総務の仕事は「キツイ」と感じることがありませんか。昨今の総務は、きついと言われることが多々あります。しかし、それは決して悪いことではありません。ではその理由とは、どんな理由なのでしょうか。
本記事では、総務がキツイこと言われる理由から、会社全体の運営を支える役割について解説していきます。総務がキツイ最大の理由は、会社全体の課題解決を行う役割の中で知的労働が増えていることです。こうしたことを踏まえて解説していきますので、ぜひ、参考にしてください。
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従来の総務
従来の総務とは、日常のルーチンワークが主な業務となり、時には不要な組織とまで言われていました。日常で行う伝票の処理をはじめ、日常のやり取りは予めマニュアル化されており、その手順を正確に行うことこそが、総務の付加価値とされていました。そのため、総務スタッフの価値は処理が早いこと、正確であることに特化して評価されていることがほとんどでした。
従来型の総務は、縁の下の力持ちにたとえられることもあり、円滑な業務を行うための基盤として事務的処理を一手に引き受ける存在でした。この事務処理を円滑に行うことこそが総務の存在価値として評価されていました。
このように、従来の総務は大きな変革を促す存在ではなく変化に対応する基盤として処理を行う役割として存在し、処理を行っています。こうした背景から、変化を受け入れる立場として生産性の向上を目的として業務改善を行ってきました。しかし、現在の総務には大きな変化が訪れてきています。
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総務の業務が「キツく」なっている背景
従来の総務から、現在の総務には大きな変化が訪れています。変化を受け入れる側の総務から、変化を促進し変化できる環境を構築する部隊が現在もとめられている総務の役割です。このような変化により、現在の総務は「戦略的総務」「攻めの総務」とも言われ、従来の受け身体質からの変化が必要となっています。
従来のルーチンワークを行う組織であれば、こうした変化を促す部門として存在することができません。今求められている戦略的総務とは、企業の目指すべき方向性や事業の方向性を理解し、その目標が達成できるための環境を自ら作り提供していくための知的労働が必要となります。
企業成長においては、経営課題や外的環境の変化にいち早く対応する必要があります。その対応には、それを実現できる組織運営基盤が必要です。戦略的総務とは、こうした組織運営基盤の積極的な構築が必要です。しかし、単純に組織変化を行えばいいということではありません。
情勢や法令改正を理解した、戦略的な変革を促進することこそが必要となります。こうした積極的な活動には社内に前例がないことも多く、生みだす力や企画力など新たな知識を吸収しイニシアティブを持った活動を必要とするため、総務の業務が今までよりも「難しい」「キツイ」と感じる理由になっています。
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総務で「キツい」仕事内容
従来の総務が戦略的総務と呼ばれ、大きな変化が訪れていることを踏まえ、総務の中でもキツイと言われる仕事内容を解説していきます。現在の総務は、「戦略的総務」「攻めの総務」という呼び方以外にも「課題解決屋」の側面を持っている点を理解し、実際の業務の事例を理解していきましょう。
ファシリティマネジメント
ファシリティマネジメントとは、社内の資産を最適な状態で管理することです。最適な状態とは「コスト最小で効果最大」であることです。資産は単純に保有するだけでは、経費にしかなりません。その資産を効果的に利用するかの計画立案や促進が総務の業務となります。
ここでいう資産とは、「人」「モノ」「金」「情報」の経営資源を示します。これらの資産については、経営資源と言われるほど、企業運営において重要な要素です。従来では、設備管理のみをファシリティマネジメントと呼ぶこともありました。しかし、現在では4つの経営資源を総務が主幹となり適切に配置し活用することが求められています。
実際に人の配置や情報の管理は、企業のサービス提供や存在意義に大きな影響を与えるとされ、慎重な計画や管理、采配が必要になります。これらには、企業が求める方向性や外的環境を勘案して計画を立案することが必要になるため、十分な企画力や計画性が必要になります。
法令対応
