長引く新型コロナウイルスの影響で、新しい生活様式が叫ばれてから1年以上が経ちました。人と人との距離間・ソーシャルディスタンスという考え方の浸透や感染症対策が進むにつれ、オフィスに対する考え方も大きな変化を遂げてきました。

既に浸透しつつある「テレワーク(在宅勤務)」に加え、多くの企業が導入を始めている「フレキシブルオフィス」にも注目が集まっています。

今回は、導入の進むフレキシブルオフィスの最新人気ランキングを、それぞれの特徴とともにご紹介します。

フレキシブルオフィスの種類

さまざまな形態があるフレキシブルオフィス。ここでは、具体的にどのような種類のものがあるのかをご紹介します。

フレキシブルオフィスとは？

フレキシブルオフィスとは、従来の賃貸契約の形態にこだわらず、柔軟な働き方に対応した自由な契約形態のワーキングプレイスのことです。

コワーキングスペースやシェアオフィス、サービスオフィス、レンタルオフィスといったオフィスサービスの総称と考えればよいでしょう。

 

フレキシブルオフィス比較表

ここからは、それぞれのオフィスサービスの概要とメリットについて詳しく解説します。

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シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、個人や企業にかかわらず、仕事のための場所を共用できる場所のことです。フロアの作りはシェアオフィスによって異なりますが、ブース席や個室、オープンスペース、またはそれらのうちのいくつかが用意してあります。

シェアオフィスを利用するメリットとしては、

• 共用部分が多いのでコストを抑えられる
• その日の気分によって働く場所を変えられる

といったことが挙げられます。

シェアオフィスは、通常の賃貸オフィスのように初期投資が必要ありません。備品を共用できることで、毎月のランニングコストも抑えられます。

会議室が設置されていることも多いので、打ち合わせや会議の時にはそちらを使用することもできるようです。

また、シェアオフィスはフリーアドレス制であることが多く、利用ごとに違う環境で仕事ができるので、毎日新鮮な気持ちで業務に取り組めます。

1、2人の小規模の会社が利用するのに、特に便利な形態と言えます。

コワーキングスペースとは

コワーキングスペースとは、シェアオフィス同様、フリーアドレスで働いている人たちが共用するスペースのことです。

オフィススペースを利用する人たちが交流しやすい設計になっていたり、休憩所が設けられていたりするのが、シェアオフィスにはない特徴です。

コワーキングスペースを利用するメリットは、

• コスト削減ができる
• 新たな出会いの場として活用できる

といったことが挙げられます。

コスト削減に関してはシェアオフィスのメリットで述べた通りですが、コワーキングスペースは新たな出会いの場としても活用できます。

オフィスの作りが人と人が交流しやすいような設計になっているので、多種多様な業種の人と接点を持つことができます。つまりコワーキングスペースを利用することが、新たなビジネスチャンスを掴むきっかけにもなるのです。

また、在宅ワーク続きで自宅に閉じこもっていた人が、気分転換にちょうどよい距離感で働くのにも役立っているようです。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、利用者のために用意された広い専有スペースのうちの1つを契約して利用するオフィスサービスです。1フロアを丸ごと借りる通常の貸事務所と違い、1フロアを複数の企業で分け合って使うスタイルをとります。

備品やインフラはあらかじめ用意されているので、一から準備する必要はありません。

レンタルオフィスのメリットは次の通りです。

• 初期投資、ランニングコストを削減できる
• 電話番号の取得、会社登記ができる
• 受付や秘書サービスが利用できる

スペースを共用するという点で、コスト削減が叶うのは上記2つのオフィスと同様のメリットと言えます。また、企業同士の新たな出会いの場としても役立ちます。

レンタルオフィスは固定のスペースを利用できるサービスなので、住所を持つことができ、ほとんどのオフィスで会社登記も可能なようです。少人数で起業する際や、支社として利用するパターンが多いようです。

また、受付や秘書サービス、荷物の受け取りなどのサービスも利用できます。新たに雑務を担うスタッフを雇用する必要がないので、人件費の削減にも繋がります。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際には存在しない仮想の空間のことです。

バーチャルオフィスを利用していても住所を取得することで、会社の登記、会社として電話番号を引いたり荷物の受け取りができます。

よく似たレンタルオフィスとの最大の違いは、実際に仕事をするスペースが存在するかしないかということになります。企業するなどして、普段自宅やカフェで仕事をする方にはぴったりのサービスです。

