテレワークを行っている場合でも、画面を共有するだけで同じスペースにいる感覚を味わえます。視覚的にチーム一丸でプロジェクトに取り組んでいる感覚を感じられ、作業能率も上がるのでおすすめです。

勤怠ツールを導入する

勤怠ツールを導入するのもとてもおすすめの方法です。勤怠ツールは労働時間を把握できるツールで、テレワークの仕事時間や仕事量が確認できます。自分の勤務時間を確認しながら時間のメリハリをつけられるので、導入をおすすめします。

テレワーク管理ツールの選び方

テレワーク時の管理ツールの選び方は、作業状況の記録や勤務時間の記録、給与システムと連携が可能などの機能が搭載されているかを確認して選びましょう。上記の機能が付いていると従業員の管理がとても簡単になり、効率的な仕事ができます。

作業状況が記録できる

リモートワークは作業状況が記録できるツールを選ぶようにしましょう。ツールの中には作業状況をスクリーンショットで保存しておき確認ができるものもあり、従業員の進捗状況がわかるのでおすすめです。また営業職の場合は、GPS機能を用いて立ち寄った場所が記録できるシステムが搭載されているツールもあり、とても便利です。従業員が管理されているのをストレスに感じないなら、作業状況が記録できるツールの導入を検討しましょう。

勤務時間が記録できる

勤務時間が記録できるツールもあり、出退勤や始業時間、就業時間、休憩時間などを正確に記録できるのでとてもおすすめです。勤務場所が離れていると各従業員の時間の管理状況を把握するのが難しいですが、勤務時間が記録できるツールを導入すると簡単に確認ができるのでおすすめです。

給与システムと連携している

給与システムと連携しているツールを選ぶのもおすすめです。会社で使用している給与システムと連携可能なツールを導入すると管理がしやすいのでおすすめです。反対に連携ができないツールを選ぶと余分なコストがかかってしまう原因になります。事前に比較検討して、会社の給与システムに合ったツールを導入しましょう。

テレワークで管理ツールの導入方法

テレワークの管理ツールを導入する時は会社に合ったものを使用する、ルールを決めて共有する、試験的に使用する期間を設けて改善を図り最適化するなどの方法をとるのが大切です。会社にベストな管理ツールかを確認できるように、時間をかけて導入しましょう。

会社に合った管理ツールを導入する

会社に合った管理ツールを導入するようにしましょう。インターネット上には数多くの利用できるツールがあり、価格や使用方法、搭載されている機能などが異なります。社内で使用しやすいツールなのかをしっかりと比較検討し、厳選したものを使用しましょう。

テレワークのルールを決めて社内で共有する

次にテレワークのルールを社内で統一するのが大切です。管理ツールを導入してもルールを明確にしない状態で使用すると良い効果が見込めません。ルールを決めた後に一度社内で共有し、ルールを統一するようにしましょう。

試験的に使用しながら改善を図り最適化する

管理ツールは試験的に使用するのがおすすめです。すぐに本格的に導入するのではなく試験的に導入すると、実際に効率的に仕事が行われているのかが結果やデータで理解できます。最初に使用期間を設けて様子を見るのが大切です。

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テレワーク管理のまとめ

今回はテレワークのメリットや従業員の管理方法、管理ツールの導入方法などについて解説しました。テレワークを導入するとメリットだけではなく従業員の管理における課題もあるのが現状です。

テレワークは一人の空間で仕事を行う場面が多いため、自分をコントロールするのが大切になります。現在では時代の流れに合わせてテレワーク用の管理ツールが数多く開発されており、上手に活用するとチーム全体の仕事の効率が格段にアップできる結果となります。

管理ツールの導入を検討してから本格的に使用できるまでは時間がかかりますが、テレワークの短所を補えるためとてもおすすめです。今後ともメリハリをつけてチームで快適に働ける環境づくりのために、今回の記事をきっかけにして管理ツールの導入を検討しましょう。