現在では、法令の改正頻度は依然よりも頻繁になり、法令の把握を行う企業に適切に適用することは至難の業であるとも言われています。この法令の改正などを常に把握し、企業が法令違反にならないようにすることも総務の大切な業務になります。
近年の大きな変革に、働き方改革関連法案の施行があります。これにより働き方の多様化や促進されたことで、従来の働き方から変化が到来した企業も少なくありません。また、新型コロナ感染予防などの対応も総務が主軸となり実施する必要がありました。テレワーク制度の導入や、感染予防対策の立案なども必要とされた施策です。
このように、従来の受け身型の総務ではなく、新しい働き方に対応する施策の立案や実施を行うなど積極的な変化の働きかけが必要です。こうした対応を始め、他の法令改正などの対応については、自社における前例がない対応となります。そのため、自社において何が適切であるのか、法令に遵守する方法とはどのような方法であるかについて計画を立案し実施していくことが必要です。
内部監査
企業の健全な運営、透明性の高い経営は以前よりも格段に重要視され、企業の存続自体に影響をおよぼす要素となっています。透明性の高い経営を行う上では、問題を早期に発見できる仕組みが必要であり、問題となる前に脆弱な部分を改善する必要があります。
この脆弱性のある課題を発見できるのが内部監査です。企業によっては、専門の部隊を作り業務や経営の内部監査を行う場合もありますが、総務が担当を決め実施する企業も少なくありません。企業が健全な運営を行い、適切なサービス提供を行っているかを監査し問題になる前に発見するには、課題発見力や分析力を必要とします。
専門的な知識としての監査手法も必要となる点では、知的業務の代表的なものだといえます。内部監査で見つからない課題は、その後、大きな問題となる可能性もある責任ある業務である点も踏まえて監査スキルを身に付けつつ、業務の精査を行える経験を蓄積することも必要です。
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キツさを乗り越えた先に会社にとって必要不可欠な存在に
従来とは異なり、経営課題や経営の中枢の役割を補佐する総務として働いていくことは、常にスキルアップを図る必要があるポジションです。従来と比べても必要とするスキル習得は大変ですが、その分、やりがいを感じる業務を担うポジションです。既に、従来と比べ総務の役割が大きく変化している中では、総務の業務を通して成長できる度合も高くなります。
難易度が高い業務を行うことは、さまざまなキツさがあります。しかし、その業務を全うできたことにより成長度合いにも期待できるだけではなく、満足度の高い経験となります。現在では、経営に直結し経営層と共に行う業務が多いため、そのやりがいは以前の総務と比べて格段に高いとされています。
自己成長を達成できるだけではなく、企業成長や業務の効率化など目に見える変化をもたらすことができる総務の仕事は、自己満足だけに捕らわれない結果を導いてくれる期待がある点も以前とは大きく変ってきている点です。このプロセスを繰り返すことで、会社にとって必要不可欠な組織、存在として評価される結果を得られることも可能です。
戦略的総務とはあくまで、経営と一緒になり戦略的に企業変革を促進する部隊であると理解し、モチベーション高く対応を行っていきましょう。
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会社にとって必要不可欠な存在になるために必要な能力
次に、会社にとって必要不可欠な存在になるために必要となる能力について解説していきます。
総務として、企業に必要な人材として円滑に業務を行うだけではなく、戦略的総務として企業変革を引率する役割を担う上で必要となるスキルについて解説します。よりスキルアップを行う際の参考にしていきましょう。
課題発見力
従来とは異なり、法令改正の対応や内部監査などを率先して行うには、自社における課題や問題点の早期発見力が必要です。課題発見力とは課題を見つけることだけではなく、仮説を立てること、課題を発見し課題の対応についての施策を見出すことまでを意味しています。
こうした課題発見力をもとに、業務の脆弱性を早期に発見し、企業運営を行う上での問題を発生させない仕組みを構築していきます。こうした課題発見力には、MECEなどのフレームワークを活用するスキルなどを身に付ける方法も有効です。その他にも、自社で行っている内部監査などの場を通じて、問題の発見プロセスの手法を身に付けていくなどもあります。
課題発見力を養うには、常に問題意識を持つことが有効とされています。その他にも、外部研修機関での技術力を身に付ける方法もあります。課題発見力は、常にレベルアップできるスキルであるため意識を行いレベルアップを行っていきましょう。