バーチャルオフィスのメリットは、

• 電話・FAX番号の取得、会社登記ができる
• 会社運営のコストを大幅に削減できる
• 会議室を利用できる

先述のとおり、住所を取得することで、登記や電話を引くことが可能になります。

また、実際にスペースを利用するわけではないので、他のサービスと比べて費用を大きく削減することができます。

さらに、会議室を設置しているというオフィスも多いので、ミーティングや会議のみそちらで行うこともできるようです。ただし、こちらのサービスは有料であることが多いので、事前にチェックしておくことが重要です。

サービスオフィスとは

サービスオフィスには、オフィス家具や備品、インフラなどをあらかじめ用意されています。専用スペースとしての個室が利用でき、共用スペースには秘書や受付が常駐サービスを提供しているものもあります。

契約形態は、一般的な普通貸借オフィスのように長期でなく、柔軟に期間を設定することができます。

サービスオフィスのメリットとしては、

• 急な事業拡大や新規プロジェクトなどに柔軟に対応できる
• 一般的な契約と比べてコストを抑えられる
• 立地条件のよい場所を選べる

が挙げられます。

急にスペースが必要になったとき、必要な期間だけ借りられ、初期費用が抑えられるのがサービスオフィスの魅力です。　

通常では借りられないような立地のよい場所のオフィスを選べば、アクセス面としてのビジネス拠点になり、スピーディーな事業展開も期待できます。

関連記事：オフィスコストを削減する方策5選｜縮小や移転は効果的？成功のポイントを解説します

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おすすめフレキシブルオフィス人気比較

それでは次に、実際にどのようなオフィスサービスがあるのかを見ていきましょう。

 

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H1T(エイチワンティー)

【H1Tのおすすめポイント】

• 利用拠点が多く、会員になれば全てのエリアで利用できる
• 社員の勤怠管理がオンラインでできる
• セキュリティ管理がしっかりしていて安心
• フリードリンクやフリーWi-Fiなどが使える快適設備

H1Tは、野村不動産が展開するフレキシブルオフィスです。積極的に拠点展開を広げており、現在は関東圏中心ではあるものの、最終的には全国に300か所の拠点を持つことを目指しています。

会員になれば、その全てを利用できるというのは大きな魅力です。拠点数が増えてくると採用活動をするときには、地方の有能な学生にアプローチすることが可能になります。

また、Web上で勤怠管理ができるので、総務や人事の業務負担を減らすこともできます。従業員の人数が多い時には、特に便利な機能です。

入退室にはスマホやICカードが必要であるなど、セキュリティ対策がしっかりしている点も注目です。

H1T(エイチワンティー)：シェアオフィス H¹T｜野村不動産のサテライト型シェアオフィス H¹T (h1t-web.com)

ZXY(ジザイ)

【ZXYのおすすめポイント】

• キッズスペースや住宅地にある拠点など子育て中でも働きやすい
• 手軽な料金体系
• 細かいところまで充実した設備
• 完全会員制のセキュリティ

ZXYは、ザイマックスが運営するフレキシブルオフィスです。都心だけではなく、郊外の住宅地にも拠点を広げているのが特徴のひとつ。

また、キッズスペースがある拠点もあるので、子育て中の従業員も利用しやすく離職率の改善にも繋がりそうです。

入会金や年会費も無料なので、導入時のコスト面の負担が少ないのも魅力です。

無料のドリンクバーや複合機、文房具に至るまで、まるで本当にオフィスにいるかのようなサービスが受けられます。

完全会員制で、入退室にはセキュリティゲートとカメラで万全の管理をしているので、安心して利用できます。

防音性に優れたボックス型の電話スペースも用意されているので、周囲の目を気にすることなく通話が可能なのもうれしいところです。

ZXY(ジザイ)：充実の設備でテレワークを高セキュリティに | サテライトオフィスサービス「ZXY」

NewWork

【NewWorkのおすすめポイント】

• 拠点数が130か所以上と多い
• 同伴者も会議室が利用できる
• オンラインで勤怠管理ができる

NewWorkは、東急株式会社が運営するフレキシブルオフィスです。

拠点が非常に多く、現段階で東京・大阪以外の全国展開が進んでいることが特徴です。拠点数は130か所以上あり、300社以上が導入しています。

全国出張がある会社などには、おすすめのサービスです。

会議室利用の際は、事前予約をしておけば同伴者も使用することができるので、より利用の幅が広がりそうです。

オンラインで勤怠管理ができるのも、うれしいメリットと言えます。

NewWorkへの入会は従業員数が100名以上且つ、所定の審査を通った企業のみが対象となっており、個人での利用、または個人事業主の方の利用はできないので注意が必要です。

