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総務必見!出世の階段を駆け上るステップとポイントを解説

会社の中でも総合的な管理を担っている総務ですが、他部署の人からはどんな仕事をしているのかあまり知られていないのが現状です。また、総務の仕事は社内の環境づくりということもあり、対外的な成果などはなかなか得られにくいもの。そのため、出世がしにくいのでは?と思われがちです。

実際に総務で働いているものの、出世ができないのであれば今後の身の振り方も考えなければならないと考えている人も、多いのではないでしょうか。ということで今回は、総務の仕事内容について触れるとともに、出世のしやすさについても紹介していきます

総務は出世できない?

総務の仕事は、一言で言えば社内のより良い環境づくりです。経理部や営業部などのように専門的な仕事をするわけではないので、地味な部署と思われがち。そのため、出世もしにくいのではないかというイメージがあります。では、実際のところはどうなのでしょうか。以下に紹介していきます。

専門スキルは多くないので出世はしやすい

総務は、基本的に社内の備品の調達・補充や設備点検の実施、株主総会の企画・運営など多岐に渡ります。仕事の幅は広いですが事務的な仕事も多く、実は専門的なスキルはさほど多くはありません。

必要なスキルが少ない分、どんな人でも出世のチャンスはあります。仕事を真面目にコツコツとこなしていれば上司からの評価につながり、出世の話をもらえることもあるのです。そういう意味では、出世コースが身近にある仕事と言えるでしょう

他の部署では、スキルをたくさん持っていたり資格を多く取得することで出世につながりやすくなりますが、総務の場合は資格やスキルというものはそこまで影響はしません。とはいえ、会社で仕事をするためのパソコンなどの最低限のスキルなどは必要です。

出世をすると業務が増えてしまうこともある

総務は必要なスキルが少ない分、出世しやすい仕事であるということを紹介してきました。ただ、出世しやすい分、デメリットもあるので注意が必要です。

総務は出世をすることで、どんどん仕事が増えてしまうことがあります。総務はただでさえ、社内の備品の管理や各イベントの企画・運営など、もともとの仕事が多いです。その中で上のポジションにつくことで、より多くの仕事を任されることになるでしょう。責任者などに任命されることになれば、部下の仕事をチェックしながら、自身も多くの仕事を一人で抱えなければならないこともあります。

出世をするのは良いことではありますが、ワークライフバランスをしっかりと考えて、本当に出世コースを目指すべきなのかということを考えておきましょう。

関連記事:企業における総務部の役割とは?成功させるためのポイントも解説

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総務で出世しやすい人

総務の仕事は、他の部署の人と比べても非常に行うべきことが多いです。数々の業務をこなしていくことで上司からの信頼を得られれば出世につながりますが、それでもなかなか出世に結びつかない人と、とんとん拍子に出世をする人がいます。総務の仕事をしていて出世しやすい人には、どのような特徴があるのでしょうか。

コミュニケーション能力に長けている

総務の仕事は、意外にもコミュニケーション能力が必要とされます。主に社内とのやりとりがメインにはなりますが、いろいろな部署とやりとりをしなければならないため、どんな部署の人とも円滑に話を進めるためのコミュニケーション能力は大切です。

また、社内だけではなく株主総会では株主と話をする機会も多いでしょうし、会社への問い合わせに対応するのも総務の役割ですから、外部の人との関わりも多いです。どんな人とも気持ちよく取引ができるような能力は必要です。

常に全体を見て管理するのが得意

総務の仕事は、全体を見て行うマクロの仕事が多いです。もちろん細かな作業もありますが、専門的な仕事に従事するというよりは、いろいろな部署とのやりとりをしながら自分の仕事を進めていくというように全体を統括する仕事です。

自分に関連するところだけではなく、会社全体の状況を把握しておくことが大切です。少しでも不自然に思うことがあればすぐに気づけるように、全体に目を向けておかなければならないのです。木を見て森を見ないタイプでは、苦労するかもしれません。特別なスキルは必要ありませんが、全体を統括するという能力が必要な仕事と言えます。

何事にも積極的にチャレンジできる

総務は、社内のあらゆる業務をこなしていかなければなりません。時には、同時進行でさまざまな仕事をこなさなければならないこともあるでしょう。そうなると、物怖じせずにさまざまなことにチャレンジできる精神も重要になってきます。

例えば、新たなイベントの企画立案を任されることもあるでしょうし、新しい制度の導入などの相談を受けることもあるかもしれません。会社全体を見ていることで気づけることもあるはずなので、そのような場合には自身の経験や知識・スキルを活かして、会社のために何ができるかということを常に考えていくことも大切です