分析力
課題発見の場だけではなく、法令の理解、企業課題を整理する上では、分析力のレベルアップも必要です。
この分析力には、ロジカルシンキングなどの論理的思考手法が有効とされています。こうした知識は、書籍などを活用し自分自身でスキルアップすることも可能です。また、常に物事の本質とは何かを考えることを習慣付けることも有効な手法になります。
分析力が高まることで、物事をシンプルに整理し理解することができるため、その後の対応策などを立案する際にも有効になります。分析力が高い人材は、物事の本質を理解することができるだけではなく、多くの情報を精査し必要な情報のみを抽出することも得意になります。
現在は、溢れる位の情報があり、その中で自社にとって必要な情報を整理していくことは至難の業と言われています。分析力を高めることで、こうした情報の整理もでき、より効果的な施策の立案に役立てることができるようになると理解しておきましょう。
発信力
さまざまな施策を立案しても、それを社内に展開する発信力がなければ実行に移すことは難しくなります。この発信力については、注意が必要な側面があります。正しい情報であることが前提ですが、もしも誤った情報を発信してしまった場合に、その情報を基に業務を遂行する人材が出てしまいます。
発信力が高くなればなるほど、こうした発信する情報の正確性には注意が必要にだと理解しておきましょう。発信力については、その号令のもと企業の方向性や業務の方向性に向かい人が動きだすことを意味している側面を十分に理解しておく必要がある点などを理解しておき内容の精査を行いましょう。
発信力を強化するには、日頃から各部署などとのコミュニケーションを行っていく必要性があります。発信力の基盤には、高いコミュニケーション力を必要としており、各部署との信頼関係を構築しておくことこそが有効だと理解しておきましょう。各部署との信頼関係の構築には、依頼に対して迅速に対応していくなど日頃の業務の正確性やスピード力が必要です。
率先力
さまざまな規則を取り決め展開していく総務においては、それらを模範となり率先していく率先力が必要です。マネジメント力とは異なり、自らが決めたことを守り実施していくことを意味しています。率先力は、社内で決められたルールを守っていくこと、自分達がまずは行い結果を出すなどを意味しています。
率先力を高めるには、自分達が模範となる意識を常に持ち、人に見られている意識を養い持ち続けることが必要です。総務は、社内ルール違反、プロジェクトなどの取り決め事項を取り締まる役割を担うことが多いため、他部署よりも見られている意識を持つことも重要な観点です。
いうだけ、口だけという人には誰もついていきません。また、人には言うけど、と思われてしまうと取り決めた事項を実践してくれる人材が減ってしまうため、十分な注意が必要だと理解しておきましょう。経営課題を解決する施策を講じるためには、社内が一丸となる実践する施策も多いため、率先力は必要なスキルとなります。
マネジメント力
最後にマネジメント力です。マネジメント力には、ここまでご紹介しているスキル以外に、業務遂行力や管理能力などを含む幅広いスキルです。さまざまな施策を講じて実践する中では、期限や締切を管理するタイムマネジメント力なども必要となります。
一言でマネジメント力といっても、企業の基盤を支える変革をもたらすためのスキルなので、その範囲は幅広く多岐にわたる能力が必要となります。しかし、最初から範囲が広いと諦めてしまうということではなく、できる管理から徐々に範囲を広げていくことが有効です。
計画を立案し、その計画通りに実施されていることの進捗管理などを中心に、遅れの早期発見や対応策の立案などを通じて経験値を蓄積していくことが必要です。マネジメント力については、管理職研修などのテーマで外部研修も多く展開しているため、基礎的な項目の理解に活用していくとよいでしょう。
総務に向いている人は？必要なスキルや仕事のやりがい - 戦略総務Mag. (eichiii.com)
まとめ
本記事では、総務は「キツイ」をテーマにその理由やこれかの総務が持つべきスキルについて解説しています。
総務は、今までの保守的な組織から攻めの総務、戦略的総務への変化を求められている部隊です。業務の内容の変化や求められるスキルの難易度が上がるため、最初はキツイと感じることもあります。しかし、目標を達成することは、会社全体の組織変化をもたらすことにつながる遣り甲斐のある職種です。これからの企業成長には欠かせない総務の変革を実施していきましょう。