NewWork：NewWork｜法人向け会員制シェアオフィスネットワーク (newwork109.com)

WORKSTYLING

【WORKSTYLINGのおすすめポイント】

• ニーズに合わせたオフィスが選べる
• ワンランク上のオフィス環境
• 全国の拠点が利用できる

WORKSTYLINGは、三井不動産が運営するフレキシブルオフィスです。

高級感があるオフィスとワンランク上の環境で、業務ができることが特徴です。

設備も非常に充実しており、ドリンクコーナーや複合機が利用できるだけでなく、仮眠室やパウダールーム、シャワールームなど一般的なオフィス以上のものが完備されています。

また、セキュリティにもこだわっており、スマートキーとカメラによる入退室管理をはじめ、プライバシーカーテンやサウンドマスキング、コンシェルジュによる管理もされています。

全国に40か所の拠点があり、ニーズに合わせてグレードを変更できるのもうれしいところです。

WORKSTYLING：ワークスタイリング | 三井不動産の法人向けシェアオフィス (workstyling.jp)

OFFICE PASS

【OFFICE PASSのおすすめポイント】

• 全国300か所以上の拠点がある
• 予約なしでいつでも使える
• 法人向けのお得なプランがある

OFFICE PASSは、株式会社日本経済新聞社が運営するフレキシブルオフィスです。

各地方の都心を中心に全国300か所以上の拠点を持ち、全国出張の多い会社などから支持を得ています。

特に、大都市では拠点が集中しており、予約なしでも最寄りの空いている拠点を検索して利用できる便利さは大きなメリットです。

法人向けに特化したお得なプランがあるので、会社として契約する場合には特におすすめのサービスです。

OFFICE PASS：OFFICE PASS(オフィスパス) 日経が提供するシェアオフィス使い放題サービス (nikkei.com)

叡知オフィスクラウド

【叡知オフィスクラウドのおすすめポイント】

• 12,000以上のさまざまな会場と提携している
• 専門のコンシェルジュが対応してくれる
• セキュリティ条件を会社ごとに指定できる
• 経費の使い過ぎを防ぐ予算制限機能

叡知オフィスクラウドは、テレワーカーが選ぶフレキシブルオフィスサービスで1位に輝いたオフィスサービスです。

全国12,000以上の会場と提携で結びついており、全国どこででも利用できるのが魅力です。

また、専門のコンシェルジュが対応してくれるので、自社にあったサービスや機能選びに迷ったときにも心強いです。初めてフレキシブルオフィスを導入するときにも安心ですね。

セキュリティの条件を希望によりカスタマイズできたり、経費の使い過ぎを防ぐ予算制限機能が利用できたりと、他にはない独自のサービスが多く使い勝手が良いのも特徴です。

勤怠管理機能も導入予定とのことなので、そちらも楽しみですね。

叡知オフィスクラウド：叡知オフィスクラウド | テレワーカーが選ぶテレワークオフィスサービスNo.1 (eichiii.com)

フレキシブルオフィスの比較検討ポイント

これまで紹介したように、ひとくちにフレキシブルオフィスと言ってもその特徴は各社さまざまです。導入の際には、まずは自社の現状把握をすることが不可欠です。その上で有用な機能がついているサービスを選ぶという方法が、自社に合ったサービスを選ぶ一番の近道です。

実際にサービスの導入を考える場合、どのような機能に注意したらよいのでしょうか。

自社に合ったフレキシブルオフィスを比較検討する際のポイントは次の4点です。

①情報セキュリティ

固定の会社外で働く場所を考えるとき、情報セキュリティの観点からどのような場所を選ぶべきかを検討する必要があります。

共有するスペースに、不特定多数の出入りがあったりWi-Fiを共用する場合や、施設内での声もれの有無やコピー機のセキュリティなどは事前にチェックしておくのがよいでしょう。たとえば、社外秘の情報を取り扱う業務を行う場合などは特に注意が必要です。