総務は地味なイメージを持たれがちですが、その中でアグレッシブに動いている人はやはり、周りからの評価も高くなります。そして、そのまま出世につながることも多いのです。

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総務で出世するためにつけておくべきスキルや知識

総務は他部署と比較すると、専門的な仕事はあまり多くはありません。小さな仕事をコツコツと進めていくことが求められます。ただ、その中でも業務の効率化につながるスキルはあります。出世をするために有利になるスキルや知識について、以下にまとめておきます。

法律に関する知識

意外に思う人も多いでしょうが、法律に関する知識は総務の仕事で役に立ちます。会社のさまざまなことを「管理」する総務においては、法律に則って文書を作成したり、法律に基づいて処理しなければならないことが多いからです。そのため、法学部を卒業して総務で働いている人もたくさんいます。

法律の知識が浅いまま業務をしていると、重大なトラブルに発展することもあります。必ずしも法律系の資格持っていなければならないということではありませんが、総務で働く以上は法律について勉強をしておいたほうが仕事がスムーズに進みます

特に重要なのが、「会社法」です。株主総会の運営を行う総務では、必ず押さえておかなければなりません。「株式会社」「持分会社」「組織変更、合併、会社分割、株式交換及び株式移転」「雑則」などの項目は、最低限頭に入れておきましょう。

パソコンのスキル

総務で仕事をする上では、パソコンのスキルは非常に重要です。というのも、総務では社内に向けた社内報などの作成や株主総会の資料など、パソコンを使って作成するものが多いからです。

タイピングなどの基本的なパソコンのスキルはもちろんのこと、表計算ソフトも使いこなせるようになっていないと、業務をする上で苦労することもあるでしょう。パソコンの作業が問題なくこなせて、さらに応用が利くようになれば業務も効率化します。

デジタル社会になってきたものの、パソコンに不慣れな部署から文書作成のサポートを依頼されることもあるでしょう。どんな業務にもスムーズに対応することができればそれが上層部の目に入り、出世コースに乗ることも可能です。パソコン検定などもあるので、興味があれば受験してみると自身のスキルアップにつながり、強みになります。

コミュニケーションスキル

既に少し紹介しましたが、コミュニケーション能力も非常に重要です。あらゆる部署とのやりとりをしなければならない総務においては、円滑に業務を進めるために必須の能力とも言えます。事務作業だけならさほど必要にはなりませんが、出世を目指すのであればさまざまな業務をこなすことが大切ですから、他の部署とどんどんコミュニケーションを取って業務の幅を広げていきましょう。

また、社内だけではなく電話応対などの仕事もあるので、対外的な面でもそつなくコミュニケーションが取れることは非常に重要です。

情報収集能力

総務として働くためには、情報収集能力も重要です。さまざまな資料を作る局面が多いので、情報を素早く収集してすぐに形にするための能力があると、仕事がスムーズに進むようになります。

そのためには、先に挙げたパソコンのスキルも重要になってきますし、資料などの重要なポイントを洗い出す能力も必要となってきます。要点をピックアップしてまとめておくと、資料作成の際に役立つでしょう。

情報収集能力は、さまざまな仕事をこなしていくことで身につけることができる能力でもあります。ぜひ、色々な仕事にチャレンジしてみてください。

簿記などの計算能力

簿記というと経理部で必要となる能力と思われがちですが、実は総務部でも簿記の能力は重要になってきます。というのも、総務ではさまざまな資料作りを任されることになるからです。資料には、グラフや表を入れなければならないこともあるでしょう。その際に計算能力は役立つのです。

また、社内の備品管理や出張費の計算などにおいても、計算能力が役に立つこともあります。特に金銭の管理を行う局面においては、簿記を持っているかどうかということで業務の効率は大きく変わってきます。総務において簿記の資格が必須となっている会社もあるので、あらかじめ取得しておくと良いでしょう。

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まとめ

今回は、経理の仕事で出世ができるのかどうかということについて紹介してきました。一見地味な仕事に思われがちな総務ですが、社内でのあらゆる仕事をこなさなければならないので、実は多くの能力を必要とする仕事でもあります。

総務の仕事をしていて出世をするためには、コミュニケーション能力やパソコンスキル、簿記能力などが重要なことも紹介してきました。採用時の必須の条件としているところも多いもの。また、仕事をしていく中でもスキルは身についてくるものです。

コツコツと仕事をこなして、総務で出世を目指しましょう。

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