万が一、社外秘の情報が外に漏れてしまうと、大きな問題にもなりかねません。

複数の会社が共用するスペースで業務を行うフレキシブルオフィスにおいて、自社の情報セキュリティの規程に合ったサービスを選ぶことは、サービスを利用する側のマナーとしても大切と言えます。

②ファシリティの種類の多さ

自社の従業員が、フレキシブルオフィスにおいてどのような働き方をするのか、どのような環境が必要なのかは、現状を参考に事前に把握しておく必要があります。

特に、使用できるスペースはニーズにあっているのか、デスクでの会話はどの程度許されるのか、フレキシブルオフィスへの来客は認められているのかはしっかりチェックしておきましょう。

加えて、会議が必要な場合は会議室の有無も確認しておくとよいでしょう。

ファシリティの種類が多いと、業務のさまざまな場面で柔軟にサービスを使いこなすことができます。従業員がスムーズに業務が行えるよう、豊富なファシリティを持つサービスを探しましょう。

③価格

サービスを導入するにあたり、気にしなくてはいけないのはコストの問題です。

フレキシブルオフィスには、利用料金が高額なものから手軽なものまでさまざまです。当然高額なものはサービスも充実しており、より居心地の良い空間を利用することができます。

しかし大切なのは、費用対効果と事前の予算確保です。

費用対効果については、必要なファシリティや自社に合った契約体系を吟味し、導入後も利用動向を分析しながら管理していくことが必要です。

また、事前に一人当たりどのくらいの予算を割り振ることができるのかを算出しておくと、サービスを選ぶときの指標としても役立ちます。

関連記事：オフィス移転にかかる費用はどのぐらい？内訳や抑え方を徹底解説

④その他

サービスによっては、カラオケボックスやホテル、カフェなどの提携店舗を持っている場合があります。これらの施設は、たとえ契約上オフィスの代替として用意されていたとしても、通常の用途としても利用できてしまいます。

従業員がこうした提携店舗しないように制限をかけられる機能のついたサービスもあるので、気になる場合はそちらも確認してみて下さい。

関連記事：リモートワークで集中できる個室環境とは？おすすめの設備や快適な環境作りのポイントを解説

フレキシブルオフィスを利用する際の注意点

フレキシブルオフィスサービスを導入し、利用する際には以下の２点に注意しましょう。

①情報セキュリティについての問題

上でも紹介したように、情報セキュリティの問題は注意すべきです。実際もっともトラブルに繋がりやすいのが、この問題であるとも言われています。

個室や個別ブースのような施設の多いオフィスでは、会話を禁止しているものも多く、途中電話がかかってきたりちょっとした相談事も席を外して行わなくてはなりません。

また、コワーキングスペースのようにそもそも利用者の交流も目的のひとつとされているオフィスでは、情報漏洩にも気を付けなければいけません。

業務を行う上で起きる、さまざまな場面に対応できるよう、可能であれば複数の施設を有する施設を選ぶとよいでしょう。

②従業員以外のゲストが帯同する場合の問題

従業員以外のゲストが帯同する場合も、トラブルになりやすいです。

ゲストをオフィス内に呼ぶ際、事前の会員登録や初期費用が必要だったり、別途費用をその場で支払わなければいけない場合があります。

お客様に気まずい思いをさせないためにも、サービス選びの段階からチェックしておくことが大切です。

また、フレキシブルオフィスを利用するのが初めてであるなど、サービス選びや利用状況を管理するのが難しい場合は、専門のコンシェルジュがサポートしてくれるプラットフォーム型のサービスもあります。迷ったときには、ぜひそちらも利用してみてください。

フレキシブルオフィス比較まとめ

フレキシブルオフィスは、従来の契約形態とは違い自由な契約やさまざまな形態のオフィスが利用できるサービスです。

長引くコロナ禍で、「会社で働くことが当たり前」という価値観が変化していっている現在、オフィスの存在意義もまた、変わりつつあります。

フレキシブルオフィスは、こうした社会情勢に合った働き方ができるワーキングスペースとして今後さらにニーズを広げていくことが考えられています。

興味のある方は、この機会にぜひ導入をご検討ください。